Како да најдете важни записи брзо и лесно
Единствениот пат кога изгледате дека размислувате за вашите важни документи е кога ви се потребни. И, честопати, не можете да ги најдете кога ви се потребни, бидејќи или немате организиран и централизиран систем за складирање на вашите важни документи и / или последен пат кога ви се потребни, едноставно го фрливте назад во морето на документи во вашата домашна канцеларија, наместо да го вратите каде што припаѓа.
Звучи познато?
Со сите ваши важни документи што се шират низ вашата куќа, трошите многу време и енергија што ги барате. Вие исто така се изложени на ризик од целосно губење на некои од нив. Но, со неколку едноставни чекори, можете да ги организирате вашите важни хартиени документи за еден час овој викенд!
Ќе ви треба мала кутија за поднесување на две фиоки или преносна кутија за виси дози, повеќекратни висечки датотеки (6 различни бои), манила со трети пресечки со врвни јазичиња и огноотпорен сеф (опционално). Или можете да купите голем врзивно средство и инсерти за јазичиња. Откако ќе ја добиете стоката тука се шесте чекори што ќе ги следите за да ги организирате вашите документи.
Чекор еден: Соберете ги сите ваши документи
Пред да можете да ги организирате сите ваши важни документи, мора да ги лоцирате. Ова понекогаш е полесно да се каже отколку да се направи.
Проверете го вашиот дом канцеларија како во фиоки и весници наредени на вашата маса или маса. Проверете ги купиштата хартија што ги оптоваруваат кујнските ѕидови, како и кујнските фиоки и кошниците.
Гледај на гардероба и ноќница (можеш да ги оставиш таму утро и да заборавиш за нив). Последно, но не и најмалку важно, проверете ја вашата торбичка или куфер за важни документи кои случајно сте ги носеле наоколу (opps).
Чекор два: категоризирајте ги вашите документи
Најважните документи спаѓаат во една од следните шест категории.
Сортирајте ги сите ваши документи собрани на следниов начин:
- Насловна и имотна евиденција - хипотека, имотни дела, проекти за подобрување на домовите и потврди, прирачници за апарати и гаранции, информации за данокот на имот, политики за домување и прирачници за дома
- Автоматска евиденција - наслови, евиденција за одржување, полиси за осигурување и информации, информации за заем и евиденција за плаќање
- Здравствена евиденција - полиси за осигурување, прирачници за бенефиции за здравствено осигурување, објаснување на здравствени придобивки, лекарски сметки, рецепт листи, флексибилни информации за трошењето, медицински досиеја, медицински упатства, полиси за животно осигурување
- Финансиска евиденција - извештаи за банките, даночни пријави, евиденции за даночни одбивања, инвестициски записи, евиденција на заем, извештаи за кредитни картички
- Електронска евиденција - договори за мобилни телефони и прирачници; продажби и гаранции за компјутери, лаптопи и iPads; кабелски и интернет планови и сметки; безжичен рутер продажба потврда и прирачник
- Лична евиденција - изводи од матичната книга на родените, потврда за венчавка, потврда за развод, документи за старателство, информации за социјална сигурност, евиденција за имунизација, пасоши, записи за воени служби, записи за потврда и потврда за потврда, погреби, погребния план и информации за гробницата. Ако имате миленичиња, можете исто така да ги вклучите и нивните важни документи, како што се ветеринарните и вакцинските информации во оваа категорија.
Чекор три: Најди ги вашите витални документи
Повеќето од вашите важни документи може да се зачуваат во редовна кутија за документи или преносливи кутии за виси датотеки. Меѓутоа, постојат некои, кои навистина треба да се складираат во огноотпорна безбедна или офсајтска опција за складирање, како што е сефови.
Виталните документи се документи кои ќе бидат многу тешки или многу одземаат многу време за да се заменат. Тие може да содржат чувствителни лични информации што би можеле да бидат компромитирани во случај на пауза или грабеж. Во случај вашиот дом да е уништен од пожар или поплава, би сакале овие витални документи да останат недопрени.
За повеќето луѓе, следните документи ќе се сметаат за од витално значење: информации за социјална сигурност, изводи од матичната книга на родените, полиси за осигурување, заедно со информации за контакт на вашиот агент, волја, имотна сопственост, наслови на автомобили, пасош и кој било договор или договор за кој е потребен Вашиот оригинален потпис.
Направете мастер листа на сите витални документи што ги ставате во вашиот огноотпорен безбеден или во опција за чување на офсајти.
Чекор четири: Дуплирајте го вашиот паричник
Повеќето од нас носат критични информации во нашите паричници секој ден. Дали знаете што е во вашиот паричник? Што би направиле ако вашиот паричник бил изгубен или украден?
Направете копија од вашата возачка дозвола, донаторска картичка, картичка за здравствено осигурување, членски картички како картички за лојалност на продавници за фитнес, клубови за складишта и, што е најважно, сите кредитни и дебитни картички (копија напред и назад). Чувајте ги овие копии со вашите важни документи за хартија:
Чекор пет: Направете едноставен систем за поднесување
Колку е поедноставен системот на поднесување, толку е поголема веројатноста дека ќе ја користите на конзистентна основа. Земете секоја категорија на важен документ и назначете ја бојата на датотеката виси:
- Насловна и сопственост на рекорди
- Автоматски записи
- Здравствена евиденција
- Финансиски записи
- Електронска евиденција
- Лични записи
Додајте соодветен број виси датотеки на вашиот систем за поднесување за бројот на документи што ги имате во секоја категорија.
Користете ги папките на манила и креирајте папка за секој поединечен документ во рамките на секоја категорија. Ставете ги папките во соодветен дел од датотеката за виси датотеки.
Ако сте купиле голем три-прстен врзивно средство и инсерти на јазичиња, означете ги јазичињата со горенаведените имиња на записи, хартија дупка ги исфрли сите документи и ги организирате. Ако документите не треба да бидат перфорирани од хартија, хартија дупка удар една папка и стави документи во папката.
Сега, ако документацијата едноставно не е ваша работа, ова може да ви биде моментот за ослободување. Можете да ги скенирате сите овие документи, да ги зачувате на хард диск, а потоа да ги уништите сите. Но, искористете ја вашата сопствена дискреција, бидејќи некои документи се подобро зачувани. Користете ја вашата најдобра проценка.
Тековно одржување
Сега, кога вашите важни документи се организирани, одржувајте ги организирани. Секој месец кога ги плаќате сметките, поднесете ги сите нови документи во соодветниот дел од вашиот систем за поднесување. Во исто време, побарајте документи што сте ги отстраниле од системот за време на месецот што сè уште може да биде надвор од системот за поднесување. Повторно да ги поднесете. Најмалку двапати годишно, прегледајте ги документите во вашиот систем за поднесување за да проверите дали може да се очисти. Добар распоред што треба да се следи е на првата година и на крајот на секоја учебна година.
Со малку напор, можете да ги искористите долгорочните придобивки преку организирање на вашите важни хартиени документи.
Уредено од Елизабет МекГрори.