Додади во реалноста дека проектите се како ние иновираме; како извршуваме стратегија и како ја градиме инфраструктурата и способностите на нашата организација, очигледно е дека високите лидери мора да сторат сé што е во нивна моќ за да ги поддржат проектните менаџери на нивната фирма.
Еден од најважните фактори за промовирање на успехот на проектот е присуството на ефикасен ангажиран извршен спонзор. Оваа позиција одамна е поврзана со успехот на проектот во индустриските студии, но сепак преглед на литературата во која се опишуваат актуелните практики околу спонзорството сугерираат дека имаме долг пат да го институтираме присуството и практиките на улогата на спонзорот во нашите организации. Малку контекст е соодветен. Прво, да ги разгледаме основните одговорности на спонзорот.
Примарни одговорности на Извршниот спонзор на проектот
- Преземе одговорност за исходот на проектот. (Оваа точка често се опишува како заедничка одговорност со менаџерот на проектот.)
- Повелбата на проектот и давање овластувања на менаџерот на проектот и членовите на главниот тим.
- Поддршка на проектниот тим за ресурси и видливост.
- Обезбедување на присуство и поддршка на ефективни вредности на тимот, вклучувајќи одговорност и транспарентност.
- Поддржете го тимот пред извонредни потешкотии.
- Тренер на менаџерот на проектот.
- Да го одбраниме проектниот тим против мешање на организацијата.
Што се случува кога извршниот спонзор е надвор од сликата
Во отсуство на поддржувачки извршен спонзор, сите горенаведени одговорности паѓаат на веќе преоптоварениот менаџер на проектот, кој вообичаено нема пропусниот опсег и политички ефект за да ги исполни овие задачи.
Недостатокот на ефективен спонзор го зголемува ризикот од проблеми со проектот, вклучувајќи, но не ограничувајќи се на: неуспех, субоптимални перформанси во однос на времето, цените и квалитетот цели и зголемени превирања во тимот.
Едноставно кажано, присуството на ефективен извршен спонзор е позитивна разлика во однос на сложената работа за донесување на нашите најважни привремени и уникатни иницијативи за успешен заклучок. Со оглед на очигледната важност на улогата, може да биде разумно да се претпостави дека повеќето организации сериозно ја сфаќаат работата со извршните спонзори. За жал, малку време поминато во реалниот свет сугерира поинаку.
Поглед во тоа како нашите организации ја третираат улогата на извршен спонзор
Како дипломски инструктор за управување со проектен менаџмент, имам среќа да редовно учам за практиките за управување со проекти на работодавачите на моите студенти во главната метрополитенска област. Од Fortune 100 компании до мали, претприемачки стартап и не-за-профит, претставените организации се пресек на нашата економија.
Додека би било разумно да се очекува во оваа ера кога практиките за управување со проекти се добро утврдени дека повеќето фирми ќе покажат зрели практики околу улогата на извршниот спонзор, всушност, ситуацијата е токму спротивната.
Неколку ненаучни наоди од мојот годишен неформален преглед на МБА студенти за улогата на извршниот спонзор во нивните фирми:
- Во просек, повеќе од педесет проценти од студентите ја опишуваат нивната фирма како да немаат формални практики околу извршен спонзорство.
- Малку фирми имаат формализирана обука или стандардизиран опис за улогата и одговорностите на спонзорот.
- Сè уште немав еден студентски извештај дека неговата фирма обезбедува обука за нивните извршни спонзори.
- Постои малку конзистентен договор за одговорноста на спонзорот за успех во проектот.
- Кога учениците ги интервјуираат проект менаџерите во нивните фирми за нивното задоволство од работата и поддршката на нивните спонзори, мнозинството од испитаниците изразија фрустрации.
Преглед на поформализирани истражувања од индустриски здруженија и приватни консултантски фирми ја зајакнува општата валидност на влезот од моите студенти.
И додека сегашната состојба на практиката на извршно спонзорство може да остави простор за подобрување, менаџерите на проектите немаат друг избор освен да продолжат со своите иницијативи. Сепак, постојат неколку чекори што менаџерите на проектот може да ги преземат за да регрутираат многу потребна извршна поддршка.
Како да добиете извршна поддршка за вашиот проект
- Регрутирајте го спонзорот. Ако вашиот проект има стратешки импликации за вашата фирма, или директно за клиентите или индиректно преку овозможување на поефикасни и поефективни внатрешни активности за поддршка на клиентите, треба да ангажирате спонзор. Работете директно со вашиот извештај-до-менаџер или раководител на вашата канцеларија за управување со проекти за да ја зајакнете важноста на проектот и да побарате помош. Нагласете ја улогата и одговорностите на спонзорот како што е наведено погоре, и укажуваат на индустриски истражувања кои корелираат успех на проектот и ефективно спонзорство.
- Обучете го вашиот спонзор. Нагласете ја улогата како стратешка, не тактичка или како фигура. Повеќето директори доаѓаат во улога на спонзор без формална обука или дури и контекст за нивните одговорности. Додека сте во малку непријатна улога во обуката на извршната власт, повеќето од овие лица ќе го ценат вашиот контекст и насоки. Прашањата за одговорност, зајакнување на вредностите и заштита на тимот треба да бидат ваш примарен фокус кога ќе се вклучите во вашиот извршен спонзор.
- Активно вклучете го и вклучете го вашиот спонзор. Најдобар проект менаџер / извршен спонзор односи се многу интерактивни. Важно е двете страни да воспостават јасен протокол за комуникација за ажурирање на проектните активности, како и обележување и реагирање на итни случаи. Раководителот на проектот треба да го поттикне извршниот спонзор да одвреме-навреме да присуствува на состаноците за статусот или тимот, за да покаже вистински интерес и да служи како активна навивач на организацијата за успесите на тимот.
- Побарајте поддршка од тренерот од вашиот спонзор. Секогаш е корисно да имате некој што има повеќе искуство отколку да гледате и да нудите конструктивни и позитивни повратни информации и тренинг за вашата изведба. Нека вашиот спонзор знае дека го поздравувате овој влез во вашиот диск за да се подобри, и кога ќе биде примен, прифатете го благодатно.
- Посветен на спонзорот внимателно за големите проблеми . Бидете внимателни да не го гледате или третирате вашиот спонзор премногу за тактички прашања. Највисоко и најдобро искористување на спонзорот е за помагање на безбедни ресурси; служејќи како портпарол на проектниот тим до пошироката група за управување и помагајќи да ги зајакнете основните вредности на тимот. Постои балансирање чин кој менаџерот на проектот мора да го почитува кога размислува за привлекување на спонзорот во тимски активности.
Во крајна линија
Улогата на извршниот спонзор е еден од важните делови на загатката за успех за проектните иницијативи. Успешните раководители на проектот разбираат колку е важна оваа улога и се работи за да се добие поддршка на извршната власт на вистинско ниво и интензитет. Ако улогата на спонзорот е отсутен или нејасен, земете го на себе да ги регрутирате и обучите вашите извршни спонзори за да ги поддржите вас, вашиот тим и вашата фирма за успех.