Како и кај сите досиеја на вработените, ограничете го пристапот, освен на оние кои треба да знаат
Датотеката за плата им овозможува на сметководствениот персонал да го плати работникот без пристап до доверливи информации на вработениот. Сметководствениот персонал може да води евиденција за плати кога има смисла за плаќање на работникот.
Во случаи кога платен список и сметководство се аутсорсирани, ова е уште повеќе препорачана практика за евиденцијата за плати на работникот.
Датотеката со плата ја ограничува достапноста до доверливи информации за вработените. Датотеката за плата на вработените им овозможува на сметководствениот и финансискиот персонал да има информации што им се потребни за да му платат на работникот на корисна локација. Локацијата треба да биде безбедна и надвор од дофат на сите други вработени.
Треба да импресионирате на сметководствениот персонал фактот дека информациите во платните списоци се доверливи и не треба да се делат без дозвола и знак од персоналот за човечки ресурси. Ниту сметководствениот персонал не треба да споделува никакви информации за подигнувања на вработените, промоции, бонуси и други информации што се доверливи за вработените.
Човечките ресурси не треба да го следат пристапот на сметководството до вработените датотеки за плати. Како што е препорачано за поврзани датотеки на вработените, како што се персоналот и медицинските досиеја, треба да го ограничите пристапот до датотеката со платен список.
Само луѓето кои треба да ги имаат информациите за да ја завршат својата работа треба да ја видат содржината.
Содржина на датотеката за вработените Даноци
Ова е предложена, но не целосно сеопфатна, листа на она што спаѓа во датотеката за плата на вработените.
- Понуда писмо потпишано од страна на вработување менаџер, човечки ресурси, и вработен
- Платно овластување потпишано од страна на човечки ресурси и менаџер за вработување кога постои договор за вработените
- W-4 образец
- Документи и овластувања кои се однесуваат на било која корист на вработените која вклучува одбивање на плати
- Форма за овластување за директен депозит
- Обработени временски сметководствени форми
- Часовници неделно
- Временски часовник, каде што се користи
- Евиденција
- Барања за надомест на трошоци, вклучувајќи документација и потврди за патни и други авторизирани трошоци
- Формулари за надомест на школарината и потврди за плаќање, книги и слично
- Плаќаат однапред барање формулари
- Документи за заем на компанијата и распоред за плаќање
- Наредби за укинување и евиденција
- Овластување за ослободување на приватни информации
- Документација во врска со секој вработен подигне
- Документација поврзана со било кој бонус , делење на профит или признание
- W-2 форми
- Овластување за какви било други активности што ги дозволува вашата компанија
Исто така познат како датотеки на вработените, евиденција на вработените, досиеја за човечки ресурси, документација
Сузан Хитфилд ги вложува сите напори да понуди точни, заеднички чувствителни, етички совети за управување со човечки ресурси, работодавач и работно место на оваа веб-страница, но таа не е адвокат. Содржината на сајтот не треба да се толкува како правен совет. Веб-страницата има светска публика и закони за вработување и прописи кои се разликуваат од држава до држава и земја до земја, така што статиите не можат да бидат дефинитивни за сите нив за вашето работно место.
Кога се сомневате, секогаш барајте адвокат. Информациите на сајтот се дадени само за насоки.