Избегнете да се криете зад вашиот компјутер или телефон во овие сценарија
Всушност, во одредени околности, треба да ги избегнувате. Секако, лесно може да се скрие зад вашиот компјутер и да се каже што сакате да го кажете преку тастатурата. Но понекогаш треба да излезете во светот и да го користите вашиот глас.
Еве три ситуации каде што би било подобро ако не сте го испратиле.
Избегнувајте притискање да се разреши конфликт
Ние сите сме дел од е-пошта или низа на пораки помеѓу две страни кои се обидуваат да го решат проблемот. Понекогаш, можеби сте еден од двата главни учесници или можеби сте само еден од многуте луѓе кои се чувствуваа принудени да ве вклучат.
Со секој одговор од е-пошта или порака, проблемот ескалира. На крајот, она што можеби беше релативно мало прашање стана многу поголемо. Ова обично резултира со состанок лице в лице помеѓу двете страни, како и надзорник или менаџер за решавање на конфликтот.
Наместо да користите е-пошта или пораки за да го разрешите конфликтот, повикајте го лицето или закажете состанок лице-в-лице. Ако сте примател на е-пошта или порака од некој друг кој се обидува да го реши проблемот, одолее на искушението да одговорите преку е-пошта. Подигнете го телефонот или одете во канцеларијата на друго лице и кажете: "Ја добив вашата e-mail порака и мислам дека би било подобро да разговаравме за оваа ситуација еден-на-еден, наспроти преку е-пошта.
Дали имате неколку минути за да разговарате? "
Ако е-пошта е вашата единствена опција, не копирајте други луѓе на неа. Со тоа го ескалира проблемот. Ако сте на добивањето на крајот на таква е-пошта, не притиснете "одговори на сите". Едноставно одговорете само на поединецот кој испратил е-пошта. Ако се "одговорите на сите", вашиот одговор треба да каже: "Ви благодарам што ја доведовте оваа ситуација до моето внимание.
Ќе те повикам во само една минута за да разговарам. "Ова ќе ги предупреди сите оние кои се копирани дека се грижиш за ситуацијата еден-на-еден.
Избегнувајте да испраќате Испрати кога сте вознемирени
Дали некогаш сте биле вознемирени за нешто и отпуштен од остри е-пошта само за да се почувствувате итно жалење? Или, можеби сте биле на добивањето на крајот на таква е-пошта или порака.
По вознемирувачка ситуација или интеракција, она што ни треба е ладење период . Е-пошта и пораки не се позајмуваат на ова; тоа е моментално со дизајн. Наместо тоа, откако ќе се смири, јавете се или појдете на поединецот за да разговарате за ситуацијата. Ако сте на добивањето на крајот на острата е-пошта, избегнувајте потреба да одговорите. Дај си време да се смириш и потоа да му се јавиш на лицето и да побараш да разговараш лице-в-лице.
Во иднина однапред одлучете дека никогаш нема да користите е-пошта или пораки кога сте вознемирени. Направете го тоа со пакт без договор со вас.
Ако чувствувате потреба да напишете нешто кога сте вознемирени, раката напишете порака. Не внесувајте го во е-пошта, дури и ако немате намера да ја испратите пораката. Вие не би биле првите лица кои случајно го погодија "испрати" наместо "save" копчето.
Избегнувајте да испраќате Испрати да праќате лоши вести
Никој не сака да прима лоши вести и да ги прима преку е-пошта или порака може да додаде сол на раната.
Дали некогаш сте по пат на е-маил на клиент за да им кажете дека нивната нарачка е одложена? Или испрати пријател да ја извести дека не може да присуствува на нејзиниот роденден? Или како да го испратите вашиот шеф за да го предупредите дека не сте завршиле со некој проект и дека ќе го пропуштите вашиот крај?
Ако одговорот на кое било од овие прашања е да, престанете да користите е-пошта или пораки за да комуницирате со лоши вести. Користењето е-пошта или пораки за да комуницира лоши вести може да ја испрати пораката дека не ви е гајле или дека проблемот не е доволно важен за да го наведат вашето лично внимание. Кога користите е-пошта или пораки за да комуницирате лоши вести, немате начин да ја процените реакцијата на лицето. Најверојатно, луѓето ќе бидат разочарани или вознемирени. Ако не ги доставувате вестите лично, нивните чувства на разочарување може да ескалираат и да создадат уште полоша ситуација.
На крај, кога користите е-пошта или пораки во ова сценарио, ќе се појавиш кукавички. Купувачите, соработниците, шефовите и пријателите ги ценат луѓето кои имаат храброст да комуницираат лоши вести лично.
Ако не сте сигурни дали вашата порака се квалификува како лоша вест, запрашајте се: "Дали би сакал да добијам е-пошта или порака со овој тип на вести или би сакала да ја соопштам лично?". Потоа постапувајте соодветно.
Иако не постои сомнеж дека е-поштата или пораките е брзо и ефикасно средство за комуникација, тоа не е секогаш соодветно. Следете ги упатствата погоре и избегнувајте да користите е-пошта или порака кога е несоодветно да го сторите тоа.