Креирај RFP што ќе добие резултати
, понекогаш се нарекува RFP или RFQ за "барање за понуда", е документ што компанијата издава кога сака да купи производ и сака да ги направи своите спецификации достапни за јавноста. Ова е обично случај кога неколку компании ќе конкурираат за работата или работата и поканува поконкурентни цени. Но, вашиот напор може да произведе понуди кои се губење на вашето време, или уште полошо, нема никакви понуди, ако не го подготвите правилно.
Еве како да се обрати за тоа за најдобар успех.
Ниво на тешкотија: Просечно
Потребно време: Често се потребни неколку дена
Еве како:
- Дали вашата домашна задача: Дознајте што ви треба, што сакате и што е можно пред да почнете да го пишувате вашето RFP. Не издавајте RFP за машина која може да произведе 1.500 додатоци на час, ако никогаш не сте продале повеќе од 25 месечно. Нема смисла да се издаде RFP за летачки автомобил кога еден гласник може да помине низ сообраќај исто толку брзо на велосипед.
- Разликувајте помеѓу вашите потреби и желби: Ако сакате да купите некоја апликација која може да пренесува слики меѓу седиштата и вашите комбиња на работната страница, може да го наведете бројот на слики што ви требаат за секунда, максималната големина на сликите што ви се потребни и потребната резолуција. Секако, би било убаво да ги имам сликите во боја, но дали е тоа навистина потребно? Ако навистина барате одреден специфичен, користете зборови како "волја", "ќе," и "мора." Ова покажува дека ова се барањата. Спецификациите кои се само "сака" треба да се идентификуваат со зборови како "може," "може," и "опција".
- Одлучи што ќе изгледа победникот : Предлозите што ги добивате како одговор на вашиот RFP ќе се разликуваат. Секоја реагирачка компанија ќе има различни предности и слабости. Некои ќе се фокусираат на најниските трошоци. Други ќе се префрлат на најдобар квалитет . Сепак, другите ќе понудат комплетна функција. Одлучете се пред она што го барате - најниска цена, најбрза испорака или некоја комбинација од двете.
- Организирајте го документот : Се што ќе пишувате за бизнис треба да му се даде голема мисла и треба да се организира. Преглед е добро место за почеток. Како минимум, ќе ви бидат потребни делови за вовед, барања, критериуми за избор, временски рокови и процес. Многу од овие делови ќе имаат под-секции.
- Напишете го воведот : Ова е местото каде што ќе им објасните на потенцијалните понудувачи зошто го објавувате RFP и што се надевате да го постигнете со тоа. Воведот може исто така да содржи резиме на клучните точки од другите делови, вклучувајќи го и датумот на достасување. Воведувањето на RFP за систем за пренос на слики може да прочита нешто слично: "Компанијата XYZ бара предлози за високо сигурен, лесен за користење систем кој може да пренесува слики од главната канцеларија до комбиња насекаде во метрополитенската област. мора да бидат примени до понеделник, 5 март 2007 година, во 8 часот наутро.
- Објаснете барања : Овој дел е еден од најважните и најчесто трае најмногу време. Ќе треба да ја одредите големината и јасноста на сликите што треба да се пренесат и потребната брзина. Бидете конкретни, но не кажувајте на понудувачите колку сакате работата да биде завршена, освен ако тоа е од суштинско значење. Можеби сакате да го раскинете овој дел во потсекциите од системот. На пример: а) големината и квалитетот на сликата б) пренос (што може да вклучува и саканата брзина и сите барања кои го прават преносот безбеден) и в) саканите опции (каде што би можеле да ја наведете бојата како пожелна опција).
- Критериуми за избор : Еве каде ќе им кажеш на понудувачите како ќе ја одбереш победната цена. Можете да откриете колку или колку што сакате. Добра идеја е да се внесе реченица како: "Победничкиот понудувач, доколку има, ќе биде избран само со пресудата на компанијата XYZ." Некои владини RFPs се многу специфични за критериумите за избор, но повеќето комерцијални RFPs се помалку прецизни. Можеби ќе сакате да создадете табеларна пресметка со која ќе ги наградите секоја понуда за одреден опсег на поени во секоја категорија, а потоа да го одберете тимот од "најдобрата" понуда од оние со првите три резултати.
- Временски рамки : Овој дел ги раскажува компаниите кои сакаат да конкурираат на вашето RFP колку брзо мора да дејствуваат и колку долго се очекува процесот да се преземе. Бидете разумни кога ќе ги поставите вашите рокови. Немојте да прашувате за предлози за сложени системи, а потоа да им дадете на понудувачите само неколку дена за да одговорат. Дајте подолго време да подготвите понуда ако вашиот RFP е голем, ако саканиот купување е комплициран или ако ви треба подетален одговор. Ова е, исто така, каде што можете да им кажете на понудувачите колку време е потребно процесот на евалуација, кога ќе бидат известени дали се успешни и колку брзо тие треба да испорачаат.
- Процес: Користете го овој дел за да објасните како ќе работи процесот, од испраќањето на RFP до доделување на договорот и започнување на работата. Овој дел може да каже: "Понудите се доспеваат на денот определен во Чекор 8. Сите понуди се разгледуваат за да се осигура дека тие ги исполнуваат сите барања и се одговорни. Сите реалистични понуди ќе бидат постигнати во категории X (можете да ги именувате категориите ако што посакувате), а првите три понуди ќе бидат оценети од страна на предлог-тимот за избор на победнички понудувач и замена. Преговорите со победничкиот понудувач се очекува да резултираат со доделување на договор во рок од две недели.
- Одлучете како да испратите RFP : Повеќето RFPs се испраќаат, но тие не мора да бидат. Можете да испратите RFP преку е-пошта, или можете да го објавите на веб-страницата на вашата компанија. Само осигурајте се да го наведете името или бројот што понудувачите треба да го користат за да го идентификуваат RFP на кој реагираат.
- Одлучете кој ќе добие RFP: Веќе може да ги идентификувате добавувачите од кои сакате да ги купите. Вашата компанија може да има и листа на прифатливи добавувачи. Ако не, можете да ги најдете можните продавачи преку вашата професионална мрежа , со барање на интернет или со барање на доверливи продавачи на други материјали за нивните препораки. Не ја ограничувајте листата на оние кои го добиваат вашето RFP на само "големи" компании или "основани" продавачи. Можеби ќе најдете подобри идеи, па дури и подобри цени од помали продавачи, кои често се повеќе заинтересирани за освојување на вашиот бизнис.
- Испратете го RFP.