Моќта на внимателно изградениот опфат на проектот:
А внимателно одредена изјава за опсег е критично овозможување на успехот на проектот и составен дел од практиката на ефективно управување со проекти. Предности вклучуваат:
- Изјавата му овозможува на проектниот тим и на клиентот (ите) да обезбедат дека имаат заедничко гледиште за очекуваните карактеристики, квалитетот и времето на проектот.
- Обемот му овозможува на проектниот тим да може јасно да ги идентификува и да се ангажира со засегнатите страни: поединци или групи кои се под влијание на проектот и добиваат поддршка и вклучување.
- Обемот служи за да им помогне на членовите на тимот да се фокусираат само на работата што е потребна за задоволување на потребите на клиентот.
- Ако се сугерираат промени кои се надвор од границите на оригиналниот опсег, изјавата служи како водич за проценка и предлагање на модификации. Доколку промените се прифатени од сите засегнати страни, изјавата за опсегот е ревидирана.
Создавање на опфатот на проектот:
Менаџерот на проектот во врска со членовите на тимот, клиентите, извршниот спонзор и клучните засегнати страни, работи на разбирање и опишување на потребниот резултат од проектната иницијатива, често нарекуван како резултат. Овој резултат вклучува опсег на цена или прифатлив трошок кој е потврден во планирањето и оценувањето на активностите.
Исто така ги дефинира клучните карактеристики што треба да се вклучат, како и временската рамка за конечна испорака на проектот. Откако ќе се согласи клиентот, менаџерот на проектот, проектниот тим и извршниот спонзор, сите промени во изјавата за опсегот мора да се направат со внимателно контролиран и документиран процес на промена.
Каскадно влијание на опфатот на проектот за другите:
Откако изјавата за обемот или документот е договорено, вклучените работни тимови ги користат информациите во изјавата за да ја проценат сопствената работа, времето и трошоците. Колку попрецизно и точни изјавата за обемот, толку е поголема веројатноста дека работните тимови ќе произведат точни проценки и барања за ресурси.
Извештаите за обемот на проектот укажуваат на тоа што не е вклучено во иницијативата:
Не е невообичаено документот за опсегот на проектот исто така да набројува специфични елементи кои не се дел од опсегот на проектот и затоа се исклучени од работата што треба да се испорача. На пример, проект за изградба на куќа може да предвиди дека добивањето на еколошките дозволи треба да го направи сопственикот и е надвор од обемот на проектот на изведувачот кој ја гради куќата.
Влијанието на лошо изградениот проект Опфат:
Недостаток на јасност околу обемот на проектот е заеднички извор на стрес и неуспех на проектот.
Нејасен или двосмислена документација опфаќа многу прашања отворени за дебата и неинформирани пресуди, влијаат врз карактеристиките, квалитетот, времето и цената на иницијативата.
Друг предизвик со нејасен обем изјава заедно со слаби промени процеси се нарекува: опсег лази. Опсегот се случува кога барањата на клиентите и работните тимови додаваат дополнителни способности до испораката, надвор од намерите или границите на првичните планови.
Промена на опсегот:
Додека честите промени во опсегот ќе го одложат завршувањето на проектот и потенцијално додаваат значителни трошоци, постојат некои ситуации каде што е неопходно и разумно да се прилагоди обемот. Менаџерите на проектот се потпираат на процес на "управување со промени" кој ја идентификува бараната промена, ги ревидира сите соодветни проценки за времето, трошоците и оптоварувањето на работното оптоварување и го преиспитува проектот за нови ризици со оглед на промената.
Обично менаџерот на проектот и извршниот спонзор ја донесуваат конечната одлука за промена на обемот откако ситуацијата ќе биде целосно анализирана. Промените се документирани во дневникот на одлуки и потоа се пренесуваат до поголем проектниот тим.
Исто така познат како проектни потреби, цели на проектот
Примери: Обемот на проектот беше испорака на веб-страница на една страница, во согласност со проектните спецификации, во рок од 2 недели.