Внатрешните ревизори копаат во бизнисот на другите луѓе за живот. На површината ова звучи како да се вметнуваат таму каде што не припаѓаат, но, всушност, тие играат клучна улога во заштитата на нивните организации.
Како што поминувате низ кариерата во јавниот сервис , има добри шанси да треба да одговорите на прашањата што ги поставуваат внатрешните ревизори. Овие прашања може да дојдат од многу различни причини, и многу малку од нив, всушност, значи дека сте обвинети за престап. Во огромното мнозинство на околности, тие едноставно собираат информации. На пример, тие можеби се обидуваат да разберат како функционира вашиот дел од организацијата.
Нема потреба да се засили кога внатрешниот ревизор ќе разговара со вас. Внатрешните ревизори се професионалци само што се обидуваат да ја завршат работата на денот. Готово, нивната работа може да те направи тебе и другите непријатни. Тие ги посочуваат слабостите во системите и препорачуваат корективни активности.
Но, на крајот, тие ги прават нивните организации да работат подобро, а вашите одговори на нивните прашања се од клучно значење за да се случи ова. Значи, тука се три совети за одговарање на внатрешните ревизори кога ќе дојдат тропаат на вашата врата.
01 Одговор искрено.
Внатрешните ревизори знаат кога нешто не се додаде. Не им давајте причина да се сомневате во вашиот кредибилитет со тоа што сте помалку искрено искрено.
Ако не го знаете одговорот на некое прашање, не обидувајте се да блефирате на вашиот пат низ него. Само ќе ве одвезете и ќе изгледате глупо кога ќе го најдат вистинскиот одговор. Многу подобар избор е едноставно да се каже дека не го знаете одговорот. Ако е нешто што можете да го истражите за нив, понуди да го сторите тоа. Тие можат да ве одведат на понудата, или можеби веќе имаат некои идеи за тоа како да го добиете одговорот.
Кога мислите дека внатрешните ревизори можеби не ви се допаѓа вашиот одговор, не се одмарате од давањето на вашиот одговор. Тие сакаат да ги разберат работите како што всушност постојат, па дури и кога вашиот одговор не е она што ќе им ја олесни работата или што очекуваат да слушнат, треба да ја знаат вистината.
02 Претпостави дека тие не знаат ништо за вашата област на експертиза.
Внатрешните ревизори обично се остри луѓе, но тие не можат да бидат експерти во сè. Некои ја фокусираат својата професионална обука и работат на одредени аспекти на внатрешна ревизија, како што се информациски системи или финансии, но не претпоставуваат дека знаат вашата област на експертиза.
Ова звучи како дадено, но лесно може да се лизне со употреба на жаргон или прескокнување чекори при опишување на процесите. Каква непромислена акција е за вас, веројатно не е на внатрешниот ревизор кој сака да ги разбере вашите деловни процеси. Размислете за секоја акција што ја земате. Нешто што може да изгледа како еден чекор кон вас, всушност би можело да биде неколку чекори што сте ги споиле во вашиот ум преку години на повторување.
Дури и кога разговорот изгледа досаден и премногу едноставен, се сеќавам дека внатрешните ревизори се обидуваат да ги разложат процесите во нивните најмали активности. Само тогаш може да најдат каде процесите можат да одат криво.
03 Поврзете ги точките за нив.
Не само што внатрешните ревизори ги деконструираат процесите на нивните најмали делови, тие исто така бараат меѓусебна поврзаност меѓу луѓето и процесите. Тие бараат сите луѓе вклучени во процесот да видат кој треба да биде вклучен, кој не е вклучен, но треба да биде, како тие луѓе комуницираат и дали има доволно контроли за да се спречи или фати измама, отпад или злоупотреба.
Кога одговарате на внатрешните ревизори, посочете каде вие и вашите процеси комуницирате со другите и нивните процеси. Поврзувањето на таквите точки им дава појасна слика за тоа како организацијата функционира како целина. Таквите информации, исто така, им овозможуваат на внатрешните ревизори да доведат до кого да разговараат и каде да најдат дополнителни информации.