Чувајте го Проектот поместување напред
Ние исто така ќе погледнеме во некои од алатките за управување со промените што можете да ги користите и како управувањето со обемот на проектот ќе стапи во игра.
Пред да зборуваме дури и за процеси или алатки, сакам да разговарам за промените.
Прифати промени се случи
Промените може да се случат во било која точка од животниот циклус на проектот .
Најлесен начин да се направи управување со промени на проекти помалку од главоболка е да се знае дека тоа ќе се случи и да планираат за тоа.
Имајќи стратегии за да се справиме со промените пред да се случат е најбрз начин да се натераат сите на одборот со она што ќе биде различно.
Определен, структуриран процес на управување со промените е најдоброто место за почеток. Тоа е твојата книга за тоа што ќе се случи ако некој сугерира дека проектот треба да прави нешто поинакво од она што во моментов е планирано и добар начин да се избегне неуспехот на проектот.
Процесот на управување со промени
Процесот на управување со промени изгледа вака:
- Добијте информации за промената
- Проценка на промената, вклучувајќи планирање колку работа ќе биде
- Подгответе препорака за тоа дали вреди да се оди напред.
- Потоа добивате одлука од спонзорот на проектот за тоа дали треба да ја вклучите промената или не.
Ајде да погледнеме во секој од тие чекори за возврат.
Добиваат информации за промената
Ќе добиете барање за промена на проектот. Можете да добивате информации на стотици различни начини: на состанокот, по електронска пошта, по телефон, во коридорот, додека вечерта тргнуваат надвор од канцеларијата. Идеално, ќе ги добиете информациите за формуларот за барање за промена, но треба да знаете дека во реалниот живот многу важни засегнати страни сметаат дека комплетирањето на овој вид документи е задача на менаџерот на проектот. И во вашата компанија, тоа би можело да биде.
Користете го образецот за барање за промена на проектот (повеќе за тоа во една минута) за да ги снимите сите детали од барањето, но неформално тие ќе пристигнат со вас. Потоа извршете ја формата минатото на иницијаторот, така што ќе знаете дека сте прецизно рефлектирале што е тоа што го сакаат.
Запомнете дека промените исто така може да бидат во врска со преземањето на работата. Не секогаш претпоставувајте дека промените ќе се однесуваат на ставање работа. Процесот е ист, без разлика дали го зголемувате или намалите опсегот на проектот.
Изведете оценка за промена
Погледнете го деталното барање за промена. Ќе го оцените влијанието врз:
- Распоред
- Документација
- Работата е завршена и сеуште треба да се работи
- Буџет
- Мерки за квалитет
- Обем
- Достапност на ресурси.
На пример, промената на софтверот може да се процени на 5 дена.
Ова не само што ќе додаде 5 дена во распоредот, бидејќи тоа ќе изврши уште една задача и ќе го помести во временска рамка во која клучниот ресурс е на одмор. Таа задача исто така треба да се премести, па целокупната оваа промена ќе додаде 8 дена во распоредот. Тоа би чинело 5 килограми, а дополнителни 8 дена нè турка во друг месец со договорот за добавувачот, па затоа има и трошоци за разгледување таму. Квалитетот останува ист, но опсегот се менува за да ја вклучи новата промена. Сите релевантни документи треба да се ажурираат, вклучувајќи го и планот на проектот и прирачниците за обука, кои веќе се започнати.
Како што можете да видите, едноставната промена од 5 дена може да има широки ефекти. Важно е да знаете за сите овие пред да одлучите дали да ја направите промената или не, бидејќи целосната слика може да го промени исходот.
Подготви и да претстави препорака
Сега знаете дека целосното влијание на промената може да даде препорака за тоа дали вреди да се оди напред.
Во некои случаи, тоа нема да биде, бидејќи перцепираната корист ќе биде помала од цената. Во други случаи, таму може да има доволно корист за да се надомести трошокот за вршење на дополнителна работа. Во уште други случаи може да најдете дека промената ќе има негативен ефект врз трошоците, но нема ништо што може да сторите во врска со тоа, бидејќи тоа е регулаторно прашање или проблем за усогласување или поради некоја друга внатрешна причина како организациона реструктуирање.
Добијте одлука
За мали промени кои спаѓаат во вашето ограничување за овластување, можете да донесувате одлука за тоа дали да ја прифатите промената или не сами (со вистински влез од тимот). Нешто поголемо треба да биде одобрено од спонзорот на проектот или од проектниот одбор.
Не заборавајте да се вратите назад и да му кажете на некој дали нивната промена е отфрлена. Сакате да ги избегнете непријатните учесници во проектот, ако можете!
Алатки за управување со промени
Постојат голем број на алатки за управување со промени кои можете да ги користите за полесно и поедноставен овој процес. Јас му препорачувам:
- Листа за проверка или мапа на процеси што ги проследува луѓето токму она што треба да направат за да се подигне промената во опсегот на вашиот проект.
- Образец за барање за промена на образец. Ова може да биде онлајн преку автоматизиран тек на работа.
Ајде да погледнеме што следува во барањето за промена на проектот.
