Пример план на проект состаноци за компанијата за да започнете
Пред-планирање на проектот
Вашиот прв чекор е да го планирате планот.
Започнувате со дискутирање на настанот со засегнатите страни. Ако ова беше направено минатата година, што се случи? Што не беше во ред? Кој го менаџирал проектот и дали може да ви помогне да ги избегнете стапиците оваа година? Откако извршниот директор го назначи проектот за вас, што сака да го напушти настанот? Кога настанот ќе биде? Каде? Кој е буџетот?
Соберете колку што можете повеќе информации. Ова ќе биде скелет на кој ќе го изградите планот на проектот.
Изградба на тимот
Кои други ресурси ви се потребни за да успеете овој проект? Дали има луѓе во други одделенија кои можат да ви помогнат да го направите овој настан успешен? Што треба да направите за да добиете помош? Можете ли да прашате или дали треба да добиете формално одобрување од нивниот шеф? Колку време ти треба од нив? Кои специфични вештини ви се потребни за да ги обезбедите? Може ли некој друг да ја обезбеди таа вештина ако саканата личност не е достапна?
Бидејќи ова е состанок низ целата компанија, како може HR да помогне?
Дали ви треба помош од Одделот за капацитети? Што е со одделот за маркетинг? Дали ви треба помош во таа област?
Планирајте ја Агендата
Откако ќе знаете колку долго состанокот ќе трае, ќе почнете да ги пополнувате временските блокови. Дали ви е потребен отворен звучник? Кој ќе биде? Дали ќе ги задржите учесниците заедно или ќе ги скршите на помали групи за дел од програмата?
Колку други звучници ќе ви требаат? Кој ќе ги олесни помалите сесии ако пробиеш?
Дали настанот трае повеќе од еден ден? Како ќе го затворите првиот ден? Како ќе го отворите вториот ден?
Како ќе завршиш на крајот? Дали ви треба затворен говор? Како ќе се справи со логистиката на луѓето кои се одвиваат од хотелот доколку го резервирате?
Најди простор
Дознајте колку луѓе доаѓаат. Потоа одреди колку е голем простор што ви треба. Каде ќе се одржи настанот? Дали има простор во корпоративната канцеларија или ви треба поголем простор? Дали извршниот директор сака средбата да се одржува надвор од локацијата за да може луѓето да се концентрираат, или дали тој / таа сака да се одржи во канцеларијата за да ги минимизира трошоците?
Кои својства во вашето подрачје може да го обезбедат потребниот простор? Дали хотелот во близина на аеродромот е добар избор за да се минимизира времето на патување за луѓето кои доаѓаат надвор од градот или треба да пронајдете нешто надвор од градот што ќе биде потивок?
Што прават различни места за нивните капацитети? Што тие вклучуваат и што ќе треба да ги купите и да ги внесете? Дали тие ќе назначат поединец за вас да работат? Која е нивната политика во врска со материјалот и луѓето од надвор?
Повлечете го
Откако ќе ги согледате одговорите на барем повеќето од овие прашања, можете да започнете да го составувате планот на проектот.
Запомнете дека она што го покажуваме тука е листата на проектните задачи, само структурата на дефект на работата (WBS). Не вклучува ниту една зависност помеѓу задачите или роковите. Тие ќе бидат додадени подоцна.
Пример план на проектот за состанок на компанијата
Во Како да планираме проект со користење на основните алатки за управување со проекти , разговаравме за размислувањето зад планирањето на проектот и користејќи ги вештините за управување со проекти за време на процесот на планирање. Еве како структурата на структурата на работата на проектот (WBS) може да бара проект за планирање состанок на компанијата:
1. Пред-планирање на проектот
- Одредување на буџетот
- Разговарајте со извршниот директор за да ги утврдите целите на проектот
- Контактирајте со претходниот менаџер на проектот (PM) за совети
- Одреди ја листата на засегнати страни
- Контактирајте ги заинтересираните страни за влез.
- Воспоставување на претпочитан датум за настанот
- Определете колку звучници / презентери се потребни
- Определе колку персонал за поддршка е потребен
- Определе колку вработени ќе присуствуваат
- Наведете ги можните локации за настанот
2. Изградба на проектниот тим
- Земете претставник од маркетинг
- Земете претставник од човечки ресурси
- Погледнете дали Купувањето ќе му додели некој за да помогне
- Прашајте ја Сузан да ги обработува сите детали за звучниците
- Земете претставник од капацитети
- Распоред на состанок на проектниот тим
3. Развивање на агендата
Планирам еден ден
- Поставете го времето за почеток
- Поставете време, организирајте место и персонал за регистрација
- Поставете ја должината на утринската сесија
- Поставете ја должината на говорите
- Пресметајте го бројот на звучници потребни за утринска сесија
- Регрутира звучници
- Планирам во утрински пауза (време и должина)
- Наредете освежување на конференциската сала за време на одморот (вода, ѓубре и сл.)
- Планирајте пауза за ручек (време, должина, локација, мени, кој плаќа)
- Планирајте попладневна сесија (должина, број на звучници)
- Регрутира попладневни звучници
- Планирај го првиот ден (време, кој, должина)
3б Планирај Ден два
- Поставете го времето за почеток
- Поставете ја должината на утринската сесија
- Пресметајте го бројот на звучници потребни за утринска сесија
- Регрутира звучници
- Планирам во утрински пауза (време и должина)
- Наредете освежување на конференциската сала за време на одморот (вода, ѓубре и сл.)
- Планирајте пауза за ручек (време, должина, локација, мени, кој плаќа)
- Планирајте попладневна сесија (должина, број на звучници)
- Регрутира попладневни звучници
- План за затворање на говор (време, кој, должина)
- Наместете го времето за одјавување со хотелот
4. Планирајте го просторот
- Одреди го бројот на учесници
- Планирање на седење (редови наспроти табели)
- Пресметајте го потребниот простор
- Испитајте ги местата достапни со таа количина на простор (трошоци, локација, вклучени услуги)
- Брои бројот на звучници секој ден и вкупно
- Утврдете го бројот и видот на потребниот персонал за поддршка
- Дознајте колку слушатели / звучници / вработени ќе треба соби
- Преговарајте ги трошоците и датумите со достапни локации
- Потпишете договор со избраната локација
5. Објавување на настанот
- Да ги финализираме сите детали со локацијата на настанот
- Бидете сигурни дека учесниците се известени
- Извести ги сите говорници на тема и време за презентација / ден
- Извести го целиот персонал за поддршка на должности и смени
- Добијте RSVP од присутните
- Известувајте ги присутните за замена, доколку е потребно
6. Следете горе
- Добијте предлог говори од сите звучници
- Прегледајте ги завршните говори
- Добијте ознаки за имиња за сите присутни, звучници, персонал
- Набавете материјали и подароци за учесниците
- Повторно потврди со локацијата на настанот
7. Преглед и стапка
- Испрати анкета за задоволство на сите присутни
- Испратете го прегледот на преглед на сите говорници
- Испрати благодарам на сите говорници и персоналот
- Одржајте затворен состанок со проектниот тим
Понатамошно планирање
Распределбата на работната структура на проектот (WBS) погоре покажува примерок за планирање состанок на компанијата. Тоа е само преглед. Тимот на проектот сепак треба да работи на овие предмети и да се прошири на многу од нив. Покрај тоа, тие ќе треба да работат на времето потребно за секоја задача, релативната важност на задачите и меѓусебните односи / зависностите помеѓу задачите.