Направете проект ризик регистар кој секој може лесно да го користи
Колку често сте виделе регистар за ризик да се појави во системот на поднесување? Тие се создадени на почетокот на проектот, тогаш тие се заборавени, брзо стануваат застарени.
Сите знаеме дека доброто управување со ризиците бара редовно идентификување на нови ризици, како и преглед на постоечките ризици и активности за ублажување на планирањето. Па, како можеме да го направиме ова поверојатно да се случи?
01 Дизајн на регистар на добри ризици
Еден начин да се поттикне учеството во управувањето со ризиците е со добар дизајн на регистар на ризик. Добро дизајнираниот регистар брзо ќе го пренесе целокупното ниво на ризик во проектот за вас и другите членови на проектниот тим.
Треба да им овозможи на корисниците лесно да пристапат до повеќе детали за индивидуалните ризици кога тоа е потребно. Ова, од своја страна, треба да ги стимулира сите да размислуваат во однос на ризиците - да ги откријат новите кога ќе се појават и да ги следат и преземат активности за ублажување на постојните ризици.
02 Вклучете ги десното поле
Како минимум, вашиот регистар за ризик треба да содржи:
- Единствен идентификатор за секој ризик
- Описот на ризикот, вклучувајќи ја причината, ризичниот настан и ефектот, како што се "Поради силниот дожд, постои закана од поплавување на теренот што ќе ги расипа културите".
- Активности за одговор на ризик
- Сопственик на ризик
03 Дополнителни мерки
Можеби сакате да вклучите квантитативни мерки за веројатност, влијание и севкупен ризик и резидуални вредности по ублажување за поризични проекти.
Нумерички и полиња кои се пресметуваат автоматски може да бидат корисни ако користите техника за проценка на ризик, како што е методот Монте Карло или очекуваната парична вредност. Други корисни области вклучуваат клучни датуми, категорија на ризик, категорија за одговор на ризик, близина, трошоци за ублажување и статус.
Нема ограничување на бројот на полиња што може да ги вклучите, но само клучните полиња треба да бидат прикажани во листата со сите ризици. Во спротивно, прегледот на листата може да се преплави со премногу детали. Идеално, гледачите се превземаат во детален приказ кој ги прикажува сите полиња за тој посебен ризик кога ќе кликнат на внесувањето ризик во приказот на листата.
04 Друга опција
Можеби ќе сакате да креирате база на податоци за регистар на ризик за секој проект, така што нема да бидете ограничени на стандарден сет на полиња. Иако табеларот може да ви помогне да ги следите вашите проекти, особено помали проекти, вистинската база на податоци може да биде подобра, како што се оние што можете да ги креирате во Kahootz или Podio. Тие им олеснуваат на додавање на документи и големи количини на текст кога е потребно.
05 сообраќајни светла
Тешко е да се победи системот на семафори за визуелно влијание. Корисниците интуитивно знаат дека црвеното значи висок ризик, дека килибар значи среден ризик, и дека зелениот е со низок ризик. Ова обезбедува брзи визуелни знаци на читателите за да им помогне на нивното разбирање.
06 Безбедносни карактеристики
Можеби сакате да го поттикнете учеството со тоа што ќе им овозможите на сите членови на проектниот тим и можеби некои заинтересирани страни да го видат регистарот за ризик. Меѓутоа, треба да поставите кориснички права за пристап за вашиот регистар, така што само одредени проектни улоги, како што е проект менаџер , проектна поддршка или сопственици на ризик, можат да го уредуваат. Можете да креирате ревизорска трага за тоа кој го променил она што и кога.
07 Краток преглед на ризикот
Високи членови на проектен тим и засегнати страни, како што е проектниот одбор и корпоративното / програмското управување, можеби немаат време да ги сфатат погледите на листата на секој ризик. За нив, резиме на ризик од ризик дава слика на агрегираниот ризик презентиран од проектот со брз поглед. Тоа го илустрира бројот на ризици при секоја веројатност и ниво на влијание.
08 Се работи за комуникација
Запомнете дека тоа не е само за котација ризици и за ублажување акции кога сте дизајнирање на проект ризик регистар. Целта е да комуницирате и да ги вклучите вашите колеги во управувањето со ризикот. Вашиот дизајн треба да ја одрази оваа цел со различни погледи за различни публики. Добро дизајнираниот регистар на ризици може да го подобри управувањето со ризиците во вашиот проект на овој начин.