Секретарот за судски постапки се вработени во правни фирми од сите големини. Некои секретари обезбедуваат чиста административна поддршка. Сепак, секретари во многу фирми вршат хибридна улога, функционирајќи како секретар и парнична постапка.
Подолу се дадени неколку од најчестите функции на секретарот за судски постапки во текот на животниот циклус на судски постапки.
Секретарските улоги варираат во зависност од фирмата, видот на судската практика и големината на персоналот.
Скрининг на случај
Во фирмите-тужители, првиот чекор од случајот е прикажување на случајот за заслуги. Дали потенцијалниот клиент има причина за делување? Дали постојат конфликти? Секретарот може да помогне да подготви формулари за проверка на случај и да закаже почетна средба помеѓу адвокатот и потенцијалниот клиент. Во некои случаи, секретарот ќе го заврши првичниот скрининг со поставување на прашања за потенцијалните клиенти по телефон. Ако клиентот е потпишан, секретарот ќе постави нов предмет и ќе го проследи договорот за задржување и другите документи до клиентот.
Истрага
Во многу случаи, странките спроведуваат истрага пред да се поднесе тужба. Оваа истрага може да вклучи лоцирање и интервјуирање на сведоци, испитување на местото на несреќата и собирање документарни и други докази. Секретарот за парнична постапка може да помогне во процесот со закажување состаноци и телефонски конференции во име на адвокатот, креирање списоци на сведоци, организирање докази и други документи и создавање сигурен систем на поднесување документи и за електронски документи.
Изјавите
Ако е поднесена тужба, секретарот ќе ги подготви изјавите во програмата за обработка на зборови. Поднесоците може да вклучуваат покана, жалба, изјава, барања за прием и предлози. Секретарот за судски постапки често ќе креира спојувачи кои ги организираат и индексираат сите молби за одреден случај.
Секретарот може да ги достави овие документи до судот, или лично или електронски, иако оваа задача често ја изведува правен или судски гласник .
Дискавери
Откритието е најдолгата фаза на процесот на судски постапки. За време на откривањето, секретарот за парнична постапка може да ги изврши сите или некои од следниве задачи:
- Подготовка документи за откривање во еден систем за обработка на зборови, вклучувајќи ги и прашањата и барањата за производство
- Пишување, испраќање и следење на суспенди
- Планирање на депонирања со повеќе страни, вклучувајќи го и адвокатот, клиентите, противниците и судските известувачи
- Распоред на независни лекарски прегледи и други состаноци што се бараат со Правилникот за граѓанска постапка
- Создавање врски за откривање; индексирање и поднесување документи за откривање
- Организирање и поднесување документи за документи
- Испитувања за распоред на сајтови
- Лоцирање и комуницирање со експерти; организирање и поднесување на експертски извештаи
Пред-судење
Откако ќе се постави судечки датум, секретарот му помага на правниот тим да се подготви за судење. Улогата на секретарот може да вклучува:
- Пишување и форматирање на документи пред судењето, вклучувајќи предлози, сугестии, судски списоци и списоци на сведоци
- Собирање и организирање на експонати
- Креирање, организирање и / или индексирање на пробни врзива
- Помагање да се организираат лажни судења
- Следење на роковите и испраќање потсетници на правниот тим
- Цитати-проверка и лекторирање и правни документи
- Обезбедување дека документите се правилно форматирани во согласност со судските правила
- Координирање на сведоци
Судски процес
Секретарот за судски постапки врши важна улога за поддршка за време на судењето. Неговите или нејзините должности може да вклучуваат:
- Подготовка, пишување и форматирање на пробни документи
- Координирање на подготовката на графикони, графикони и други визуализации во судницата
- Распоред на курири, судски известувачи и вештаци
- Организирање, поднесување и управување со документи, експонати и пробни врзива
- Координирање на патни аранжмани за адвокати, сведоци, клиенти и други
Други административни задачи
За оние што работат на страната на одбраната, секретарот за парнична постапка ќе влезе во времето на адвокатите и паралелците за секој случај во времето на системот и платежниот систем на фирмата.
Тој или таа, исто така, ќе испрати периодични фактури на клиентот и ќе ги следи задоцнетите плаќања. Други општи задачи што ги извршува секретарот за парници вклучуваат:
- Изработка на информации со транскрипција, форматирање, внесување, превземање, копирање и пренесување на текст, податоци и графики
- Следење на роковите за случај
- Одговарање на клиенти, сведоци и противници
- Одговарање на телефонот
- Креирање табеларни пресметки за да ги следите трошоците, изложбите и другите информации
- Преведувачка диктатура
- Одржување на системи за додатоци
- Рутирање конверзација, извештаи и правни документи
- Организирање на конференции за клиенти и адвокатски состаноци
- Подготвување извештаи за трошоци
- Одржување на календарот на адвокатот преку планирање и закажување конференции, телеконференции, депонии и патувања
- Подредување резерви
Судски секретар Образование
Многу судски секретари заврши сертификат или вонреден степен програма во трговско училиште или заедница колеџ. Сепак, секретарите со четиригодишни дипломи имаат најмногу можности за напредување во рамките на адвокатска фирма. Обуката за судски постапки често се случува на работното место. Искусните секретари на судски постапки често се префрлуваат во други улоги во фирмата, вклучувајќи позиции на параправници и канцеларии.
Судски прашања секретар вештини и знаење
Секретарот за судски постапки мора да поседува различни интерперсонални, технолошки и канцелариски вештини, како и правно и процедурално знаење. Потребни вештини и знаења вклучуваат:
- Владеење со обработка на текст, табеларни пресметки, презентација и софтвер за време и платежна услуга; запознавање со пакет на Microsoft Office
- Усовршување со опрема за транскрипција
- Одлично пишани и вербални вештини
- Познавање на локална, државна и федерална судска парница документација и поднесување постапки
- Усовршување со базите на податоци за документи како што се Ремџил, Суммирање и Конкорд
- Е-поднесување искуство
- Познавање на канцелариски процедури и правна терминологија
- Силни вештини за пишување
- Солидни организациски вештини и вештини за повеќе задачи
- Способност за интеракција професионално со сите нивоа на персонал