По дефиниција, проектите се привремени и уникатни иницијативи, за разлика од редовните оперативни активности. И додека многу фирми се потпираат на обучени, сертифицирани проект менаџери да ги водат своите иницијативи, проектните вештини се повеќе се потребни за сите професионалци.
Оваа статија нуди вовед во планирање на проект за било кој професионалец заинтересиран за усвојување на практики кои работат толку добро за професионални менаџери на проекти.
Земете време вистински да го дефинирате и планирате вашиот проект:
Раководителите на проектот разбираат дека големиот дел од вкупното траење на проектот се троши во планирањето . Многумина од нас имаат тенденција да брзаат да ја започнат работата, која во светот на проектите е слична на прескокнување читање на упатствата за тоа ново парче мебел што сте го купиле од една од тие "самите се соберат" трговците. Шансите се, брзањето да се направи работата без да се прочитаат упатствата ќе создадат сериозни проблеми во одреден момент во вашите напори.
Наместо да брзаат директно во работата, важно е да се исцртаат неколку критични прашања:
- Што точно создавате? Бидете колку што е можно поконкретни.
- Кога мора да се заврши?
- Кои ресурси (луѓе, опрема и буџет) имате пристап до, за да го завршите проектот?
Горенаведените три ставки се основните компоненти на изјавата за обем. Секој проект менаџер работи за да се разјаснат обемот пред почетокот на работата.
Определување на иницијативата за одмор на компанијата:
Извештај за опсег на примерок за партијата за одмор на компанијата може да гласи:
Нашата цел е да планираме и испорачаме забава на компанија за 100 вработени и нивните значајни други до крајот на декември, со цена да не надминуваме 10.000 долари. Нашето планирање и координација ќе се состои од 4-члениот комитет со надзор од страна на извршниот директор. Партијата ќе вклучува отворен бар, обложен оброк, десерт и забава.
Само земајќи време да се занает таа едноставна, но важна изјава нуди моќно водство за тимот вклучен во проектот. Секој ја разбира природата на проектот, временската рамка, ресурсите и буџетот.
Прекини го опсегот во дискретни блокови на работа:
Менаџерите на проектот создаваат нешто што се нарекува структура на дефект на работата за да се опише во јасни, издржани термини, целата работа на проектот која мора да биде завршена од некој во одредена временска рамка. Во ваша ситуација, работната дефект може да вклучува:
- Идентификувајте ја локацијата.
- Потврдете ја достапноста на просторијата и заклучете ја со депозит.
- Изберете ги опциите за храна.
- Потврдете ја лентата и што вклучува бар.
- Идентификувајте ги десертните опции.
- Креирајте и дистрибуирајте покани со избор на храна.
- Финализирајте избори за храна врз основа на вратени покани.
- Одлучи за видот на забавата.
- Преглед опции за забава и изберете.
- Потврдете го поставувањето на трпезаријата.
- Подароци за набавка на маса за гости.
- Координација и испорака на настанот.
Проектните менаџери ќе го развијат овој дефект на работата на проектот без размислување за ресурси или временски распоред, но повеќе во формат на бура на идеи. Откако ќе се идентификува целокупната работа неопходна за постигнување на обемот на проектот, време е да го поставите во ред, да доделите одговорности и да побарате проценки за времето и трошоците од членовите на тимот.
Креирање на План за Проектот од Работната Работна:
По завршувањето на едноставната работна дефект идентификувана на претходната страница, сега мора да:
- Потврдете дека сите главни елементи за постигнување на опсегот на проектот се идентификувани.
- Потврди кој ќе се справи со она што ќе работи и ќе создаде одговорна матрица во која ќе бидат наведени главните работни задачи на одговорната страна.
- Барање секој член на тимот да ги прегледа своите задачи, да ги утврди проценките за времето и трошоците, да ги забележи роковите, да ги сумира потребите за ресурси и да обезбеди дека тие темелно ја оцениле работата за која се задолжени.
Откако ќе се завршат горенаведените чекори, проектниот тим треба да работи заедно за да ги следи настаните во правилен редослед, забележувајќи какви било конфликти за ресурсите или потенцијалните предизвици за планирање. Забелешка: менаџерот на проектот ќе го заврши овој чекор преку развивање на мрежен дијаграм , пресметување на критичниот пат и потоа распоред на ресурси, често со помош на компјутерски софтвер.
За вашиот помал проект со користење на неформални методи, едноставен пост-тоа белешка тип пристап за поставување на предмети во низа може да биде сè што е потребно. Овој процес ќе ви овозможи да ја развиете комплетната слика за вклучените чекори и роковите за планирање и доставување одлична празник!
Нека започне работата:
Сега, кога сте одвоиле време за правилно опфаќање на проектот, ги идентификувате главните задачи, ги следите задачите и ги проценувате барањата за време и ресурси, сте подготвени да го поставите тимот да работи на нивните доделени одговорности. Вашата улога како неформален менаџер на проектот е да ја следи работата, да ги поддржи членовите на тимот и да помогне во идентификувањето и решавањето на предизвиците како што се случуваат. Еден добар менаџер на проектот редовно се состанува со членовите на тимот за да го процени напредокот и да ги идентификува и да ги управува новите ризици.
Во крајна линија:
Истите пристапи, изнесени погоре, може да се применат во било која проектна ситуација во вашиот оддел или деловна единица. Развивање на јасен опсег, идентификација на работата, доделување на ресурси, развивање на проценки и распоред, а потоа следење и контрола на работата. Вашите практики ќе бидат препознаени и ценети од страна на професионалните проект менаџери на вашето работно место и вашите резултати ќе бидат многу подобри отколку едноставно да скокаат во работата без да размислуваат. Најдоброто од успехот со вашата следна иницијатива!
-
Ажурирано од Арт Пети