1. Сметајте ги своите начини
Дури и во свет каде што брзаме да работиме што е можно побрзо за да преминеме кон следната задача, одвојте време да користиш добри манири во твојата е-пошта.
Не занемарувајте да кажете "молам" и "благодарам".
Кога се обраќаш кон луѓето кои не ги познавате добро или воопшто, или со кого имате само формален однос, обратете се на нив по нивниот наслов и презиме, освен ако не побарале да постапите поинаку. На пример, кажете "Почитуван г-дин Вајт" или "Почитуван г-ѓа Греј". Ако одговарате на е-пошта и испраќачот на оригиналната порака го потпишал само со своето име, тогаш можете безбедно да се претпостави дека е во ред да им се обраќаат на ист начин.
2. Гледајте го тонот
Тонот е како вие, како писател, можете да го искажете својот став во е-порака. Тоа влијае на тоа како се прима. Обично сакате да бидете сигурни дека ќе дојдете кај примателот како почитуван, пријателски и пристапен. Не сакаш да звучиш убаво или да бараш. Повторно препрочитајте ја пораката пред да ја испратите пораката.
Кога пишувате на некој со кого сте претходно комуницирале, започнете со тоа што ќе кажете нешто пријателски како "Се надевам дека сте добро". Додека емоциите може да ви помогнат да го пренесете тонот полесно, немојте да ги користите во професионална е-пошта, освен ако не пишувате на некој со кого имате многу неформална врска.
Никогаш не користете ги кога пишувате за потенцијален работодавач.
Секогаш се смета за лоша етикета за е-пошта за да напише е-пошта или дел од еден во сите големи букви. Тоа ќе направи да изгледате како да викате.
3. Бидете внимателни
Зафатените луѓе немаат ниту време ниту склоност да трошат повеќе од една минута читајќи индивидуална е-пошта.
Ако сакате да му дозволите на вашиот примач брзо да ја прочита пораката, а сепак да ја разбере, мора да го задржите кратко.
Сепак, не оставајте ги деталните детали. Осигурајте се дека вашата порака јасно ја пренесува вашата причина за пишување на прво место. Никој не заштедува време ако завршувате напред и назад, додека пак се обидувате да ги објасните деталите што ги изоставивте.
4. Избегнувајте користење кратенки за текстуални пораки
Иако сакате да заштедите време, не треба да користите кратенки за текстуални пораки во вашата професионална е-пошта. Ако напишете многу, како што прават многу луѓе, можеби сте навикнати да користите некој вид стенографија за да разговарате со вашите пријатели. На пример, можете да користите "u", "ur" и "plz" наместо "вас", "ваше" и "ве молам". Овие кратенки немаат место во деловна кореспонденција, освен ако примателот е некој со кого имате некаква врска.
5. Користете професионална е-мејл адреса
За пораки поврзани со Вашата моментална работа, секогаш користете ја адресата на е-пошта која вашиот работодавач ти ја доделува. Сепак, никогаш не треба да го користите за испраќање пораки кои не се поврзани со вашата работа, на пример, ако барате нова. Наместо тоа, користете лична сметка за е-пошта.
Ако немате лична сметка, на пример, онаа што ја дава вашата интернет-провајдер кога сте се пријавиле за услуга, добијте бесплатна сметка за е-пошта.
Користете Gmail или друга услуга за да поставите адреса што звучи професионално. Не користете ништо глупаво или сугестивно. Вашето прво почетно и презиме или вашето полно име се соодветни избори.
6. Не заборавајте за правопис и граматика
Неопходно е внимателно да ја лекторираш твојата е-пошта. Никогаш не го занемарувајте овој критичен чекор, без разлика колку сте зафатени. На работи што сакате да бидете внимателни се точни правописот и соодветна граматика. Во прилог на правилно наведување на вообичаените зборови, исто така сакате да ги опишете имињата на луѓето, вклучувајќи го и вашиот примател и името на неговата или нејзината компанија.
Бидете внимателни кога премногу се потпирате на проверувачи на правопис. Тие не можат да забележат грешки во зборовите кога се користат погрешно. На пример, проверка на правопис нема да го означи зборот "до" во реченицата "Морам да поставувам прашања за вас", иако, во овој контекст, треба да биде "две". Двоен проверка на правописите на кои не сте сигурни со користење на бесплатен онлајн речник како Merriam-Webster.