Што е план за управување со заинтересираните страни?
Кои се засегнатите страни?
Засегнатите страни можат да бидат внатрешни и надворешни на организацијата.
Примери на внатрешни чинители вклучуваат директори и деловни единици, како што се сметководство и информатичка технологија. Деловните единици обично имаат претставници на проектниот тим. Надворешни засегнати страни може да бидат интересни групи, бизниси и граѓански организации. Ретко е надворешните чинители да бидат застапени во проектниот тим. За агенциите со регулаторно тело, индустриите што ги регулираат обично се најважна надворешна група за засегнати страни за секој проект. Ако проектниот тим ги идентификува заинтересираните страни, тој акционер треба да биде размислен во планот за управување со засегнатите страни.
Не е практично за проектниот тим да се состои од членови кои ја претставуваат секоја заинтересирана група. Во многу случаи, тоа е невозможно. Сепак, на проектниот тим му се потребни влез и купување од заинтересираните страни за проектот да успее. На пример, владината организација сака целосно да ја преработи и модернизира својата најшироко корисна комерцијална софтверска програма.
Речиси сите во организацијата ја користат програмата на некој начин. Секој тип на корисник не може да биде директно застапен во проектниот тим, така што тимот изнаоѓа начини да собира инпут од засегнатите страни и одлучува за начините за информирање на засегнатите страни за статусот на проектот. Овие методи за собирање стратегии за влез и комуникација се документирани во планот за управување со засегнатите страни.
Разликата меѓу планот за управување со заинтересираните страни и планот за комуникација
Може да има значителен износ на крварење помеѓу планот за управување со засегнатите страни на проектот и планот за комуникација. Нивните функции се многу слични. Планот за управување со засегнатите страни е поширок по тоа што го олеснува влезот во проектот, како и контурите на резултатите. Планот за управување со засегнатите страни е потесен по тоа што се однесува само на оние со засегнати интереси, додека планот за комуникација може да вклучи поширока публика.
План за управување со заинтересирани страни се развива во текот на еден проект
Планот за управување со засегнатите страни обично го води менаџерот на проектот . Како што напредува проектот, менаџерот на проектот го разгледува планот за управување со засегнатите страни и периодично го враќа назад до проектниот тим за да ги разгледа ажурирањата. Проектот може да изгледа многу различно во средината на нејзината временска рамка отколку во фазите на планирање, па затоа е важно да се осигуриме дека водечките документи на проектот се менуваат ако тоа го бараат околностите.
Пример за начинот на кој функционира План за управување со засегнатите страни
Еве еден пример за тоа како план за управување со засегнатите страни може да се промени во текот на проектот. Државната агенција започнува проект за креирање правила. Како што започнува, спонзорот на проектот и менаџерот на проектот изготвуваат листа на засегнати страни за да се вклучат во планот за управување со засегнатите страни.
Една од првите задачи на проектниот тим е да го зацврсти планот. По неколку месеци, член на проектниот тим идентификува чин на кој никој не помислил на почетокот на проектот. Менаџерот на проектот го додава новиот чинител во планот и го повикува состанок на проектниот тим за да разговара за тоа како да се ангажираат новите заинтересирани страни. Откако тимот ќе одлучи што да прави, менаџерот на проектот ќе го информира спонзорот на проектот.
Јасно е дека планот за управување со засегнатите страни е жив документ. Со промената на проектот, планот за управување со засегнатите страни може да се промени со тоа подобро да им служи на потребите на проектот. Со рационален план за управување со засегнатите страни, проектниот тим може соодветно да ги собере влезните и повратните информации од засегнатите страни, како и да ги информира тие заинтересирани страни.