Што оди во барањето за промена на проектот
Формуларот за барање за промена на проектот треба да содржи:
- Името на лицето кое ја бара промената ("барателот").
- Единствен идентификатор, како број на промена (можете да го додадете ова за себе подоцна, бидејќи е малку веројатно дека некој од луѓето што го подигнале барањето и користејќи го формуларот ќе знаат што да се стави во тоа поле).
- Опис на предложената промена, со толку многу детали колку што можат да управуваат.
- Категоријата на промената. Идеално, ќе го препопуцирате овој дел, така што тие треба само да го обележат кутијата. Ова е добро место да се забележи дали промената е поврзана со регулативата или внатрешната усогласеност како да е (вистински), тогаш може да се заобиколат многу чекори за планирање и оценување и едноставно да продолжите со неа.
- На "зошто" на промената. Кое е оправдувањето за тоа? Зошто барателот го сака?
- Влијанието на промената на различните елементи на проектот, вклучувајќи време, цена, квалитет, обем. Тие можеби не ги имаат сите детали, па можеби ќе треба да работите со нив за време на чекорот за проценка на промени за да ги пополните празнините. Тие треба да завршат колку што можат. Минимумот што го барате во оваа точка е за нив да потврдат дали ќе ги зголеми, намали или измени постоечките проектни параметри.
На дното на формуларот за барање за промена ќе бидат дадени некои детали за да ги пополните, бидејќи промената понатаму се дискутира. Вашиот образец треба да содржи и простор за:
- Одлука за промена: Прифати, Одбиј или Одложи
- Име на лицето кое ја донесува одлуката (или групата) плус датумот на донесување на одлуката и дополнителни коментари.
Лицето што го барањето нема да го знае исходот - никој нема - така што овие кутии ќе останат празни додека не се состане десната група за да разговара за вашата препорака и да донесе одлука.
Промени и управување со опсегот на проектот
Управувањето со обемот на проектот е главен начин да го контролирате она што е во проектот и што не е. Кога ќе добиете промена во опсегот на проектот, треба да размислите како тоа влијае на целиот проект. Процесот на управување со промените ви помага да го направите ова, и да го поставите во контекст, управувањето со промените е мал дел од опсегот на управување.
Вреди да се зборува овде за тоа како Водичот кон Телото за управување со проекти (PMBOK® Guide) - Петтото издание го покрива управувањето со промените на проектот, бидејќи не е толку интуитивен како што можеби мислите. Водичот PMBOK® вклучува процес наречен "Опсег на контрола" во делот за управување со опсегот на проектот и ова е одлично место за почеток. Сепак, процесот на управување со промените на проектите треба да се ракува на повеќе интегриран начин, а тоа се рефлектира во текстот. Корисниците на Водичот PMBOK®, исто така, треба да се однесуваат на процесот на Извршување на интегрирана контрола на промените, бидејќи ова поставува како се поврзува сè.
За да станете PMP, треба да разберете како PMBOK® Guide го опфаќа управувањето со промените, бидејќи тоа е она на што ќе бидете испитани. Сепак, треба да се има предвид дека процесот на управување со промените што всушност го користите на вашите проекти треба да биде интегриран, лесен за следење и практичен.
5 начини да се помогне на вашиот тим преку процесот на промена
Вашиот проект тим е од клучно значење за успехот на вашиот проект, така што помага да ги ставите нанадвор кога управувате со промените на вашиот проект.
Еве 5 начини на кои можете да им помогнете брзо да се усогласат со процесот на управување со промените на проектот.
1. Разговор за промени. Нека знаат дека промените на проектите се нормални и дека треба да го очекуваат.
2. Споделете го процесот. Над ние разговаравме за процесот на управување со промените, но ова не доаѓа природно за секого. Членовите на тимот не знаат што да прават и што се очекува од нив, освен ако не им кажете. Поставете брифинг за да го поминете процесот со нив, и нека знаат каква е нивната улога во тоа.
3. Направете го тоа лесно. Кога проектот поминува низ промена на обемот, може да биде доста дезориентиран. Распоредот е погрешен, буџетот може да биде различен, барањата секако се различни. Тимот може да најде промена што е вознемирувачка, особено голема или една, која ја менува одлуката за која претходно мислеа дека е поставена во камен (да, тие се случуваат). Направете го процесот што е можно поедноставен за нив.
4. Бидете таму за да помогнете. Новиот начин на работа трае некое време за да легнете. Ако сте претходно успеале да ја промените промената на проектот на неформален начин (или воопшто), тогаш промената во формалниот процес може да потрае некое време да стане "начинот на којшто работите овде '. Кажете му на тимот дека сте таму за да им помогнете ако сакаат да тргнат по нешто од вас.
5. Не плашете се да кажете не. Не сите промени се разумни предлози. Нека вашиот тим знае дека ако се чувствуваат цврсто за промената што не е вистинската работа за проектот во овој момент, ќе стоите од нив во тој разговор со барателот на промени.
Не ефикасно управување со промените е еден од начините на кој можете да го попречите вашиот проект , па затоа внимавајте. Вооружени со оваа информација, сега можете да започнете да се занимавате со промените на проектот на контролиран начин.