Иако оваа дефиниција може да изгледа комплексна, директорите за управување со проекти всушност се вкоренети во здравиот разум и практичност.
Без разлика дали сакате да обезбедите проект менаџмент за вашите клиенти или вашата цел е да станете менаџер на проект, чекор-по-чекор ги разгледате основите на проектен менаџмент. Пред да започнете, утврди дали услугата што ќе ја понудите (или задачата што ја преземате) е навистина проект.
Генерален менаџмент наспроти управување со проекти
Како да одлучите дали нешто е или не е проект? За да се разбие ова, одделите две различни области на управување во функционално (или општо) управување и управување со проекти.
Функционално или општо управување е континуирано работење на задачата. Еден пример би бил ако поседувате технолошка компанија и имате клиент за кој обезбедите резервна поддршка и постојано управувате со нивната годишна сметка со поддршка на нивните сервери и да им дадете неделен извештај за активностите. Ако го направите ова за пет години и имате договор за обновување со клиентот, вашата работа е континуирана и затоа општа или функционална.
Ако, сепак, вашиот клиент сака да имплементира нов систем за управување со содржини и тие имаат една година да го развијат новиот систем и да побараат од вас да го води својот развој, вашиот клиент ве ангажира во еден проект.
Слично на тоа, ако работите со човечки ресурси и вашата работа е да управувате со буџетот на одделот и да ги надгледувате младите соработници, тогаш имате функционална работа, бидејќи тоа е континуирана работа која нема дефинирана завршница.
Од друга страна, ако ја имате истата работа со хумани ресурси и директорот на вашиот оддел бара од вас да имплементирате нова програма за регрутирање (и ви дава краен рок и буџет) и вие сте менаџер на проектот, тогаш ова е проект, бидејќи има датум на почеток и крај и задачата се случува само еднаш.
Визуелизирање на вашиот проект во три дела
Сега, кога ја разбирате суштината на она што претставува проект, можете да ги разгледате деталите за управување со проекти. Користејќи ја програмата за регрутирање како пример, сега кога знаете дека има потреба од проект, следниот чекор е да го наведете опсегот, времето и потребниот буџет.
Управување со проекти е планирање, организирање и контрола на обемот, буџетот и времето на проектот за програмата за регрутирање. За да ви помогнеме да се визуелизира проектот, повлече едноставна пирамида. Секоја линија на пирамидата претставува еден од трите главни делови на проектот (т.е. опсег, време и буџет). Празниот простор во средината на пирамидата е квалитетот на испорачаниот производ. Пирамидата е важна алатка која треба да ја имате на ум додека го планирате вашиот проект, бидејќи како трите главни дела растат или се намалуваат, квалитетот на производот е засегнат.
Обемот на проектот
Дефинирањето на обемот често е најтежок и сложени дел од управувањето со проекти.
Деталите за еден проект се генерално непознати на почетокот, така што проценувањето на активностите и задачите кои се потребни за да се изврши проектот треба да бидат внимателни. Обемот се состои од сите различни активности и задачи кои ќе бидат преземени со цел да се произведе крајниот производ што ќе го испорачате. Дефинирањето на обемот на проектот ќе ви помогне да го одредите времето и буџетот што ќе ви бидат потребни за да го завршите проектот. Еден добар начин да започнете е едноставно да запишете што мислите дека е потребно за да ја завршите задачата. Потоа, консултирајте се со другите за да стекнете сеопфатен поглед на сите вклучени активности.
Времето на проектот
Откако ќе го воспоставите почетниот опсег, можете да започнете да доделувате време за секоја активност и задача, а дополнително да ги разгледате проектите поголема слика. Запрашајте се што активности ќе се случат во исто време и што ќе се случи последователно.
Исто така, обрнете големо внимание на тоа колку луѓе ќе ги разгледуваат проектните активности, бидејќи тоа ќе влијае на времето што ќе го преземе за да се заврши еден чекор. Изненадувачки е колку долго може да потрае едноставна задача кога три лица треба да го прегледаат. По пресметувањето на времето што ќе го преземе за да ги комплетирате кумулативните активности и задачи, подготвени сте да креирате распоред на проектот за проектниот тим што ќе следи.
Буџетот на проектот
Во овој момент, сте утврдиле што (обемот) и должината (времето) на проектот, Сега е време да се одреди буџетот. Слично како пресметување на времетраењето на проектот, често ќе мора да ги консултирате другите, вклучувајќи го и одделот, за да одредите точен буџет. Буџетот се состои од повеќе размислувања, вклучувајќи употреба на луѓе и материјали вклучени во преземените активности и колку долго ќе бидат потребни (т.е. луѓето) и употребените материјали.
Комуникацијата е клучна
Често пати клиентот (или шефот) сака проект завршен во однапред определено време и буџет, без оглед на обемот на проектот. Проблемот со ова е дека скоро секогаш, опсегот на проектот не може разумно да се заврши со оглед на временските и буџетските ограничувања. Како резултат на тоа, дел од раководењето со проектот ги преговара условите за опсегот на проектот со клиентот или шефот. Во текот на процесот на преговори, како и целата должина на проектот, добра јасна комуникација е најважната вештина што ќе ви треба. Колку е појасно да комуницирате со предизвиците на патот, толку посреќен ќе биде вашиот клиент или шеф.