Како проектни плочи и управувачки групи го поддржуваат вашиот проект
Да почнеме со тоа што велиме дека Проектниот одбор е важен дел од организационата структура на секој проект. ако немате еден, треба да разговарате со вашиот менаџер за да добиете една поставена.
Проектниот одбор е предводен од спонзорот на проектот и вообичаено ќе вклучува голем број други високи засегнати страни, како и менаџерот на проектот .
Обично има три до пет лица во одборот. Тие се сите клучни учесници во проектот и луѓе кои имаат способност да ги завршат работите за проектот.
Крајна линија: тоа е група на луѓе кои се среќаваат за да помогнат во надгледувањето на проектот и да продолжат да напредуваат во вистинската насока.
Проектните одбори се поставени на почетокот на животниот циклус на проектот и работат во текот на проектот додека не се затвори. Да ги погледнеме 4-те клучни улоги на проектниот одбор.
Проектниот одбор обезбедува управување
Прво, Проектниот одбор обезбедува критично управување. Тие осигуруваат дека политиките се почитуваат на корпоративно ниво и портфолио или програмско ниво. Тие нудат надзор над работата на проектниот тим. Тие, заедно со спонзорот на проектот, се одговорни за успешната испорака на проектот и оваа улога на управување обезбедува дека проектниот тим дејствува на начин кој е етички и во границите на прифатливо за компанијата.
Тие го прават тоа со испрашување на менаџерот на проектот и обезбедување помош и поддршка.
Проектниот одбор дава насока
Често пати се донесуваат одлуки за некој проект, а некои од нив ќе бидат надвор од надлежностите на менаџерот на проектот. Кога раководителот на проектот не е во можност да донесе одлука, а тоа е нешто за кое треба да се дискутира со повеќе засегнати страни отколку само спонзорот, тој ќе оди во Проектниот одбор.
Нивната улога е да го задржи проектот на курсот преку обезбедување на соодветна насока за тимот. Тие придонесуваат за поставување на визијата на почетокот на проектот и за одржување на проектот на вистинскиот пат.
Проектниот одбор донесува одлуки
Проектниот одбор е првенствено тело за донесување одлуки. Нивната улога е да ги донесат одлуките кои го задржуваат проектот напред со деблокирање на проблемите и да му помогнат на менаџерот на проектот да види јасен пат до успешно завршување.
Менаџерот на проектот ќе даде препораки до Проектниот одбор. Ова може да вклучува препораки за адресирање:
- Ризици, како што се плановите за ублажување за решавање на потенцијалните предизвици
- Прашања
- Проблеми со ресурсите, како да немате достапни членови на тимот
- Распоред на одложувања
- Пречекорување на буџетот.
Проектниот одбор не мора да дејствува врз препораката на раководителот на проектот. Како група, тие можат да излезат со други предлози за патот напред и честопати прават. Тоа е често затоа што тие имаат поголема слика, корпоративен поглед на околината на проектот од менаџерот на проектот, така што тие можат да видат алтернативни правци и да го изберат најдобриот во тоа време.
Проектниот одбор го одобрува трошењето
Конечно, Проектниот одбор го одобрува вкупниот буџет.
Секоја нарачка за нарачка или буџетска ставка вообичаено ја менаџира менаџерот на проектот: не треба да одите во вашиот Проектен одбор за да ја добиете секоја фактура потпишана за плаќање.
Сепак, на ниво на проектот во целина, Проектниот одбор одигра улога во првичното одобрување на начинот на кој ќе ги потрошите парите (вашите планови за буџети), а потоа во следењето на тековното трошење за да се обезбеди дека проектот е на вистинскиот пат.
Исто така, ќе треба да се потпрете на Проектниот одбор кога изгледа како да треба да потрошите фондови за непредвидени ситуации или резервите за управување. Тие можат да одобрат надминувања и да им помогнат на проектните тимови да пристапат до дополнителни средства, каде што ова може да биде оправдано.
Севкупно, Проектниот одбор обезбедува суштинска управувачка и управувачка функција за проектниот тим. Нивната насока и совети му помагаат на менаџерот на проектот да го води проектот во вистинска насока, и тие се совршено поставени за да стапнат и да помогнат ако нешто почнува да тргне наопаку.