Внесувањето на податоците во овие временски листови, обично од страна на персоналот во креативниот оддел , ги запишува часовите што биле потрошени за секој дел од проектот.
Тоа не значи само креирање на кампањата, туку првичниот брифинг , презентацијата на клиентот, па дури и времето поминато во пука и производствени студија. Само со добивање на јасна слика за начинот на кој времето е потрошено, агенцијата може ефикасно да се справи со обемот на работа, аранжманот за наплата на клиентот и начинот на распределба на времето помеѓу тимовите.
Временска рамка во мало
Во раните денови на рекламирање, како и многу задачи од таа ера, времето беше снимено рачно на хартија со пенкала и моливи (и многу бришење). Овие денови, времето се внесува во компјутерот или во таблета користејќи софистициран дел од софтверот што може да ги повлече извештаите од сите сорти. Повеќето продавници имаат многу сличен образец кој вклучува:
- Број на работа
- Клиентот
- Задачата е во рака
- Секое и сите доделени кадри
- Датумот и бројот на часови
- Цената на час
- Прекувремено
Кога започнува проект за клиент, менаџерот на профилот или менаџерот на сообраќајот ќе отвори број за работа и ќе почне да ги следи часовите.
Овие обично ќе одговараат на предлогот или понудата дадена на клиентот и ќе бидат поделени на часови поминати првенствено во: истражување, планирање и стратегија, креативен развој, производство и администрирање на проекти.
Ако се оди на план, вистинските часови потрошени на проектот ќе бидат добро поврзани со проценката, но тоа обично не е случај.
Креативниот развој честопати јаде повеќе време од кој било друг дел од процесот, поради промена во правецот, повратни информации од клиентот или неспособност да го скратат краткото. Ова може да стане точка на несогласување со клиентот, бидејќи тие не сакаат да трошат многу екстра пари на креативно време, бидејќи креативниот оддел има проблеми да идентификува решение.
Сепак, временскиот лист мора да се пополни правилно за да го следи тоа време и да му покаже на клиентот како се трошат парите и како функционира агенцијата. Тоа е добар начин да се види дали некои проекти се премногу трудоинтензивни за да се претвори профит, или ако другите се толку профитабилни за да се засноваат инвестициите во тој клиент за понатамошна работа. И накусо, тоа е улогата на временскиот лист.
Предностите од табелите
Еве зошто часовите се извор на енергија на секоја агенција:
- Паричните табели покажуваат агенција (дури и во куќа) колку часови се снимени за секој дел од секоја кампања. Лесно е да се види дали задржувачот на клиентот е достоен за тоа, или ако е време да се стави клиентот врз база на проект по проект. Со внатрешна агенција, тоа време не може директно да доведе до фактури, но тоа покажува управување со тоа колку ефективно го користат времето на креативниот оддел. Ако се открие, тие трошат 90% од своето време само на еден аспект на бизнисот, што може да создаде некои црвени знамиња.
- Транспарентност - Ако временските листови се правилно правилно, лесно е да се види каде работите функционираат непречено, и каде што се појавуваат тесни грла или неефикасности. Зошто еден copywriter троши половина од времето на еден клиент од друг е? И ако се потребни повеќе рекламни пораки, брз преглед на временскиот лист ќе види дали одделот е презафатен.
- Посветеност и одговорност - Повеќето клиенти очекуваат одреден број на часови да бидат потрошени за еден проект. Ако тие не веруваат дека вистинската сума на напор е ставена во работа, временските листови може да ги обезбедат податоците да се каже поинаку. Тоа е исто така начин да им покажеме на некои клиенти колку вредност тие добиваат од агенцијата.
- Анализа - Изминатите резултати често се добар показател за иднината. Ако клиентот го цица животот надвор од агенцијата и го прави по ѓаволите на сите, податоците од временските листови може да покажат дали вреди да се задржи тој клиент наоколу или ако е време да ги пуштат. Од другата страна на равенката, може да покаже на агенцијата профитабилноста на некои клиенти, кои бараат минимална креативна работа и напор, но максимално враќање на инвестицијата.
Конс од тајмсхете
Со сите овие плус поени, во што е проблемот? Па, има причина зошто временските листови се универзално замрачени од речиси сите, освен бројните агенти на агенцијата:
- Време - Многу луѓе во агенциите, особено во креативните одделенија, не сакаат да посветат дел од своето време на администрација. Како креативен, може да биде штетно да се отцепи од големата креативна бура што ќе ги исполни часа. Многу менаџери за сметка имаат исти проблеми. Иронично е, но времето за часови е ретко наменето.
- Грешки - ова оди директно до првата точка. Многу рекламни материјали ќе ги остават временските листови до последната минута пред крајот на месечниот извештај за фактурирање. И тоа значи дека точноста на временскиот лист оди од прилично добро до ужасно. Тешко е да се сеќавате колку минути сте поминале на една работа пред две недели, па затоа често е дел од претпоставките. Ако сите временски листови се претпоставени, тоа ги прави речиси бескорисни.
- Неквалитетна Фокус - Времето не е одличен индикатор за одлично рекламирање. Една продавница би можела да поминат 40 часа и да не произведе ништо за забележување, друг би можел да работи 10 и да произведе ремек-дело. Временските листови не го забележуваат квалитетот на размислувањето, само времето што го поминало.
Иднината на часовите
Временските листови се тука да останат, и тие мора да се прават рачно. Автоматското следење на времето не функционира, бидејќи бара рачно стартување и запирање. Ако заборавите да го започнете часовникот, губите време. Заборавете да го запрете и на некој лош клиент му се наплаќа за часови на работа кои биле потрошени за друг проект. Тоа, од своја страна, може да доведе до проблеми (па дури и судски постапки) со прекумерна наплата и загуба на вреден клиент.
Единствениот начин да се гарантира добро следење на времето е да се инсистира на тоа секој во агендата да ги ажурира информациите најмалку двапати дневно, еднаш пред ручек, а потоа повторно пред да замине дома. Ако ова е направено, временските листови ќе бидат точни и корисни. И ако тоа не се направи, агенциите треба да се креативни со мотивација. Најдете начин за поттикнување на процесот на следење на времето.
Дајте им на оние вработени кои водат прецизен запис за своето време неделен бонус или неколку часа во петок. Тоа може да изгледа како губење на време и пари, но точни времиња може да бидат многу повеќе вредни за агенцијата отколку неколку стотици долари секоја недела.