Која структура најдобро функционира за вас?
Постојат три општи организациски структури, а проектните менаџери работат во сите нив: функционална, проектна и матрица. Ајде да ги погледнеме предностите и недостатоците на секоја од нив, така што ќе знаете што се против, кога ќе се приклучите на нова структура.
Функционална организациска структура
Во функционална организациона структура, менаџерот на проектот и сите ресурси работат во истата компанија, како што е одделот за продажба и маркетинг. Општо земено, функционалниот менаџер има повеќе овластувања отколку менаџерот на проектот.
Предности
Функционалната структура ви дава најмалку моќ како проект менаџер, но нуди многу други предности:
- Таа работи добро за мали тимови и мали проекти, бидејќи функцијата има целосна контрола врз членовите на тимот и други потребни ресурси.
- Можете лесно да пристапите до експертите што ви се потребни, бидејќи тие се во истата функционална област.
- Брзо е да се соберат сите заедно за да се решат проблемите поврзани со проектот.
- Можете да ги ограничите алатките за комуникација на проектот што треба да ги користите, бидејќи тимот е релативно мал и едноставен.
- Честопати добивате ентузијастички членови на тимот кои сакаат да работат на проектот, бидејќи им обезбедува можности за кариера. Работата со проекти може да биде одличен начин за мотивирање на вашиот тим.
- Ако го предавате проектот на функционален тим, тоа ќе биде функционалниот тим во кој работите, што може да го олесни затворањето на проектот.
Недостатоци
Иако оваа структура има многу предности, исто така, сметаат дека некои недостатоци:
- Работата се одвива во силос, што може да значи дека немате пристап до луѓе надвор од вашата функционална поделба.
- Луѓето од проектниот тим може да бидат по лојални на нивниот оддел или менаџер на тим отколку на нивната работа на проектот, што може да создаде конфликти.
- Голем проект може да заврши со функционален проект менаџер од секоја функција. Тоа може да резултира со работа која паѓа низ пукнатините ако сите менаџери на проектот не работат хармонично заедно.
- Функционална работа може да се изолира со тоа што немате можност да се вклучите нашироко во компанијата. Одржувањето стратешки фокус може да биде потешко.
Организациска структура на проектот
Посветени тимови се здружуваат за да работат на проекти во организациска структура на проектот. Проектниот менаџер веројатно има одговорност за управување со линијата за членовите на проектниот тим. Примери за ова ќе вклучуваат големи градежни гради, но исто така и корпоративни иницијативи кои бараат посветен тим. Раководителот на проектот има врвна власт, известува за спонзорот на проектот и проектниот одбор . Поединците во тимот работат директно за менаџерот на проектот.
Предности
Очигледна предност на проектната структура е тоа што имате поголема контрола врз тимот, но и други предности се поставени.
- Тимовите можат да имаат силно чувство на идентитет. Тоа е најлесната структура во рамките на која се создава силна тимска култура.
- Целиот тим е фокусиран на целите на тимот, па постои конфликт на лојалност со дневна работа за луѓето што работат на проектот. Нивната дневна работа е проектот.
- Ресурсите се посветени на проектот, па затоа е многу полесно да закажете работа. Ќе знаеш кога членовите на тимот се на располагање и нема ризик дека тие ќе бидат повлечени во краток временски период за работа вообичаена работа за друг менаџер.
- Проектите кои се водат во оваа структура се одлични средини за подобрување на вашите вештини за управување со проекти, како и повеќе технички лидерски вештини.
Недостатоци
Структурата на проектот е најлесно да работи внатре, но сепак има некои недостатоци.
- Имање тим посветен на еден проект е скапа посветеност. Таа има тенденција да биде опција само на големи проекти.
- Ако ги отстраните луѓето од нивните функционални работни места, можеби им е тешко да се вратат назад, особено ако проектот е долг. Проектната работа се протега, и враќањето на она што го направивте по период поминато во мултидисциплинарен амбиент за нов, предизвикувачки проект не е привлечна за многу луѓе. Управувањето со транзицијата на тимот кога ќе го затворите проектот станува уште поважно.
