Како супервизор, еден од најголемите начини на кој спонзорот на проектот го поддржува менаџерот на проектот е преку обработка на проблеми може да се справи само со некој што има организациски моќ на спонзорот на проектот.
Кога менаџерите на проектот наидуваат на проблеми само што спонзорите на проектот можат да ги решат, тука се работите што менаџерите на проектот треба да ги направат.
Исцрпување на сите други опции
Проектните спонзори имаат тенденција да бидат на организациско ниво, каде што повеќето одлуки се тешки, бидејќи ако одлуката е лесна, таа се прави на пониско ниво. Тие понекогаш мора да донесуваат тешки одлуки со ограничени информации.
Како проект менаџер, треба да бидете сигурни дека ги исцрпивте сите други опции за решавање на вашиот проблем пред да одите во спонзорот на проектот. На пример, кажете дека имате член на проектниот тим кој не ги исполнува неговите обврски. Пред да го превземете ова прашање до спонзорот на проектот, треба да се обидете да го решите проблемот еден-на-еден со член на проектниот тим. Кога тоа не функционира, треба да отидете кај претпоставениот од тимот на тимот. Откако тоа не успее да го реши проблемот, можете да го превземете проблемот до спонзорот на проектот. Ги исцрпивте вашите опции за решавање на проблемите од дното нагоре.
Сега спонзорот на проектот може да работи на ова прашање од врвот надолу. Спонзорот на проектот треба да го разгледа прашањето со неговиот или нејзиниот колега и да ве информира за нивниот договорен тек на дејствување.
Последното нешто што сакате да го направите е да имате спонзор на проектот да излезе со резолуција што би можеле да ја спроведувате под ваша авторитет без никаква помош.
Понекогаш тоа се случува. Секој прави грешки. Дознајте од овие ситуации кога ќе се појават, и ќе биде подобар проект менаџер за тоа. Следниот пат кога ќе се појави слична ситуација, ќе се справи подобро од претходно.
Бидете конкретни за она што ви треба
Иако спонзорите на проектот се навикнати да работат од нецелосни информации, раководителот на проектот не треба да ги остави релевантните информации. Важно е спонзорот на проектот да има контекст за ситуацијата во која му е потребно внимание.
Откако спонзорот на проектот има соодветен контекст за одлуката, да биде конкретен за тоа што ви треба од спонзорот. Дали ви треба насока за тоа како да продолжите? Дали ви треба овластување за да преземете одредена акција? Дали ви треба проблем што е решен? Дали ви се потребни ресурси што не можете да ги добиете?
Ако не размислите токму она што ви треба, можеби ќе дојдете до одлука за она што ви треба, но дознајте подоцна што сте погрешиле. Размислете за проблемот пред да го однесете на спонзорот за да го минимизирате ризикот од губење на времето на едни со други.
Задржи го вашето барање фокусирано
Спонзори на проектот се зафатени со луѓе. Безброј прашања се повлекуваат во нивните планови кои го цицаат своето време.
Кога проект менаџер има вистинска потреба за време на спонзорот на проектот, ова не е лоша работа или упад врз времето на спонзорот.
Времето поминато со менаџерот на проектот и спонзорот на проектот треба да биде високо продуктивно. Чувајте го вашето барање фокусирано за да користите само колку време од вашиот спонзор кога е потребно.
Додека вашиот спонзор искусува едно-едно време со вас, тој или таа ќе се радува на вашите состаноци. Луѓето на високо ниво на организации често го поминуваат своето време на непродуктивни состаноци на кои мора да присуствуваат. Учеството на продуктивен состанок може да биде енергична промена на темпото за вашиот спонзор на проектот.