Клуч за управување со состанокот - застанете PAT
Некои менаџери користат PAT
пристап кон состаноци, бара П р у р а, А род и Т рамка. Вооружување на учесниците со овие критични точки на контекст пред сесијата гарантира дека луѓето се појавуваат подготвени да учествуваат и да ја поддржат целокупната намера на состанокот. Јасен преглед на PAT помага да се обезбеди продуктивна сесија.
Треба да бидете во можност да ја дефинирате целта на состанокот во најмногу 1 или 2 реченици. "Овој состанок е да ја планирате новата маркетинг кампања" или "овој состанок е да се разгледа новата политика на испорака за справување со враќањата". Целта им помага на сите да знаат зошто се таму, што треба да се направи, и како да се води напредок и да се вози за заклучок.
Поставете дневен ред. Наведете ги предметите што ќе ги разгледате / разговарате / проверете. Сакам да назначам временска граница за секоја точка од агендата (види подолу) и да го идентификувате лицето кое е одговорно за модерирање на дискусијата. Постави временска рамка; во најмала рака постави почеток и крај време.
Исто така, препорачувам да го поставите времетраењето за секоја ставка во дневниот ред. Овие треба да се вкупно во целокупната временска рамка на состанокот.
Започни ги состаноците на време
Ако работите во една од тие култури каде што луѓето се навиваат на состаноци до пет или десет минути по закажаното време за почеток, време е да започне нов тренд.
Една фирма ги охрабрува своите менаџери да ја затворат вратата во закажаното време на започнување, а оние кои доцнат не се добредојдени да присуствуваат. Додека ова може да биде многу драконски отколку што треба да се однесувате, вие не треба да се плашите да доведете состанок за да нарачате, да ја разгледувате целта и да ги потврдите очекувањата и времето.
Немојте да чекате да се појави штрајкувачите. Кога некој ќе пристигне доцна, немој да се вратиш назад и да видиш што е веќе покриено. Продолжете со темите за состаноци. Ова ќе биде непријатно за штрајкувачот и ќе ги подобри шансите на него / неа да пристигне на време на следниот состанок.
Ако организаторот / спонзорот на состанокот не се појави навреме, сметајте дека средбата е откажана и се враќате на работа. Пет до седум минути чекање е разумно. Коефициенти се, организаторот на средбата наиде на неочекувана тешкотија и би сакал да не губите време кое го чекате.
Задржете го состанок на тема
Добра практика е да му доделите некоја улога на одржување на сите на вистинскиот пат за време на состанокот. Премногу често, дискусиите лебдат и потоа се деградираат до вител на мислења, идеи, факти и емоции. Наместо тоа, назначете ја улогата и информирајте ги сите присутни дека оваа личност ќе интеркритира ако и кога дискусијата ќе се исклучи од дневниот ред и конкретниот предмет на дискусија.
Во некои фирми, оваа улога се нарекува "Traffic Cope", во други, "Тема чувар". Без оглед на етикетата, улогата е исклучително корисна во зајакнувањето на ефективноста и продуктивноста на вашите состаноци.
Ако се појават дополнителни теми кои се надвор од агендата, но се важни за дискусија, тие треба јасно да бидат фатени и ставени во "паркинг" за идно разгледување и дискусија или за дискретен состанок. Сопственикот на состанокот го задржува правото да дозволи малолетни дискусии ако ја поддржува целата цел на состанокот.
Чувајте и дистрибуирајте ги белешките за состаноците / записниците
Некој, освен организаторот на средбата, треба да води записник од состанокот. Добрата снимка од записникот ќе вклучува:
- Време на состанокот, датум, локација
- Опис на целта
- Копија од дневниот ред
- Листа на учесници и листа на оние кои не присуствуваа
- Детален збирен список на заклучоци, акција предмети, одговорности и датуми за завршување. Многу известувачи ја користат агендата како водич за наведување на заклучоци и акции.
- Планиран следен состанок ако навистина е потребно.
Идеално, дистрибуирајте ги белешките за состанокот колку што е можно побрзо по завршувањето на состанокот и апсолутно во рок од еден работен ден. Записникот и белешките служат како важен потсетник за учесниците, како и извор на информации за другите заинтересирани страни или за оние кои го пропуштија состанокот. Минутите се одлична алатка за поткрепа за потсетување на луѓето и тимовите на нивните посветени активности.
Крајна линија за сега:
Можно е дека состанокот ќе резултира со позитивен исход, помагајќи да се движат проектите и луѓето напред, едноставно не сметајте на тоа. Некои трудољубивост и намерно зајакнување на техниките за управување со состаноците ќе ги подобрат вашите шанси за одличен резултат.
-
Ажурирано од Арт Пети