Отчетноста е од клучно значење за успехот на секој проект . Отчетноста не значи дека менаџерот на проектот мора да ги чува децата, микрочињата или браќата за да ги завршат работите. Таквите тактики предизвикуваат раздор и непријателство кон менаџерот на проектот. Наместо да биде единствената личност што ги држи луѓето одговорни, менаџерот на проектот го овластува целиот тим да ја поддржи одговорноста на проектот.
Додека менаџерот на проектот има важна одговорност за воспоставување средина за одговорност, членовите на проектниот тим имаат одговорност да се држат себеси и меѓусебно одговорни. Наместо менаџерот на проектот да оди сам на одговорност, целиот тим учествува.
Еве шест начини да се изгради одговорност во еден проект:
01 Обраќање на одговорност на состанокот на Кицкоф
Поставувањето одговорност како основен принцип на проектот е критично. Спонзорот на проектот и менаџерот на проектот треба да ги направат своите очекувања јасни на состанокот што ќе се одржи. Спонзорот на проектот треба да направи две точки за одговорност. Прво, тој или таа ќе му биде одговорен менаџерот на проектот, и второ, менаџерот на проектот ќе ги задржи сите други одговорни.
Врз основа на овие точки, раководителот на проектот вели дека иако спонзорот на проектот е одговорен за менаџерот на проектот, одговорноста не запира таму. Менаџерот на проектот очекува членовите на тимот да го сметаат за одговорно. Дополнително, раководителот на проектот очекува членовите на тимот да се одвиваат едни на други одговорни. Повикувајќи еден на друг, се поттикнува се додека сите членови на тимот одржуваат професионалност и почит кон другите.
Овие изјави воспоставуваат јасна одговорност за системот. Менаџерот на проектот е конечно одговорен за успехот на проектот, но за да успее, менаџерот на проектот очекува сите да бидат одговорни и да се држат едни од други одговорни.
02 Нагласете ја поврзаноста на задачите
Проектите речиси секогаш вклучуваат меѓузависни задачи. Некои работи треба да се случат последователно за да го направат проектот успешен. Како менаџер на проектот ги издвојува деталите за еден проект до тимот, менаџерот на проектот треба да биде наменет за истакнување на меѓусебната поврзаност на задачите.
Еве еден пример за меѓусебно поврзани задачи. Владината програма минува низ фундаментална промена во работата што ја предизвикува со промена на нејзиниот законски авторитет. За да дознаам точно како програмата ќе функционира по промената, еден проект е ангажиран . Еден од членовите на проектниот тим е професионален обучувач за развој кој ќе развие програма за доставување до програмски персонал. Со цел да се развие оваа обука, остатокот од тимот мора да донесува одлуки за тоа како ќе функционира програмата. Обучувачот ја одржува тимот одговорни за временските рамки за донесување одлуки утврдени во повелбата и структурата на работата, така што таа има доволно време да ја развие наставната програма.
Понекогаш задачи се извршуваат истовремено. Ова може да се случи неопходно или во интерес на ефикасност. По завршувањето на задачите, нивните работни продукти се ставаат во употреба во следната задача. Структурата на отчетност функционира како во горниот пример. Оние што работат на следната задача се одговорни за оние што работат на претходните задачи.
Од страна на менаџерот на проектот кој ги покажува членовите на тимот како се однесуваат задачите еден на друг и како секој член на тимот треба да работи добро во корист на други членови на тимот, менаџерот на проектот ги поттикнува членовите на тимот да се држат еден со друг за одговорни. Ако еден член на тимот не може да започне задача додека друг член на тимот не ја заврши претходната задача, зависниот член на тимот има интерес во успехот на другиот тим и ќе го задржи членот на тимот одговорни за навремени и квалитетни перформанси.
03 Добијте јавни обврски за акција
Проект менаџерите одржуваат состанок на тимот од различни причини. Една од причините е да се утврдат следните чекори врз основа на тоа како проектот напредувал. Кога е можно, работите треба да одат според планот, но кога ќе дојдат неочекувани проблеми, тие треба да се ракуваат. Менаџерот на проектот може да се грижи за многу, но не и за сите.
