И како можеш да ги изградиш
Сте слушнале за книгата на Стефан Кови, The 7 Habits of Highly Effective People . Денес, да ги разгледаме 10-те навики кои ги споделуваат многу успешните проект-менаџери.
Сум видел овие навики да се споменуваат одново и одново во процените на работата и во прегледите на крајот на проектот, каде што клиентот, тимот или спонзорот нуди повратни информации за менаџерот на проектот.
Вие не треба да имате 10 години искуство за успешно испорачување во секое време. Со менување на вашите навики и четкање на вашите вештини, вие драстично може да ги подобрите шансите вашиот проект да биде успешен (и да си дадете помалку стресно време на работа).
И во ниеден посебен ред (освен број 10) нека започне!
Користење на вистинскиот тим
Најефективните и успешни раководители на проекти ги знаат способностите на членовите на тимот. Тоа значи дека тие можат да ја распределат вистинската работа на вистинските луѓе.
Користењето на погрешен ресурс на задача може да доведе до тоа да потрае подолго или да се направи лошо. Тоа ви помага да ги знаете предностите и слабостите на поединците кои работат со вас, така што најдобро можете да ги доделите на проектните задачи.
Управување со проектни проблеми
Сите проекти од време на време ги ублажуваат проблемите. Успешните раководители на проекти не дозволуваат тоа да се грижи за нив. Тие ги знаат процесите за управување со проблемот и како најдобро да се справат со проблемите што се појавуваат.
Можете и вие да го направите тоа. Откако ќе знаете како да оцените проблем со проектот, ќе најдете дека менаџирањето со проблеми станува лесна навика да се вклучи во вашата неделна рутина. Поставете некое време настрана за да одите низ дневник за прашања секоја недела, и наскоро ќе откриете дека е лесна работа да останете на врвот на проблемите со управување.
Справување со промените
Проектите се дизајнирани да ги променат работите, но таквата промена се случува со другите луѓе! Потешко е да се управува со промените што се насочени директно на проектниот тим, нарушувајќи го деталниот распоред на проекти и создавање нова работа и цела куп ажурирања на документацијата.
Успешните менаџери на проектот имаат процес на управување со промени што го следат. По дефинираните чекори полесно е да се претвори некое дејствие во навика, бидејќи е структурирана и повторувачка.
Процесот на управување со промени изгледа вака:
- Добијте информации за промената
- Проценка на промената
- Утврдете колку ќе работи работата за промена
- Подгответе препорака за тоа дали вреди да се оди напред.
Потоа добивате одлука од вашиот спонзор за тоа дали треба да ја вклучите промената или не.
Забелешка: Вие може да одобрите некои мали промени се додека тие се во рамките на вашите нивоа на надлежност и авторитет.
Успешните раководители на проекти знаат дека справувањето со промените е дел од работата и тие имаат план да се справат со нив како и кога ќе се појават.
Управување со трошоци на проектот
Многу е веројатно дека вашиот проект ќе направат трошоци, дури и ако немате целосна контрола врз торбичките за чанта. Да се биде во можност да управувате со финансиски елементи во вашата контрола мора да биде навика.
Ако не го пристапувате редовно и рутински, ќе најдете дека работата станува толку голема што е невозможно да се направи добро.
Фантастични проектни менаџери остануваат на врвот на трошоците со системи за поднесување кои работат за фактури, цитати и проценки. Добијте навика да го користите софтверот за буџетирање (дури и ако тоа е само табеларна пресметка).
Вие не можете да управувате со вашите проектни трошоци додека не планирате што ќе потрошите. Прочитајте го ова за тоа како да креирате буџет за проектот за да можете да започнете.
Тимско Градење
Проектниот тим, најверојатно, нема да работи за вас, па зошто тимбилдинг е дел од навиките на успешни менаџери на проекти?
Тоа е затоа што ви се потребни за ефикасно да работат заедно и ви се потребни индивидуи кои се вклучени во проектот за брзо да дојде до точка каде што тие се доверливи еден на друг. Го добивате тоа преку градење на тим.
Внимавајте во ситуации во кои вашиот тим се распаѓа. Насилно однесување , особено, е неприфатливо.
Разбирање на процеси
Шестата навика на многу успешни проект менаџери е дека ги разбираат процесите кои постојат во нивната сфера на контрола.
Тоа значи дека знаат кои постапки треба да се следат. Тие не трошат време обидувајќи се да работат како да напишат деловен случај, бидејќи знаат дека постои процедура за тоа и тие можат да ги следат чекорите.
Најуспешните проектни менаџери не се робови за обработка. Тие знаат кога вистинската работа е да го следат процесот. Тие знаат кога е подобро да ги промените малку за да ги направат задачите сеопфатно полесни за секого. Пример за тоа би бил да се отстрани бирократијата од мал проект со тоа што ќе се прилагодат процесите соодветно.
