Како е формална ревизија на проектот
Ревизијата на проектот е вообичаено формална вежба.
Неформалниот еквивалент вообичаено се нарекува рецензија. Ова е местото каде што еден колега го разгледува вашиот проект и придружната документација и ви дава повратна информација за тоа каде треба да поминете малку повеќе време.
Проектните ревизии се формални по тоа што тие обично имаат дефиниран сет на прашања и се вршат од страна на некој што редовно прави такво нешто.
Кој ги спроведува ревизиите на проектот
Лицето кое ја извршува ревизијата на проектот може да биде уште еден менаџер на проектот (веројатно некој со големо искуство во спроведувањето на проекти), но поверојатно е да биде некој од проектната канцеларија, кој често ги извршува ревизиите.
Тоа ќе биде некој кој може да се смета себеси за непристрасен, па тоа нема да биде вашиот линиски менаџер или спонзор на проектот. Тоа би можело да биде и тим на луѓе, во зависност од големината на проектот.
Како да се подготвите за ревизија на проектот
Првото, а главното, нешто што треба да се организира е да имате копии од вашата проектна документација за ревизорот за да ги разгледате.
Ако имате координатор на проектот , замолете ги да собере заедно пакет документи (по можност електронски). Треба да ги имате сите ваши информации лесно достапни, но дури и ако го направите, овој чекор може да потрае некое време. Како минимум, осигурајте се дека имате план на проектот , дневник за ризик, дневник за прашања, буџет и распоред за ревизорот.
Кој треба да биде вклучен
Ова зависи од видот на работите што ревизорот сака да ги разгледа. Вие, како проект менаџер, ќе треба да поминете извесно време со нив. Очекувајте членовите на тимот исто така да бидат повикани да разговараат со ревизорот.
Имајте на ум дека колку подолго трошат работа на задачи поврзани со ревизијата, толку помалку време имаат за работата на проектот, па можеби ќе треба да презакажувате некои активности и да работите побавно во текот на периодот на ревизија.
Колку долго трае ревизија на проектот
Не постои фиксен временски период за ревизија на проектот. За големи проекти, ќе најдете дека е потребно многу подолго. За мали проекти, ревизорот може да се направи во рок од неколку часа. Веднаш штом ќе знаете дека вашиот проект ќе биде предмет на ревизија, прашајте го вашиот тим за ревизија колку долго тие ја очекуваат нивната работа.
Што изгледа ревизијата
Ако ревизијата е повикана поради одредена загриженост, како што е неуспехот да се постигнат целите за квалитет, тогаш очекувајте да ја истражат таа област длабоко. Рутинската ревизија ќе изгледа широко во различни области на управување со проекти и испораки на кои проектот работи. Тоа ќе ги покрие времето, цената и квалитетот на вашиот проект, како и ангажманот на заинтересираните страни.
Целта на ревизијата е да се утврди дали проектот ќе ги исполни своите цели или не.
Ако ревизорот смета дека врз основа на тековните перформанси проектот нема да ги погоди тие цели, тој или таа ќе поднесе препораки за акција.
Препораки зависи од тоа што е пронајдено
Препораките во ревизорскиот извештај ќе зависат од она што го најдат. Очекувајте да бидат позитивни и формулирани на начин кој треба да ви овозможи лесно да ги прифатите. Тие треба да бидат практични.
Во еден крајност, ревизорот може да препорача вашиот проект да биде затворен, иако ова би се случило само ако тие сметаат дека нема шанси секој проект од оваа точка напред да даде каква било вредност за организацијата.
Погледнете ја вашата ревизија на проектот како позитивно искуство. Тоа треба да ви даде рано предупредување за какви било знаци дека вашиот проект е во неволја и тоа е можност да работите со искусен проект професионалец.
Спроведувањето на нивните препораки треба да направат вас, вашиот тим и вашиот проект поуспешни, а тоа може да биде само добра работа.