Владините организации преземаат проекти кога некој аспект на извршување на работата на луѓето треба да се промени. Според Институтот за проектен менаџмент , проектот е "привремена групна активност дизајнирана за производство на уникатен производ, услуга или резултат". Кога проектот го менува начинот на организација на бизнисот, крајните производи на проектот се вградени во секојдневната работа и со тоа се подобруваат работата на организацијата за вечни времиња.
Може да звучи лесно, но тоа не е. Промената е тешка, а проектите лесно може да трчаат од шините. Секој ден предизвикува предизвици кои го загрозуваат напредокот на проектот и евентуалниот успех. За борба против оваа опасност, проектите имаат потреба од одредени клучни елементи. Со следниве ставки, проектот има големи шанси за успех.
01 Посветен проект спонзор
Спонзорот на проектот има четири основни одговорности поврзани со проектот. Прво, спонзорот е шампион на проектот. Тој или таа навиваат за тимот на проектот јавно и приватно. Второ, спонзорот го поддржува менаџерот на проектот . Кога менаџерот на проектот треба да ги отстрани пречките, тој или таа го повикува спонзорот за помош, бидејќи спонзорот има организациско влијание за да се направат нештата. Трето, спонзорот ги усогласува ресурсите преку обезбедување на нив директно или со други луѓе на високо ниво за да добие ресурси. Кога спонзорот е силен шампион за проект, врсниците на спонзорите се со поголема веројатност да придонесат за значајни ресурси. Четврто, спонзорот го олеснува донесувањето одлуки. Кога проектниот тим ќе се намали, спонзорот може да ја преиспита одлуката или да излезе со одлука.
Спонзорот останува информиран преку постојана комуникација со раководителот на проектот. Двајцата работат заедно за да одредат кога спонзорот треба да влезе и посилно да ги примени одговорностите на спонзорот во поддршка на менаџерот на проектот. На пример, менаџерот на проектот може да има проблеми со добивање информации од одделот за финансии на организацијата. Спонзорот на проектот може да му пристапи на главниот финансиски службеник за ситуацијата и да побара задачата за добивање на информациите да биде приоритетна над конкурентните задачи.
02 Јасни цели и опфат
Пред да се работи или да се планира работа на проект, спонзорот на проектот мора да ги артикулира целите и обемот на проектот. Целите се големи работи што проектот треба да ги постигне. На пример, земете проект за подобрување на софтверот. Одделот за човечки ресурси користи добро познат индивидуален деловен софтвер за управување со платен список. Организацијата сака да додаде модул за управување со учењето. Целите на проектот се да го прилагодат софтверот за управување со учењето на бизнис потребите на организацијата и да го интегрираат со постојниот систем за плати.
Опсегот ги дефинира параметрите на проектот. Продолжување со примерот на софтверскиот проект; опсегот на овој проект е ограничен на доведување на системот за управување со учењето и негово интегрирање со платниот систем. Многу пати, корисно е да се идентификуваат нешта кои се надвор од опсегот за да се разбере што е во обем. За овој проект, додавањето на други модули е надвор од опсегот. Сметководствениот оддел не може да дојде кај менаџерот на проектот и да побара фактурирање, побарувања или сметки што треба да се платат.
Додавањето модул, откако проектот е дефиниран, овозможува опсег на ладење . Добар проект спонзори и проект менаџери се заштитат од опсегот лази и се многу неволно да додадете опсег средината на проектот. Зголемувањето на обемот на проектот ја зголемува потребата на проектот за ресурси како време и пари. Дополнително, работата на дополнителниот опсег го става на ризик квалитетот на работните производи.
03 Еден добар менаџер на проекти
Проект менаџерите обично ги имаат следните особини кои им помагаат да го пренесат проектот заедно. Проект менаџери се планери. Тие размислуваат за секвенцата на работа и знаат што треба да се случи откако тимот ќе ја заврши задачата. Тие прават добри планови, но исто така знаат кога да бидат флексибилни и да се пренасочат од планот. Проект менаџери се сигурен. Со нивниот успех во зависност од работата на другите, менаџерите на проекти им требаат на луѓето да им веруваат на нивната добра намера и компетентност. Довербата е особено важна во односот помеѓу менаџерот на проектот и спонзорот на проектот. Проектните менаџери имаат тенденција да бидат екстравертирани, бидејќи огромното мнозинство од нивната работа вклучува комуникација.
Тие ги држат луѓето одговорни за своите обврски. Еве еден пример. Супервизорот на член на проектниот тим му рекол на менаџерот на проектот дека членот на тимот може да посвети четири часа неделно на проектот. Овој член на тимот пропушти две неделни состаноци по ред и не направил никаков напредок во однос на зададените задачи во структурата на дефект на работата. По првиот пропуштен состанок, менаџерот на проектот се состана со членот на тимот за да дискутира за отсуството и пропуштените рокови. Членот на тимот рече дека има повеќе притискање на приоритети. Менаџерот на проектот се сомнева дека ова не е вистина, така што по вториот пропуштен состанок, менаџерот на проектот се состана со надзорникот на членот на тимот. Надзорникот му рече на менаџерот на проектот дека ќе се погрижи однесувањето на членот на тимот да се сврти.
04 ангажирани заинтересирани страни
Заинтересирани страни на проектот се луѓе кои имаат интерес во успехот на проектот, но не се членови на проектниот тим. Тие не размислуваат за проектот на дневна основа како менаџерот на проектот или членовите на проектниот тим, но сакаат да бидат во врска со клучните одлуки и целокупниот напредок кон целите на проектот.
Заинтересираните страни имаат свои мотиви за да останат во тек со проектни активности, но одговорноста на менаџерот на проектот е да ги пренесат во пати на начини кои однапред работат кон целите на проектот. Во многу случаи, ова вклучува деликатна рамнотежа помеѓу добивање премногу влез и добивање на премногу малку влез. Засегнатите страни не можат да ги земат во предвид секоја одлука. Тоа би го срушило проектот и би ја решило секоја одлука. Спротивно на тоа, засегнатите страни не можат да се исклучат, бидејќи голем аспект на речиси секој проект е задоволување на засегнатите страни.
05 Посветени членови на проектниот тим
Членовите на проектниот тим ја реализираат работата на проектот. Многу пати, членовите на проектниот тим им се доделуваат на проектите врз основа на нивните редовни должности, што значи дека нема намалување на друга работа за да се компензира дополнителната работа што ја донела проектот. Менаџерите на проектот може да им помогнат на членовите на тимот да преговараат со нивните надзорници за ова прашање, но менаџерот на проектот нема контрола над одговорностите кои членовите на проектниот тим го имаат надвор од проектот.
Посветеноста на членовите на тимот на проектот е многу важна. Без посветеност, роковите се лизнуваат и работните производи не се со добар квалитет. Посветен членови на тимот се мотивирани да ги постигнат целите на проектот на време, во рамките на буџетот и до очекувањата за квалитет.