- Понекогаш затворањето на проектот може да значи губење на вашата работа ако бизнисот се пресели, а друга улога не е достапна за вас.
- По својата природа, посветени тимови ги задоволуваат ресурсите за да работат само на едно нешто. Тие можат да го ограничат бројот на проекти што може да ги направи компанијата во секое време, особено кога различни проекти бараат исти вештини.
- Проект менаџерите во овој тип на структура прават линија за управување со нивните тимови, исто така, што значи трошење на време и напори за човечки ресурси задачи кои не би требало да се направи во други структури. Ако уживате во овој елемент на работа со луѓе, овој фактор може да биде предност.
Организациона структура на матрикс
Третата опција е матрица структура. Ресурсите се делат во работата како вообичаена работа и во работата на проектот. Тоа може да значи дека има двајца менаџери или "точки-линија" одговорност за проект менаџер, како и за менаџерот на тимот. Структурата на функционална линија за управување најчесто е на место, а менаџерот на проектот ја зема линијата со точки.
Оваа структура ја дели моќта и авторитетот помеѓу менаџерот на функционална или одделенска екипа и менаџерот на проектот. Ќе треба да ги користите вештините за преговарање до нивна целосна моќ!
Предности
Матричните структури се многу чести, бидејќи тие им овозможуваат на менаџерите да прават флексибилен избор со тоа како луѓето го поминуваат своето време. Веројатно ќе работите во матрикс средина во одреден момент од вашата кариера. Предностите на оваа структура се како што следува:
- Ресурсите се користат ефикасно и можат да се движат помеѓу проектите колку што е потребно.
- Можете да работите на многу различни нешта, понекогаш паралелно - иако оваа точка може да се тврди и како недостаток.
- Тимовите и поединците може да бидат многу одзивливи. Доколку дојде до нов проект, кој мора да има приоритет, доволно е лесно да се сврти и одеднаш да се фокусира на нешто друго. Вие не можете да го направите тоа лесно во проектна структура, која трае подолго време за да се расформира и да се регрупира.
- Структурата бара секој да го користи истиот животен циклус и методологија за управување со проектите , така што поместувањето помеѓу проектите е лесно. Луѓето можат да се приклучат на проектниот тим со релативно малку вградување што е потребно кога терминологијата и процесите се чести.
Недостатоци
Како и кај сите поставувања, овој има и свои стапици. И покрај тоа што е вообичаена структура, многу модерни работни места немаат проблеми со преоптоварување. Доделување на премногу луѓе може да биде лесно ако немате системи за управување и следење на целокупниот обем на работа. Други недостатоци се следните:
- Конфликт меѓу проектите е чест затоа што можеби се борите за истите ресурси како друг проект.
- Другиот проект би можел да ги зграби најдобрите ресурси - најсоодветните луѓе со вистински вештини - или нивниот менаџер на линии не би можел да ги направи достапни за работата на проектот.
- Може да има конфликт помеѓу задачите што се вообичаени и работата на проектот за поединци, особено кога и двата менаџери им даваат различни приоритети.
- Ресурсите може да имаат конфликт за тоа кој пат за развој ги земаат за нивните идни кариери. Иако можеби знаете дека сакате да останете во управувањето со проекти, можеби имате можност да напредувате во повисока функционална улога или повеќе ориентирана кон проекти. Но, има многу можности за кариера е добра работа, дури и ако тоа го прават за тешки одлуки.
Организациска структура која функционира совршено за сите бизнис-како-вообичаена работа не секогаш работи за проекти, и мора да управувате во средина во која работите. Добивањето одредено искуство во секоја од овие структури е добра идеја, така што ќе можете да ги доживеете од прва рака. Тоа ќе ви помогне да одлучите кој опкружувачки амбиент ќе ви одговара и да одговара на вашите вештини и преференции. Потоа, можете да направите информиран избор ако имате шанса да одлучите дали ќе работите во иднина.
Разбирање на добрите и лошите страни на секоја организациона структура на проектот ви дава шанса да откриете каде најдобро да го потрошите вашето време и влијание за да го извлечете максимумот од вашиот тим и да му помогнете на вашиот проект да заврши успешно.