Како да се состануваат минути

Одржување на писмен запис за средба или конференција на работно место

Записни минути се деталните белешки кои служат како официјален запис на состанокот или конференцијата. Лицето задолжено за собирот обично бара од еден од учесниците да се стреми кон оваа задача. Еден ден, дека некој би можел да бидеш ти! Иако не е ужасно тешка работа, таа е важна. Од состаноците минути се официјален запис за она што се случи, потребна е точност. Ќе треба да земете детални забелешки дека луѓето мора да бидат во можност да се повикаат подоцна ако е потребно.

Еве неколку совети кои ќе ви помогнат да ја справите оваа задача со фино. Дознајте што да правите пред, за време и по состанокот.

Пред состанокот

• Изберете ја вашата алатка за снимање: првото нешто што треба да направите е да одлучите како ќе ги снимите вашите белешки. Дали ќе старите школи и ќе ги користите пенкало и хартија или ќе одите технички и ќе користите лаптоп компјутер, таблет или паметен телефон. Проверете кај вашиот шеф за да видите дали тој или таа претпочитаат да користите одреден метод. Малку е веројатно, но можно.
• Осигурајте се дека вашата алатка за избор е во работна состојба и имате резервна копија само во случај оригиналниот да не успее. Ако донесете лаптоп, на пример, имате пенкало и хартија исто така. Вие не сакате да го прекинете состанокот додека барате нешто за запишување ако вашиот компјутер се урна.
• Прочитајте ја агендата за состанок пред да почне состанокот. Тоа ќе ви овозможи да формулирате нацрт за вашите минути. Оставете простор под секоја ставка и напишете ги белешките таму. Со тоа ќе ја олесни својата работа, се додека лицето кое работи на состанокот се држи до агендата.

За време на состанокот

• Поминете околу посетениот лист и бидете сигурни дека сите ќе се пријават. Ќе треба да внесете листа на сите присутни во записникот од официјалниот состанок.
• Бидете сигурни дека знаете кој е секој. На тој начин ќе можете да идентификувате кој зборува и правилно да ги сними тие информации.
• Забележете го времето кога започнува состанокот.

• Не се обидувајте да го запишете секој коментар. Во ред е да се вклучат само главните идеи. Бидете внимателни да не оставате предмети со кои не се согласувате. Вашите предрасуди не треба да влијаат врз вас. Запомнете дека ова е официјална сметка, а не вашето мислење за она што се случило!
• Запишете ги сите предлози, кои ги направија, и резултатите од гласовите, доколку ги има; не треба да запишете кој го примил предлогот. Се разбира, правилата на вашата организација може да се разликуваат, за да ги потврдите прво.
• Ако гласовите за какви било предлози или дискусии се одложуваат до следниот состанок, забележете го тоа.
• Запишете го крајното време на состанокот.

По состанокот

• Напишете ги минути колку што е можно поскоро по состанокот, додека сè уште е свежо во вашиот ум. Ако најдете грешка во вашите белешки или ако имате некое прашање, можете брзо да се расчистите со разговор со други учесници.
• На последната копија од записникот, Вклучете го името на организацијата, називот на комисијата, видот на состанокот (дневно, неделно, месечно, годишно или посебно) и неговата намена.
• Дајте време што започна и заврши.
• Обезбедете листа на учесници и забелешка за тоа кој го водеше состанокот. Можете исто така да посочите дека сте зеле минути. Вклучете го вашето име на листата на учесници и, во загради по вашето име, кажете дека сте зеле записници. Алтернативно, на крајот на документот можете да се одјавите со пишување "Соодветно поднесени од", по што следи вашето име.

• Проверете ги записниците пред да ги доставите. Прашајте некој друг кој присуствуваше да ги погледне исто така. Тој или таа ќе можат да ве известат дали случајно сте напуштиле нешто.
• Поднесете ги на лицето кое го води состанокот, освен ако не е наложено да направи поинаку.