Сепак, понекогаш само треба да се сретнеме. И да, има некои одлични совети на експертите за управување со времето, контрола на агендата и правила на ред.
Фокусот овде е малку поинаков, нудејќи некои обиди и вистински насоки кои ќе им помогнат на менаџерите да претворат пет заеднички типови на состаноци во безболни и продуктивни настани.
Пет заеднички решенија
1. Елиминирање на смртта со ажурирања "околу табелата" . Го знаете овој состанок. Cram осумнаесет луѓе во една соба, а потоа бараат секоја личност да делат ажурирање што обично звучи како обид да се оправда нивното постоење и да се направи случај за нивното заробување во големата сала на вработените во славата. Извршни директори и високи лидери се познати по тоа што ги одржуваат овие состаноци, наивно верувајќи дека ова е одличен начин за секого да слушаат што се случува во фирмата. Во реалноста, луѓето најчесто се мешаат и се фокусираат на планирање на сопствено ажурирање што никој нема да го слуша.
Наместо тоа: Со сите средства, заедно со своите врсници, членовите на тимот или клучните колеги, но не подлегнувајте на пристапот "околу масата". Нуди информации за исклучок.
Сподели релевантни вести, вклучително и финансиски резултати, голем клиент победи или надградби на организациите ширум иницијативи. Исто така, ја прошири понудата за поединци да покренуваат важни прашања. Ако нешто се забележи и не е широко познато, некој треба да го сподели. Ако една група има потреба од помош од друга група, подигнете го барањето.
Во спротивно, немојте да ги принудувате сите учесници да ги споделат.
2. Состанок за статусот воопшто. Овие можат да бидат брутални временски убијци, особено кога се заклучуваат како повторувачки настани и се слабо управувани.
Наместо тоа : Никогаш не свикајте средба за нешто што можете да го погледнете. Подобрете ги технолошките алатки на денот за да ги осигурите вашите работни тимови да одржуваат моментално и видливо ажурирање на статусот, каде што секој може да го види со кликнување на глувчето. Ако мора да се сретнете го прекинате планираното време за состаноци на половина, користете агилни пристапи и да стартувате кратки сесии за застанување. Бидете драконски за дигресиите и одвлекувањата што ги издолжуваат овие сесии. Се фокусира на статусот на споделување и бара од луѓето да се справат со проблемите надвор од овој форум.
3. Неструктурирани состаноци на КОЛЕКТИВНО напад. Повеќето состаноци со КОЛЕКТИВНО напад се толку слабо олеснети што завршуваат сузбивање на идеи, поддршка на идејата на шефот или создавање на одлични листи на кул работи на пост-неговите, кои никогаш не се слушнаа ниту пак повторно се гледаат.
Наместо тоа: да работиш да ја дефинираш темата на КОЛЕКТИВНО напад и да ја споделиш со поканети пред сесијата. Собирајте ги своите придонеси и ги консолидирате и објавувате или споделувајте без припишување на идеите. Користете ја сесијата во живо за да скокате и да ги надградувате доставените идеи, додавајќи на листата.
Спротивставете го потребата да ги оцените идеите во оваа сесија. Вклучете други техники со кои се минимизираат притисоците од социјализацијата, како што е пишувањето на мозокот. И пред сè, да ги консолидирате идеите и да создадете процес за нивно оценување, како и да ги архивирате за лесна групна референца во идни сесии и ситуации.
4. Оперативни прегледи кои ја прават инквизицијата да се скроти. Ако некогаш сте ја доживеале сесијата каде што лидерот на состанокот - обично извршен директор - се фокусира на било која функција која се бори или ја бара слабата точка во презентацијата на сите, а потоа ги пренесува гласниците безмилосно, знаеш како е деструктивен овој формат. Не го овековечуваме овој процес.
Наместо тоа: да ги задржи длабоките функционални нуркања и корпоративните проктолошки прегледи приватни и да се фокусираат на споделување на клучните оперативни показатели, проблеми и можности.
Состанокот на групата не е време или место за отстранување на неразвиена област или поединец. Поставете следното состаноци на самото место, но не подложувајте на другите на вашето видливо вкрстено испрашување за ова прашање. Не се повлече од одговорноста за подобрување, туку ја елиминира суровоста и она што се однесува на јавното срамно од репертоарот за управување со состанокот.
5. Средби со кои се покренуваат прашања кои бараат спонтани одлуки. Чудно или иронично, салата за состаноци е едно од најлошите места за брзи одлуки . Покренување на проблем за прв пат и повикување на одлука ги става луѓето на самото место, и тие ќе ве навредуваат за користење на овој пристап.
Наместо тоа: Работете непрестајно пред состаноците на групите за да ги вклучите клучните чинители за прашања и опции. Поднесете го нивниот придонес, да ги понудите вашите перспективи и да работите да ги споделувате заедничките интереси. Користете го форумот за состаноци за да ги проверите интересите на засегнатите страни и да ги идентификувате нивните препораки. Додека вие сеуште не можете да добиете непосредна одлука без друг чекор или два, ќе ги зајакнете работните односи со вашата предсесионна работа.
Крајна линија за сега:
Ние сме комунални суштества по природа, па дури и со различни технолошки алатки кои ни овозможуваат да се поврземе без да сме на истото место, понекогаш, тоа само помага да бидеме лице-в-лице. Успешно размислете го овој пат и покажете ја вашата почит за учесниците преку производство на состаноци со кои ќе се минимизираат инвестициите во време и ќе се зголеми висококвалитетната размена на информации во средина која не е загрозувачка.