Без оглед на тоа кој се согласува да се справи со некое прашање, членот на тимот кој зема дел од акцијата треба да направи јавна обврска. Заложбата не мора да биде нешто формално, но секој треба да знае што се очекува. Кога некој се согласува со акција, менаџерот на проектот треба да осигура точно да се фати што треба да се направи и кога треба да се заврши.
Акционата ставка треба да биде документирана во белешките за состаноци или во дневник за акција. Различни филозофии за управување со проекти го прават тоа поинаку. Клучот е да ги запишеме акциите за идна референца.
04 Јавно следење на акционите предмети
Кога членовите на тимот се обврзуваат, целиот тим мора да може да се потпре на успешното исполнување на тие обврски. Запишувањето на овие обврски е одлично, но ако никој не ги следи акциите, членовите на тимот веруваат дека тие обврски не се важни. Зошто треба да го следат тоа кога никој не прашува дали е така?
Исто како што обврските се прават јавно, менаџерот на проектот треба јавно да ги следи овие обврски. Ова ги тера луѓето да се држат до својот збор. Јавниот срам е моќен мотиватор.
Најдобриот дел е проект менаџери не мора да биде лош човек. Откако менаџерот на проектот има воспоставено атмосфера на одговорност, никој не е лош човек, бидејќи сите се држат еден за друг за одговорни. Единствениот пат кога некој е лош момче е кога тој или таа не ги следат обврските.
Нема потреба менаџерот на проектот да налути некој што не го следи. Групната динамика ќе се грижи за ситуацијата. Притисокот од врсниците може да работи позитивно. Менаџерот на проектот само треба да го повика вниманието на акцијата и да му дозволи на одговорното лице да зборува. Од време на време менаџерот на проектот можеби ќе треба да побара прашања за тоа зошто обврската не е исполнета, но обично, одговорното лице ќе претстои за грешки, грешки или бариери и ќе направи нова обврска да ја комплетира оригиналната акција и веројатно да се искупи за било кој пропуст во перформансите.
05 се соочи со слаби резултати
Слабата работа на член на проектниот тим е проблем што менаџерите на проектот мора да се справат со брзо и дипломатско . Доколку членовите на други членови на проектен тим сметаат дека се толерираат слаби резултати, нивната мотивација ќе се намалува, а нивната реализација најверојатно ќе се намали според тоа. Сепак, менаџерите на проектите не можат да ги измамат сиромашните изведувачи кога не ги исполнуваат очекувањата. Тоа е балансирачко дејство помеѓу брзото справување со работите и хумано ракување со нив.
Лошата изведба не оди по себе. Не може да се дозволи да се задржува, сепак менаџерите на проектите мора да си дозволат лошите изведувачи време да го поправат своето однесување откако ќе бидат доведени до нивно внимание.
06 Ескалирајте ги проблемите со изведбата кога тоа е потребно
Ако се справи со лошите перформанси, еден-на-еден не работи, менаџерот на проектот мора да го ескалира проблемот до супервизорот на членот на тимот. Ако тоа не успее, спонзорот на проектот ќе треба да влезе во ситуацијата. Обраќањето на еден-на-еден, ескалирајќи до супервизорот и ескалирајќи до спонзорот е најдобриот редослед за справување со слабите резултати на член на проектниот тим. Прескокнувањето на чекор може да ги отуѓи оние кои се вклучени и на крајот губат време.
Пред да земете проблем до спонзорот на проектот, менаџерот на проектот треба да ги исцрпи сите други опции. Во случај на лоша изведба, ова значи решавање на ситуацијата еден-на-еден, а потоа и апелирање до супервизорот на членот на тимот.
Менаџерот на проектот треба да биде специфичен со спонзорот на проектот за тоа што менаџерот на проектот препорачува да го направи спонзорот на проектот. Ако менаџерот на проектот сака членот на тимот да биде советуван од менаџер на втора линија, менаџерот на проектот треба да го каже тоа. Ако менаџерот на проектот сака членот на тимот да го замени, раководителот на проектот треба да направи такво барање. На спонзорот на проектот му се потребни опции и предностите и негативностите на секоја опција.