Паметни работодавци Одржуваат 4 различни датотеки за евиденција на вработените
Лични досиеја за евиденција на вработените
Да се одржи персонален документ за секој вработен. Овие досиеја за персонал содржат доверливи документи и се управуваат и одржуваат од страна на персоналот за човечки ресурси.
Персоналните досиеја се главните записи на вработените кои ги користат работодавецот, вработениот и менаџерот на вработениот, во некои компании.
Во други - и ова е препорачаниот приод - пристапот до персоналот на персоналот досие е ограничен на човечки ресурси и работникот под надзор.
Типични документи во персонален документ вклучуваат апликација за вработување , образец за контакт за семејство, документирана дисциплинска акција, резиме, потпис на вработен прирачник за вработени, потписник на работното место, периодична проценка, оценка на работата или перформанси план за развој, сертификати за обука и докази за присуство, како и тековни лични информации за контакт за секој вработен.
Не сите досиеја на персоналот ги содржат истите документи, но секоја датотека на персоналот има некои документи кои се исти. Документацијата за перформансите на вработениот не припаѓа во досието за персонал, освен ако не е оправдано дисциплинска постапка, награда или друг знак на исклучително достигнување.
Ваквите секојдневни белешки за изведба спаѓаат во датотеката што менаџерите ги следат перформансите, целите и придонесите на своите вработени.
Даночни датотеки на записи на вработените
Датотеките за плати, исто така, одржуваат записи за вработените Датотеките за плати содржат историја на работните места, одделенија, промени во надоместокот, украси, заеми и други информации од суштинско значење за плаќање вработен и чување на копија од историјата на компензација на вработениот.
Датотеката за плати исто така ќе ја содржи историјата на владините форми, како што се W-2, W-4 и документите за задржување на социјално осигурување кои ги пополнува работникот. Датотеката исто така ќе ги содржи информациите за надоместоците за вработените и дозволата за повлекување на плаќањата од платата на вработениот.
Медицински Датотеки на Евиденција на вработените
Службеното досие за вработените исто така го одржува работодавецот. Евиденцијата на вработените во медицинската датотека не е достапна за никого, освен за лицата назначени за човечки ресурси и за вработениот чија евиденција се задржува во досието. Медицинските досиеја содржат докторски белешки, документација за апликација на FMLA, информации за тестови на дрога, потребни физички информации и друга таква документација што се однесува на медицинско здравје на вработениот или член на неговото семејство.
Медицинските досиеја, заради доверливоста на евиденцијата на вработените, добиваат највисок степен на безбедно складирање и доверливост. Препорачливо е медицинските датотеки да се чуваат во фиоки за заклучени фајлови кои се заклучени во просторија што не е достапна за вработените, освен вработените со назначен кадар.
I-9 Датотеки на Евиденција на вработените
I-9 Дава досие за вработени во куќата што се одржува за сите вработени во една датотека која е одделена од други записи на вработените.
Работодавците го задржуваат овој записник на вработениот одделно од други записи на вработените за да ја задржат доверливоста на вработените од владините службеници и други лица кои имаат овластување да ги разгледуваат вработените I-9 .
Одржувањето на I-9 на посебна локација ќе осигури дека ако сте избрани за преглед на датотека од Сојузна I-9, државните службеници нема да имаат пристап до било која друга евиденција за вработениот или нејзиното вработување со вашата организација, со исклучок на реалните I-9 форма. Овие истраги се зголемуваат секоја година, па бидете сигурни дека вашите вработени имаат правилно пополнети формулари од I-9 или можете да бидете предмет на парични казни и потенцијално време во затвор.
Пристап до евиденција на вработените од страна на вработените
Вработените можат да ги видат своите записи за вработените контактирајќи се со персоналот на персоналот во текот на нормалното работно време.
Ниту еден вработен не смее да го смени или отстрани документот во неговите или нејзините евиденции кои мора да се гледаат во присуство на лице со хумани ресурси.
Треба да имате политика за гледање на персоналот на персоналот во вашиот прирачник за вработени и следете ги неселективно во однос на барањата на вработените за да ги видите нивните датотеки.
Ако работникот испрати писмено барање за копија од нивната кадровска евиденција откако ќе го напушти вработувањето, ќе треба да им испратите примерок.
Повремено, ќе се сретнете со еден вработен кој е сомнителен за тоа каков вид на евиденција на вработените ги задржува одделот за човечки ресурси. Ова се вработените кои најверојатно ќе побараат копија од нивните досиеја на вработените. Повторно, без дискриминација , направете копија од датотеката и испратете ја. (Најверојатно ќе добиете повратна информација дека вработениот бил изненаден од тоа колку малку документација го задржува персоналот со хумани ресурси.)
Во некои јурисдикции, законски е да се наплати на работникот за трошоците за дуплирање и испраќање на датотеката.
Одрекување: Ве молиме имајте предвид дека обезбедените информации, иако авторитативни, не се загарантирани за точноста и законитоста. Веб-страницата ја чита светската публика и законите за вработување и прописите варираат од држава до држава и од земја до земја. Ве молиме побарајте правна помош или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашата правна интерпретација и одлуки се точни за вашата локација. Овие информации се за водство, идеи и помош.