- Обем
- Ризик
- Претпоставки
Оваа статија нуди преглед на овие три суштински услови за управување со проекти и вклучува линкови и предлози за дополнително читање.
Обем
Во управувањето со проекти, обемот е збир на граници кои го дефинираат степенот на проектот.
Опсегот опишува што треба да се достави до клиентот како резултат на проектната иницијатива.
Разбирањето на обемот му овозможува на менаџерот на проектот и проектниот тим да разберат што паѓа во или надвор од границите на проектот. Ако нешто не е во опсегот, тоа не е вклучено во планирањето на проектот . Активностите кои спаѓаат во границите на изјавата за обем се сметаат за "во обем" и се земени предвид во распоредот и буџетот. Ако некоја активност падне надвор од границите, таа се смета за "надвор од опсегот" и не е планирана.
Без разлика дали сте проект менаџер или дел од проектниот тим, ќе сакате да размислите дали нешто е во обем или надвор од опсегот додека се движите напред.
Како пример, замислете дека клиентот побара од вас да изградите веб-страница. Како што го нагласувате обемот (или ги поставувате границите) на проектот, ги означувате следните елементи како опсег:
- Дизајн на веб-страници и дијаграмрање на жици
- Воспоставување на тест кревет
- Кодирање на одобрената жица
- Графички развој за темата на веб страната
- Тестирање и дебагирање пред да го направите сајтот јавно
Во текот на проектот, клиентот бара да вклучите видео преглед на компанијата. Видеото не е наведено во рамките на проектот и затоа е надвор од опсегот.
Додека можеби сте среќни да ја направите работата на видео за дополнителни трошоци, ова ќе бара ревизија на опсегот и проценка на трошоците и времето за проектот.
Во отсуство на јасен и договорен документ за обем, прашањето за видеото можеби станало спорно меѓу вашиот тим и претставниците на клиентот. Изјавата за јасен простор овозможува да ја смалите ситуацијата и да се справите со промена на уреден начин.
Па, како да се утврди што е или надвор од опсегот? Најпрво ќе сакате да ги изложите сите детали од проектот што го познавате засновани на разговори со клиентот или сопственикот на проектот. Тогаш ќе сакате да направите клучни претпоставки кои ќе го водат она што се смета во или надвор од опсегот.
Претпоставки
Во одреден момент од вашиот живот, веројатно ви е кажано: "Никогаш не правете претпоставки". Сепак, претпоставките во управувањето со проекти се секојдневна активност. Претпоставките ви помагаат да дефинирате опсег и ризици и да ги усовршите вашите проценки за време и трошоци. Се разбира, од суштинско значење е да ги документирате и потврдите вашите претпоставки.
Размислете за нешто едноставно, како што е создавање на книга. Да речеме дека твојот пријател има идеја за книга за маса за маса и ве замоли да управувате со проектот. Неговото прво барање е за буџет за да може да обезбеди средства.
Откако ќе го дефинирате опсегот, јасно е дека вашиот пријател е неизвесен за многу детали, вклучувајќи брои страници, вклучување на слики, стил на покривање и тежината на хартијата што ќе се користи за страниците. Бидејќи сите овие фактори ќе влијаат на цената и производствената сложеност, ќе треба да направите претпоставки за спецификациите и да ги потврдите овие претпоставки како прифатливи или неприфатливи со вашиот пријател.
По понатамошна дискусија, вашиот пријател ви кажува дека планира да вклучи 50 фотографии во книгата. Вашата претпоставка може да ја базирате на 50 слики или, предвидувајќи дека овој број ќе се зголеми со текот на времето, можете да направите претпоставка дека ќе има помеѓу 75-90 страници со слики.
Можете да видите како претпоставките директно влијаат на распоредот. На пример, замислете дека водите проект во парк кој вклучува изградба на замав во собата.
При поставувањето на вашиот проект ви се дава буџет и доделени членови на тимот, од кои едната е задолжена за материјали. Додека го креирате распоредот, прашајте го лицето задолжено за материјали кога цементот ќе пристигне. Ова лице одговара дека не е сигурен кога цементот ќе пристигне, но дека тој верува дека ќе биде помеѓу 1 јуни и 10 јуни. Додека го градите обемот и распоредот, претпоставувате дека цементот ќе пристигне најдоцна до 10 јуни. Примерот покажува две предности за изработка на претпоставки.
Првата придобивка е што претпоставката за добивање на цемент не подоцна од 10 јуни Ви овозможува да планирате за активности кои се потпираат на цементот пристигнувањето. Втората придобивка е тоа што на лицето кое е задолжено за материјали со рок за испорака на цементот, може да му се достави на неговиот снабдувач. Ненамерно постави клучен краен рок за проектот да се движи напред.
Изработка на претпоставки поставува репери кои често се ревидираат за време на проектот за да му помогнат на проектниот тим да остане во опсегот, на време и во рамките на буџетот. Но, што се случува кога претпоставките се погрешни? Ова е местото каде што ризикот доаѓа во игра.
Ризик
Откако ќе го изградите вашиот обем и ги идентификувате претпоставките кои се зад обемот и проценките, ќе сакате да започнете да ги проценувате областите на ризик . Ризикот е ист во управувањето со проекти, како што е во реалниот свет; тоа е опасност или шанса што може да предизвика штета. (Забелешка: Институтот за проектен менаџмент и Проектното тело за управување со знаење - PMBOK нудат детални дефиниции за ризиците и видовите и ја идентификуваат рамката за управување со ризикот на проектот.)
Сите проекти содржат ризик и ако сте проект менаџер или сопственик на проектот, не е само вашата обврска да предвидите ризик, туку и вашата работа да го соопштите потенцијалното влијание на тие ризици на тимот на проектот и да се подготвите за ублажување на ризиците.
Ризикот доаѓа во различни степени. Понекогаш ризикот може да значи само дека проектот ќе работи малку поинаку или ќе преземе мал неочекуван пресврт. Во некои случаи, сепак, ризикот може да доведе до катастрофални резултати кои го претвораат вашиот проект на главата.
Ајде да го искористиме сценарио за игралиште од горенаведениот пример за цемент. Еден од ризиците е дека цементот не пристигнува до претпоставениот датум на 10 јуни. Кои се потенцијалните ефекти од овој ризик? Сите наследни активности кои следат по цементот се истураат се одложуваат како резултат на овој проблем.
Ризиците може да бидат позитивни. Размислете за влијанието на проектот ако цементот се појави порано од предвиденото. Додека ова изгледа како позитивен исход, сепак создава проблем за тајмингот и секвенционирањето на сите други чекори во проектот.
Проектните менаџери работат со нивните проект-тимови за размислување и идентификуваат потенцијални ризици. Тие го земаат процесот чекор понатаму и ја разгледуваат потенцијалната сериозност на ризикот и веројатноста за појава. Понатаму, тие ги идентификуваат оние поединци кои се најпогодни за да се идентификуваат кога ризикот се случува и тие развиваат договорени планови за намалување на ризикот.
Многу фирми имаат детални шаблони за ризик што ги развиле со текот на времето и од искуството со други проекти. Некои индустрии имаат подготвено профили на ризик кои се користат како појдовна точка за анализа на ризик. Многу индустрии практикуваат многу детални статистички анализи за планирање на ризик.
Во крајна линија
Термините: обем, претпоставки и ризик се важни во светот на управување со проекти. Користете го овој напис како појдовна точка за понатамошно истражување на овие и други важни услови за управување со проекти.