Голем број прашања минуваат низ вашиот ум:
- Како да започнете?
- Кои се чекорите потребни за преместување на проектот од иницирање до затворање?
- Како да изградам проектен тим со високи перформанси?
- Кој барам помош во овој процес? Дали има извршен спонзор?
Овој пост е фокусиран на помагање на секој нов да води проект , комисија или тимска иницијатива за активност која е единствена за организацијата. Без разлика дали организирате одмор или водечки иницијативи за развој на нови производи, алатките и процесите за управување со проекти постојат за да ја зголемат веројатноста за успех.
Прво, разберете ги петте фази од процесот на проектот:
Додека ве охрабрувам да прочитате повеќе за секоја од петте фази во детали, знајте дека тие се:
- Иницијација: започнување на проектот.
- Планирање: планирање на целата работа на проектот.
- Извршување: всушност изведување на работата.
- Управување и контрола: целата работа што ја вршите за време на проектот за следење на напредокот.
- Затворање: завршување и доставување на проектот и одложување на тимот.
Овие чекори се идентични за секој проект.
13 Основни чекори за проектот Вести:
- Дефинирајте го опсегот: Првиот и најважен чекор во секој проект е дефинирање на обемот на проектот . Што треба да постигнете или создадете? Која е целта на проектот? Подеднакво важно е да се дефинира што не е вклучено во опсегот на вашиот проект. Ако не добиете доволно дефиниција од вашиот шеф, разјаснете го обемот себе и испратете го горе за потврда. Додека примерот е малку надвор од бизнис-темата, сите ние можеме да се поврземе со свадбен прием. При планирањето на свадбениот прием, може да имате како свој опсег: да подготвите свадбен прием за 100 гости, заедно со вечера, отворен бар, свадбена торта и жив бенд за танцување на одреден датум, со цена што не надминува 20.000 долари.
- Одреди ги достапните ресурси: Кои луѓе, опрема и пари ќе ви ги на располагање за да ги постигнат целите на проектот? Како проект менаџер, обично нема да имате директна контрола на овие ресурси, но ќе треба да управувате со нив преку управување со матрици .
- Разбирање на временската рамка: Кога проектот треба да биде завршен? Додека го развивате вашиот план на проектот, можеби имате одредена флексибилност во тоа како го користите времето за време на проектот, но роковите обично се фиксни, како во случајот со свадбениот прием. Ако одлучите да користите прекувремени работни часови за да се исполнат распоредот, морате да го измените од ограничувањата на вашиот буџет.
- Соберете го вашиот проект тим: Земете ги луѓето во вашиот тим заедно и започнете дијалог. Тие се технички експерти. Затоа нивниот функционален супервизор ги назначи на проектот. Вашата работа е да управувате со тимот.
- Детална работа, Дел 1: Кои се главните делови или компоненти кои треба да се создадат за да се заврши проектот? На пример, свадбен прием бара на високо ниво: приемна сала, храна, пијалок, торта, гости и забава. Се разбира, секоја од овие поголеми предмети може да биде поделена на многу дополнителни елементи. Тоа е следниот чекор.
- Детали за делото, дел 2: Во примерот на нашиот свадбен прием погоре, веројатно имате тим или лице задолжено за различни компоненти. Работете со членовите на вашиот тим за да ги напишете деталите што се потребни за да се постигне секоја голема точка. Лицето задолжено за храна мора да ги разбере опциите, ограничувањата на трошоците и да направи селекции кои го поддржуваат постигнувањето на обемот . Наведете ги помалите чекори во секој од поголемите чекори. Колку нивоа длабоко влегувате во повеќе и подетални чекори зависи од големината и сложеноста на вашиот проект.
- Развивање на прелиминарен план: Собери ги сите чекори во план. Добар начин да се направи ова е да се користи табела со приоритет што ќе ги идентификува кои предмети мора да им претходат на други предмети. Формалните практики за управување со проекти бараат развивање на она што се нарекува мрежа дијаграм и идентификување на критичниот пат . Додека ова може да биде над вашите потреби или ниво на знаење, суштинското прашање е да ги следите активностите во правилен редослед, а потоа да ги распределите ресурсите за активностите. Прашањата што треба да ги поставите вклучуваат: Што се случува прво? Што е следниот чекор? Кои чекори може да продолжат истовремено со различни ресурси? Кој ќе го направи секој чекор? Колку ќе потрае? Постојат многу одлични софтверски пакети кои можат да го автоматизираат многу детали за вас. Прашајте ги другите на слични позиции она што го користат.
- Направете го вашиот основен план: Земете повратни информации за вашиот прелиминарен план од вашиот тим и од други заинтересирани страни. Прилагодете ги временските рокови и распоредот за работа за да одговарате на проектот во расположивото време. Направете неопходни прилагодувања на прелиминарниот план за да се изработи основен план.
- Барање на прилагодувања на проектот: речиси никогаш нема доволно време, пари или талент доделен на проект. Вашата работа е да направите повеќе со ограничените ресурси отколку што очекуваат луѓето. Меѓутоа, често постојат ограничувања за еден проект кој е едноставно нереален. Треба да го направите вашиот случај и да го презентирате на вашиот шеф и да побарате да ги смените овие нереални граници. Прашајте ги промените на почетокот на проектот. Не чекајте додека не е во неволја да побарате промени што ви се потребни. Меѓутоа, ако вашиот проект вклучува свадба, не очекувајте да бидете успешни и да побарате многу значајни промени!
- Работете го вашиот план, но не умирајте за тоа: Изработка на планот е важно, но планот може да се промени. Имате план за возење на работа секое утро. Ако еден пресек е блокиран од несреќа, го менувате вашиот план и одите на поинаков начин. Го стори истото со вашите проектни планови. Променете ги колку што е потребно, но секогаш ги чувајте обемот и ресурсите на ум.
- Набљудување на напредокот на вашиот тим: Вие ќе направите мал напредок на почетокот на проектот, но започнете потоа за следење на она што секој го прави во секој случај. Тоа ќе им олесни на проблемите пред да станат проблеми.
- Документ Се: чувајте записи. Секој пат кога ќе го промените вашиот основен план, запишете каква промена и зошто е неопходно. Секој пат кога ќе се додаде нов услов за проектот, запишете каде настанало условот и како е прилагодена временската рамка или буџетот поради тоа. Не можете да се сетите на сè, па запишете ги, па ќе можете да ги погледнете на преглед на крајот од проектот и да научите од нив.
- Чувајте ги сите информирани: Чувајте ги сите заинтересирани страни на проектот за сите напредок. Дозволете им да знаат за вашиот успех додека ја завршувате секоја пресвртница, но и да ги информирате за проблемите веднаш штом ќе дојдат. Исто така, информирајте го вашиот тим. Ако се разгледуваат промените, кажете му на тимот колку што е можно понапред. Бидете сигурни дека сите во тимот се свесни за тоа што прават другите.
Во крајна линија
Вие не мора да бидете формален менаџер на проектот да ја води проектната иницијатива. Сепак, треба да ги примените алатките и логиката на проектниот менаџмент во работата за појаснување на вашите цели, детализирање на работата, градење тим и извршување и следење на работата. Најдоброто од успехот!