Вашата подготовка одредува дали ќе ги постигнете вашите посакувани резултати
Во комбинација со записници за состаноци , документацијата што учесниците ја добиваат по состанокот, дневниот ред е планот за состанокот и пријавеното следење за претходниот состанок.
Кога ќе развиете дневен ред за средба која не е редовно закажана, следните чекори ќе ви помогнат. Подоцна во овој напис, ќе видите образец за агенда за редовно закажан состанок. Двата типа на состаноци имаат слични ставки на агендата, но не се сосема исти.
Развивање агенда за состаноци
Прво, утврди дали другите вработени се потребни за да ви помогнат да планирате средба. Потоа, одлучете што се надевате да постигнете со одржување на состанокот. Воспоставување на остварливи цели за состанокот . Целите што ќе ги поставите ќе ја утврдат рамката за ефективен план за состаноци . Бидете сигурни дека не сте планирале повеќе отколку што е разумно остварливо во временската рамка на состанокот.
Како што рече Стивен Covey во "Седум навики на високо ефективни луѓе", "Започнете со крајот на ум." Целта на состанокот ќе го одреди фокусот на состанокот, агендата на состанокот и учесниците во состанокот.
Изградбата на агендата прави план за средбата.
Почнувате со главната цел или целта што се обидувате да ја остварите со одржување на состанокот. Откако ќе одлучите за вашата цел, треба да утврдите дали ви треба помош од дополнителни вработени за да ја планирате вашата агенда. Ако одговорот е да, ги поканувате да ви се придружат во донесувањето на дневниот ред на состанокот обично преку е-пошта или текст за да не се создаде потреба за дополнителен состанок.
Одлуки што треба да ги направите додека ја развивате агендата за состаноци
По утврдувањето на вашата општа цел, вие или вашиот тим треба да ги донесувате следните одлуки. Освен целта или целта на состанокот, секоја од овие точки се појавува на дневниот ред на состанокот.
- Потребни учесници за актуелниот состанок,
- Ставките за кои е потребна дискусија или акција што ќе доведат до остварување на целта или целта,
- Колку време ќе ја очекувате групата ќе треба за дискусија за секоја ставка,
- Датум и време за состанокот,
- Соодветна локација, која ќе ги задоволи сите учесници удобно, за средбата,
- Пред-работа за средбата. Ова ќе вклучува какво било читање, документација , податоци, записници од претходниот состанок или било која друга подготовка која ќе го направи вашиот вистински состанок успешен. Овој прилог треба да се приложи кон известувањето и агендата за состанокот кога ќе ги дистрибуирате до поканети учесници.
Покрај горенаведените точки на одлучување, елементите на агендата за стандардна средба треба да вклучуваат:
- Прегледајте ја целта, агендата и очекуваните резултати и производ.
- Прегледајте ги записниците од претходниот состанок.
- Проверете го напредокот на учесниците во врска со обврските и акциите што се направени на претходниот состанок.
- Носителот на белешка или лидер треба да ги преиспита обврските што ги направиле учесниците за време на сегашниот состанок како конечна точка на агендата.
Одлучи кој треба да учествува во остварувањето на средбата
Откако ќе одлучите дека состанокот е неопходен за да ја постигнете вашата цел, треба да ја развиете листата на учесници.
Не секој вработен може или треба да учествува на секој состанок, но поканите на вистинските учесници ќе ја зголемат вашата веројатност за успех.
Како да ги идентификувате учесниците што треба да ја исполнат агендата за средба
Утврдете ги вашите учесници за еднократна или кратка серија состаноци или за редовно закажан или постојан состанок со поставување на прашања како што се следниве.
- Кој мора да поседува решение кое групата се развива?
- Кој го поседува процесот за кој групата дискутира?
- Кој треба да ги знае информациите што ги дистрибуирате?
- Кој може да обезбеди податоци и факти за да водич за донесување одлуки?
- Кој има искуство или експертиза за споделување со групата?
- Кој мора да го поддржи спроведувањето на сите решенија или задачи?
- Кој мора да обезбеди дозвола или ресурси за да се постигне исходот од состанокот?
- Кој може да се спротивстави на спроведувањето на било какви решенија или насоки?
Дали ви треба агенда за средби за редовно закажани состаноци?
На секој состанок не е потребна индивидуална програма. Повеќето вработени имаат редовно закажани состаноци за нивните одделенија или работни групи. Исто така, имате тимови и проекти во кои учествувате.
Тековниот проект може да не бара ново развиена агенда за секој состанок, но вашиот тим ќе биде добро сервиран со усвојување на стандарден пристап до вашата средба.
Редовно закажаниот состанок на вработените е поделен на три сегменти за кои секој има стандардни ставки: информативни ставки, акција и планирање на напредокот.
Компоненти на агенда за средби за редовно закажани состаноци
Информативни предмети
Напишете ги сите ставки од дневниот ред кои се информативни за секој состанок. На пример, менаџерот ја ажурира групата за резултатите од состанокот на високиот менаџмент.
Акција предмети
Ставете на дневен ред сите елементи што очекувате групата да сака да ги разгледаат на секој редовно закажан состанок. На пример, перформанси во буџетот за временскиот период и идентификација на заштеди на трошоците и континуирани подобрувања кои групата планира да ги постигне.
Напредно планирање
Ставете на дневен ред сите елементи кои групата сака да ги планира или подготви однапред. На пример, краткорочните цели за наредниот месец или потребата за соработничка помош за претстојните задачи.
Ако ги следите овие упатства кога ја развивате својата агенда за состаноци, ја зголемувате веројатноста дека вашиот состанок ќе даде резултати.
Пример за состанок за средби за редовно закажан состанок
Користете ја оваа агенда за примерок за редовно закажана средба за да се осигурате дека вашиот состанок ги дава резултатите што ги барате.
- Загревање и честитки. Размислете за краток мразокршач во зависност од тоа колку често групата се состанува.
- Прегледајте ја целта, агендата и очекуваните резултати и производ.
- Прегледајте ги записниците од претходниот состанок.
- Обезбедете соодветни одделенски и компаниски информации што му се потребни на тимот.
- Преглед на напредокот на акциите, акциони планови и обврски. Преглед на напредокот на групата за цели.
- Дискутирајте и одлучувајте за предметите на дневниот ред за овој состанок.
- Идентификувајте ги следните чекори.
- Идентификувајте ја целта, исходот и агендата за следниот состанок.
- На крајот од состанокот, носителот на белешки треба да ги преиспита обврските на луѓето за време на состанокот.
- Идентификувајте каква било помош што е потребна за луѓето кои не се во групата и назначете учесниците да стапат во контакт.
- Определете кој од учесниците на состанокот треба да знае што и да одлучи како ќе ја остварите комуникацијата.
- Испратете неколку минути во рок од 24 часа од состанокот или веднаш, ако примачот на белешки ги зел белешките електронски (норма).
Повеќе поврзани со одржување на ефективни состаноци