Со цел да се следи напредокот на патот и да се обезбеди клучните испораки се постигнуваат според временската рамка, проект менаџерите користат пресвртници.
Дефиницијата за пресвртница на проектот е задача со времетраење од нула што значи достигнување во проектот.
Тие се користат како начин да се прикаже напред движење и напредок и да се покаже на луѓето што се случува, дури и ако тие немаат детално познавање на задачите вклучени да одам таму. Во тој поглед, тие се многу корисни за комуникација со заинтересираните страни и за поставување на очекувањата.
Кога да се користат проектни пресвртници
Пресметките во управувањето со проекти се користат за означување на:
- Почеток на значајни фази на работа
- Крајот на значајни фази на работа
- За да го одбележите рокот за нешто
- Да се покаже кога се прави важна одлука.
И други фиксни точки во времето што треба да се јавите специјално, бидејќи пресвртниците се одличен начин за следење на вашиот проект.
Колку често се поставуваат пресвртници во вашиот план
Бев советуван на тренинг курсеви за да ставате важни настани во вашиот план еднаш месечно. Ова е добро и добро правило, но треба да го користите професионалното мислење. Некои месеци би можеле да имаат многу активност со важни состаноци кои се означени како пресвртници, одлуки кои се преземаат и затворање на една фаза и почеток на друг.
Во други месеци може да бидете фокусирани на извршување и има многу малку, ако ништо друго, дека може да висат пресвртница.
Со тоа, за целите на известување корисно е да се создаде причина да има пресвртница барем еднаш во секој циклус на известување, и ние ќе разговараме повеќе за пресвртници и комуникација во малку.
Како се прикажани пресвртници на вашата приказна
Пресметките се една од компонентите на Гантов табелата и се прикажани на дијаграмот како дијамант. Тие не се прикажани како нормална задача, бидејќи тие имаат времетраење од нула: со други зборови, тие не заземаат никакво време. За целите на планирање на табелата Гант, тие едноставно се случуваат!
Ако не користите Gantt графики, сепак можете да ги користите пресвртниците. Еве 5 алтернативи на Гант графиконите : сеуште можете да вклучите пресвртници во вашиот план користејќи ги овие.
Ако сакате да останете лично организирани и вашиот софтвер за управување со проекти не е целосно интегриран во вашиот календар, можете да ги копирате и залепите клучните датуми во вашиот дневник. Во зависност од тоа како сакате да работите, ова може да биде корисен совет за да ве потсетам на она што треба да го направите!
Како да ги нарекуваме пресвртници
Пресметките треба да имаат јасен опис на вашиот распоред на проектот, но не и оној што значи дека тие се задача. Значи, тие не треба да се викаат "Добијте договор за премин во Фаза 2", туку "Фаза 2 започнува". Ако сакате да го рефлектирате напорот за добивање согласност да се преселите во Фаза 2, тогаш додадете задача пред тоа што тоа го вели.
Пресвртници треба да ја опишат точката во времето што тие го претставуваат:
- Фазата на тестирање е завршена
- ПИД одобрен
- Потпишан договор
- Состанок на персоналот на Градското собрание
Многу проект менаџери избираат да ги бројат нивните пресвртници за олеснување на референцата, како и. Ако користите структура за дефект на работата, можете да го користите нумерирањето од тоа. Во спротивно, добро е да ги користите М1, М2 и така натаму за да ви биде јасно на што мислите. Јасна структура за именување станува поважна за повеќе пресвртници, па размислете како ќе го направите ова ако вашиот проект трае повеќе од неколку месеци.
Како да се потпишуваат значајни митови
Пресметките се составен дел од распоредот на вашиот проект, па кога вашиот распоред е базиран, треба да ги земете предвид вашите важни настани.
Ако треба да ги промените датумите на вашите пресвртници, тогаш треба да ја користите вашата стандардна процедура за контрола на промените за да направите корекција на вашиот план. Ова може да биде лесно како да разговарате со вашиот спонзор на проектот и да им дозволите да знаат зошто датумите треба да се променат или формално како составување на нов препорачан распоред и пренесување на тоа до комитетот за планирање кој треба да го ратификува.
Најдобро е да размислите каков ќе биде процесот на отпочнување на важен чекор, ако има, пред да го употребите, за да не губите време кога треба да направите промена.
Користење на пресвртници за комуникација
Пресметките се корисни за комуникација и известување, бидејќи тие претставуваат минимални точки на контрола во планот. Со други зборови, ако ги извадите сите други задачи, сè уште може да видите што се случува и да го задржите проектот да се движи напред само со пресвртници.
Треба да бидете во можност да ги извадите пресвртниците и да ги ставите во контролна табла или извештај за проектот . Тие треба да ја раскажат приказната за проектот доволно детално за да ги задоволат луѓето за коишто известувате, обично вашиот спонзор на проектот или друга извршна група, како што е управувачката група (или проектниот одбор ). Секој месец, или на фреквенцијата на известување што ја користите, можете да покажете кои пресвртници се постигнати.
Известувањето против пресвртници е сосема јасно и често се прави како табела. Вие го набројувате овогодишниот опис, датумот на кој требаше да се случи, а потоа и новиот предвидено датум. Кога пресвртница се постигнува и може да се означи како завршена, го додавате и тој датум. Се надеваме, тоа ќе биде исто како и прогнозираниот датум, но проектите не секогаш функционираат така.
Табела како ова го прави очигледно што е завршено и што е извонредно. Ќе можете да го планирате одговорот на прашањето: "Зошто ние не ја погодивме таа пресвртница?", Пред да одите и да се сретнете со вашиот спонзор или да го испратите извештајот!
Кога вашиот план на проектот е многу долг и имате многу пресвртници, ќе ви биде полесно да ги отфрлите завршените пресвртници секој циклус на известување. Само пријавете ги клучните пресвртници кои се претстојни или завршени тој месец: следниот месец отстранете што е завршено минатиот месец, за да не постојано да додавате времетраење на извештајот со тоа што ќе им кажете на луѓето за работата што веќе ја знаат.
Пресметките се навистина корисна алатка за управување со проекти за планирање, планирање и известување и тие се лесни за користење. Стави некои во вашиот следен проект план, следи против нив и ќе се најдат себе си учење за тоа што фреквенцијата работи најдобро за вас.
Како и со сè во управувањето со проекти, користете ги флексибилно за да го испорачате саканиот резултат, користејќи ги овие совети и упатства за да ги информирате вашите сопствени одлуки.