Ажурирање на распоредот
Распоредот на проектот не треба да се остави на случајност, а најуспешните проектни менаџери ќе направат навика редовно да ги проверуваат нивните распореди за точноста и да ги ажурираат.
Има многу начини за следење на напредокот на вашиот проект, но најважно е тоа што го правиш! Ако се борите да ја направите оваа навика свој, а потоа закажете краток состанок во вашиот дневник со себе и со вашиот распоред еднаш неделно. Користете го истото време секоја недела и земајте 30 минути за да ги разгледате каде сте и каде што треба да бидете. Направете потребни амандмани, кажете му на тимот и продолжете со проектот.
Забелешка: Ако промените во распоредот влијаат на крајниот датум за проектот или на датумот на испорака за големи пресвртници, тогаш разговарајте со вашиот спонзор. Вие не треба да ги менувате основите на вашиот базичен план без да одите преку формален процес на одобрување.
Управување со проектниот ризик
Знаењето што треба да го вклучите во вашиот регистар за ризик е едно, но редовно го разгледувате и дејствувате на ризиците покренати е нешто различно.
Не е доволно да го користите почетокот на вашиот проект за да ги идентификувате ризиците, а потоа да не размислувате за нив повторно. Управувањето со ризикот треба да биде дел од вашите навики на проектот, бидејќи без него ќе најдете дека ризиците се претвораат во проблеми и создаваат проблеми за вас.
Тоа е друга област каде што стандардните процеси и резервацијата на редовни слотови да направат преглед на ризикот може да помогнат. Можете да го вклучите како дел од состаноците на вашиот тим. Направете навика да ги прегледате вашите ризици со тимот, да ги затворите сите кои веќе не се закана и да планирате акции за оние кои сакате да ги ублажите.
Време за следење
Проектните менаџери знаат многу за управувањето со времето на проектот , но тоа е во доменот на распоред и планирање. Она за што зборуваме е следење на времето на поредовна, дневна основа. Зборуваме за временските листови.
Проектните тимови често не сакаат да ги користат временските списоци ако претходно не го сториле тоа. Многу софтверски алатки за управување со проекти имаат време за следење својствени на производот. Тоа може полесно да го претстави прекинувачот кон следење на времето како тим.
Без разлика дали или не го следите времето на вашиот тим (што е препорачливо), важно е да знаете каде што вашиот пат оди во еден ден. Треба да се направи навика да се задржи забелешка за тоа како ќе потрошите вашето време. Тоа ќе ви помогне да разберете дали го поминуваат времето за приоритетни задачи за проектот. Можеби мислите дека сте, но дали сте? Временските листови или временото снимање на некоја форма ќе помогнат, дури и ако тоа е само еден час дневник на бележник.
Доставување на промени во бизнисот
Конечно, навиката што ги прави менаџерите на проектите најуспешни е нивната способност да ги изедначат излезните резултати на проектот со деловните резултати. Вашиот проект беше дизајниран да постигне нешто неверојатно за компанијата, а вие сте го направиле тоа. Одлично.
Но, ако корисниците не го користат вашиот производ или софтверот брзо паѓаат надвор од датумот или клиентите не се толку изненадени колку што сте, тогаш вашиот проект е губење на време.
Најуспешните проектни тимови се осигураат дека знаат за кои бизнис цели тие имаат за цел. Тие градат решение кое го испорачува тој бизнис на одржлив начин. Она што го испорачуваат кога проектот завршува е целосно искористен и целосно усвоен од страна на клиентот. Тоа е успех затоа што е изграден за да биде успешен од самиот почеток.
Разбирањето на деловните цели е клучен критериум за секој менаџер на проектот кој сака да влијае на клиентите и заинтересираните страни. Ако можете да покажете дека сте дале нешто од вредност, тогаш е лесно да се покаже влијанието кое го имате и вредноста што ја донесувате во компанијата.
Направете навика да ги прашувате вашите засегнати страни каква бизнис вредност тие очекуваат и како тие сакаат да користат што и да е, што вашиот проект им ги дава за нив. Разговарајте со нив за тоа како го дефинираат успехот. Можете да го изградите ова во повторлив процес на почетокот на секој проект.
Колку навики за успех имате?
Откако ја прочитавте листата, колку од овие навики веќе имате? Веројатно постојат работи кои што ги правите денес и другите, за кои знаете дека треба да направите повеќе напори да правите редовно. Добрата вест е дека создавањето на нова навика е релативно лесно ако сте посветени на тоа. Наскоро овие работи ќе бидат втора природа и ќе бидете добро на пат да бидете еден од најуспешните проект менаџери во вашата компанија.
Кои од нив ќе почнат да работат и да се изградат во вашата неделна рутина?
Понатамошно читање
Препорачувам да го прочитате Моќта на навиката од Чарлс Духиг.