9 правила за пишување на е-пошта што е лесно да се одговори
Многумина од нас не научија да пишуваат електронски пораки во училиште, но знаејќи како да пишуваат е-пошта е непроценлива вештина на работното место. Ова е особено точно за оние кои работат во (или бараат) работни места за работа. До доброто етикетирање на телефонот , веројатно нема вештина што е важна за добивање и одржување работа на почеток.
Добро напишаната е-пошта го олеснува примателот да разбере и да дејствува на нејзината порака. Во потрагата по работа, е-поштата може да претходи или дури и да го замени првиот впечаток лице-в-лице, па затоа е правилна интерпункција и кохерентна порака. И на работа, нејасни пораки предизвикуваат конфузија и одложувања. Следете ги овие совети за да напишете ефективни пораки до колегите, клиентите, потенцијалните клиенти, вработените менаџери, па дури и пријателите и семејството.
01 Прво, размислете за пораката и примателот
Следно, размислете за гледна точка на примачот. Какви информации тој или таа треба да преземат акција или да ја разберат вашата порака? Дајте неопходни (но не и прекумерни) информации за потекло. Исто така, имајте на ум соодветна етика за овој одреден примач. Смешковците и кратенките, како OMG или LOL, не се соодветни за апликации за работа и за повеќето деловни е-пошта.
02 Напишете линија за наведување на е-пошта
Кога пишувате е-пошта, не напишете нешто нејасно во предметната линија како што е "hi" или "работа на работно место" или оставете го празно. Пораките со овој вид на предметната линија имаат добри шанси да завршат во полето за спам на примачот или едноставно да се игнорираат. Ако аплицирате за работа, ставете го името на позицијата во предметната линија. Ако е-поштата е на колега, направете ја темата за кратка фраза што ја сумира целта на пораката. Друга корист за пишување на дескриптивна тема на предметот е дека ќе ви биде полесно да најдете во вашето сандаче ако ви треба подоцна да го пребарате. Но, нешто со линија за е-пошта како "Прашање" нема да биде корисно.
03 Поздравете го примачот правилно
Ако го знаете името на вашиот примател, но лично не го познавате, поздравувајте со користење на наслов, на пр. Почитувана г-ѓа Брунели. (Користете "г-ѓа" за жени кога е несигурна дали е "г-ѓа" или "Мис" соодветна.) Ако не сте сигурни за родот, едноставно користете го името и презимето, односно Драги Крис Смит. Ако не го знаете името на лицето, започнете ја вашата е-пошта без поздрав или да користите едноставен поздрав, на пр. Здраво, Честитки, Почитуван менаџер, итн.
Ако е-поштата е на колега или некој друг што го знаете, користете го името што ќе го користите лично или на телефон.
04 Користете ја соодветната граматика и интерпункција
Многу е важно да користите точна граматика во е-пошта. Свесно или потсвесно, читателите ги казнуваат испраќачите за граматички грешки.
- Run-On Sentences - Кога пишувате е-пошта, не ги поштедувајте периодите. Оваа мала пауза им дава на читателите време да ги земат значењата на зборовите. Кратките реченици овозможуваат повеќе од овие мали паузи. Раскинете долги реченици дури и кога тие не се технички извршени реченици.
- Комори - Премалку или премногу запирки може да бидат збунувачки. Научете како правилно да ја користите запирка.
- Субјект-глагол договор - реченици со овој тип на грешка се црвени знамиња за работодавците кои бараат кандидати со добри комуникациски вештини. Правила за преглед на договорот за предметниот глагол.
05 Провери правопис и капитализација
Користете проверка на правописот, но не се потпирајте на неа. Проверка на правопис нема да ги фати "тие" за "" или "таму" за "нивните", и овој тип на грешка укажува на невнимание. Не користете кратенки за текстуални пораки како "u" за "вие" или "tho" за "иако".
Користете точна капитализација. Повеќето луѓе знаат да го капитализираат почетокот на реченицата и соодветните именки, но многумина не успеваат да го направат тоа во пораки. Покажете дека не е важно да го земате тој дополнителен дел од секунда за да го погодите копчето shift. Од друга страна, премногу големи букви може да го одвлечат вниманието на читателот. Избегнувајте да пишувате фрази во сите капи (што многумина го толкуваат како еквивалент на врескање лично), како и капитализирање, само за акцент, првото писмо на зборови што не се на почетокот на реченицата или соодветните именки.
06 Користете едноставно форматирање во е-пошта
Запомнете дека сите програми за е-пошта се прикажуваат поинаку. Она што изгледа совршено на екранот може да работи заедно со некој друг. Поради оваа причина, избегнувајте приложување на високо форматиран документ за обработка на текст, како резиме или пропратно писмо, во е-пошта. Користете документи што се напишани во формат со обичен текст.
Направи ставовите кратки. Како периоди, паузите на пасусите им овозможуваат на читателот да се одмори. Некој читање е-пошта на мобилен телефон ќе имаат корист од кратки ставови. Но, бидете внимателни да ги следите основните правила во врска со ставовите.
07 Биди јасен
Мејдерските пораки кои ја закопуваат поентата се префрлаат и на крајот се забораваат. Или уште полошо, тие може да бидат погрешно разбрани. Направете ја вашата намена јасна, користејќи концизен јазик.
- Елиминирање на Wordiness - пишува со активни глаголи. "Џек ме испрати форми" користи активен глагол. "Формите беа испратени до мене од страна на Џек" е пасивна. Пасивната форма користи само уште неколку зборови, но додава. Повеќе од тоа, бара од читателите да ги преуредуваат идеите во нивните глави.
- Држете се до точката - Отпорност на искушението за да додадете важни информации или идеи. Зачувајте ги овие за друга е-пошта.
- Користете точки на куршуми - Тие им овозможуваат на вашиот читател да ги користи визуелните индиции за да го земе она што е важно. Но, ако се сомневате во тоа како ќе се појават куршумите, користете ѕвездички или цртички за да креирате куршуми.
08 Пријавете ја е-поштата соодветно
Ако вашата е-пошта стандардно е стандарден потпис, бидете сигурни дека е соодветно за одредената е-пошта што ја испраќате. Потписи со политички изјави или имиња и возрасти на вашите деца се во ред за лична е-пошта, но за работа користете помалку личен потпис. Во зависност од вашата работа и вашиот работодавец, сепак можете да го персонализирате вашиот потпис за е-пошта со понуда. Изберете нешто што не е контроверзно. Ако барате работа, користете го вашиот потпис за да дадете соодветни информации за контакт без наводници или дополнителна персонализација.
09 Повторно препратете / преиспитајте ги пред да ги испратите испратите
Проверете ги грешките за правопис и интерпункција пред да го испратите. Ако најдете грешка во е-пошта за апликација за работа, поправете го, а потоа повторно препрочитајте пред да стигнете испратете. Но, исто така, повторно прочитајте за содржината. Ако вашата е-пошта е долга, размислете за начините да бидете поконзистентни. И ако вашата е-пошта е контроверзна или е напишана во лутина, притиснете зачувај не испрати. Вратете се на неколку часа или еден ден подоцна и проверете дали сакате да го испратите.
Ова може да звучи многу пред да испратите е-пошта, но ако праќате ефективни пораки и поефикасно ја организирате вашата е-пошта, ќе најдете дека всушност имате повеќе време, не помалку.