5 начини за разликување на проектната работа и вообичаената работа
Кога зборувам со луѓе во тимови, тие често ми кажуваат дека не се сигурни дали работат на проект или, само 'прават бизнис како нормална функција. Двете улоги се потребни во една организација и подеднакво валидни, но може да помогне да се разбере она што се работи за да можете подобро да видите каде се вклопува во организацијата во целина.
Ајде да ја разјасниме разликата, така што ќе бидете сигурни во она што е проект и што е дел од бизнисот, како и обично. Постојат пет главни разлики помеѓу работата на проектот и работата како и обично. Често ќе го видите "бизнисот како и обично" скратено како BAU.
Проекти го менуваат бизнисот; БАУ идентификува промена
Прво, има разлика во тоа како се ракува со промената.
Бизнис, како и обично операции работат на бизнисот. Тие ги држат светлата. Тие им служат на клиентите, и тие ги погодија целите. Тимовите на БАУ, исто така, се првите што знаат кога постојните деловни процеси не работат и повеќе не се погодни за цел. Кога тоа ќе се случи, тимовите на БАУ се оние кои ја идентификуваат потребата за промена.
Менаџер, како дел од стратегискиот преглед, може да сугерира какви промени треба да се направат за таа поделба или деловната единица за да ги постигнат своите цели. Или, светла искра во одделот може да поднесе предлог за промена преку шематски предлог шема.
На другиот крај од спектарот, може да имате целосен бизнис-случај од страна на висок менаџер за да достави промени кои се потребни за да им помогнат на нивната поделба да ги достигне своите цели за годината.
Тоа не е само рационализација на деловните процеси. Оние што работат во улогите на BAU, исто така, можат да сфатат дека промената е од суштинско значење поради промените во регулаторната рамка или како дел од конкурентната ситуација за организацијата.
Фронтлинскиот персонал работи да дава стратегија, и тие знаат што сакаат да бидат поинакви за да стигнат таму.
Проектите се механизам за спроведување на таа промена. Проектите доставуваат промени до и преку функциите на БАУ користејќи управување со проекти. Ќе разјасниме што е понатамошно управување со проекти. Организацијата на проектот работи на доставување на промената која тимовите на БАУ ги идентификуваа. Ова се случува откако ќе помине низ процес на одобрување на проектот што вообичаено е деловен случај и одобрување од висок менаџмент.
Тоа не значи дека луѓето во проектната улога никогаш не можат да сугерираат подобрувања на деловната практика, но тие ќе го прават тоа под нивната улога како вработен, а не како дел од нивната проектна улога.
Оваа поделба, која исто така ќе ја слушнете сумирана како "промена на бизнисот, стартување на бизнисот", е забележлива и на крајот на проектите. Промената што проектот го имплементира е да испорача излез. Тоа може да биде дел од нов софтвер, зграда, нова услуга или нешто друго. Тимот на БАУ е одговорен за тоа да го искористи тоа и добро да го искористи за да даде бизнис бенефиции. Со други зборови, проектот обезбедува способност да добие бенефиции, а операциите на БАУ ја користат таа способност да ги добијат придобивките.
Проекти Управување со ризик; БАУ го намалува ризикот
За бизнис како и обично функциите да бидат ефективни, ќе најдете дека БАУ тимови бараат да се ублажат сите ризици за операции. Преземањето на неизвесноста надвор од бизнисот за подобра организациска стабилност и повторливи процеси е добра работа.
Според нивната природа на единствен и неизвесен, проектите бараат елемент на ризик. Компанијата прави малку скок во непознатото само со тоа што го прави проектот, бидејќи воведува промени и испорачува нешто што не беше таму порано.
Проектните тимови, според тоа, пристапуваат на ризик на поинаков начин на страната на БАУ на организацијата. Проект менаџери се обидуваат да управуваат со ризик, и позитивни и негативни , за да ги добијат најдобрите резултати. Тоа може да вклучи ублажување на ризикот да се обиде да ја ограничи веројатноста дека тоа ќе се случи, но вклучува и други стратегии за управување со ризикот.
Малку е веројатно дека некогаш ќе го изгадите ризикот на некој проект, но можеби ќе можете да го направите тоа за добри оперативни причини за работата на BAU.
Проектите се врзани за време; БАУ е во тек
Проектите имаат почеток, средина и крај. Ова е животниот циклус на проектот . Всушност, најзначајната карактеристика на еден проект е тоа што завршува. Во овој период менаџерот на проектот и проектниот тим работат на проектот. Тогаш тимот е распуштен за време на предавањето и затворање на крајот.
БАУ не запира. Се разбира, можете да ја затворите функцијата или да го прекинете процесот, ако тоа повеќе не е потребно за бизнисот - иако тоа ќе биде управувано како проект !. Функцијата БАУ произведува тековна работа без предвидениот краен датум.
Проектите може да се капитализираат; БАУ често не може да биде
Проектите може да се капитализираат и честопати BAU не може да биде - вие се потпирате на оперативните трошоци за вашиот тековен бизнис, како и обично. Со други зборови, сметководствените третмани за проектите и "другите" задачи се различни.
Финансирањето на проекти честопати се однесува на доведување на средства во употреба, што значи дека трошоците може да се капитализираат. Во некои случаи, во зависност од тоа каде се наоѓате во светот и вашите локални сметководствени прописи, дури можете да ги намалите трошоците за проектот под линијата.
Трошоците на BAU вообичаено се сметаат за opex (оперативни расходи) и се следат во билансот на успех на компанијата.
Финансирањето на проектот и финансирањето на бизнисот, воопшто, е многу специјализирана област, па затоа секогаш е најдобро да се консултирате со вашите финансиски експерти пред да направите пресуди за тоа што треба и не треба да се капитализираат во вашата организација. Сметководствените правила се разликуваат од земја до земја, па дури и од организација до организација каде индивидуалните бизниси имаат одредени процеси и начини на вршење на работите.
Ако се сомневате, секогаш проверувајте!
Проекти вклучуваат крос-функционални тимови; БАУ вклучува функционални тимови
Конечно, има голема разлика во составот на проектните тимови. Проектите имаат тенденција да вклучуваат мултидисциплинарни тимови на експерти кои се здружија за да обезбедат посебен резултат. Знаењето како да се мотивира проектниот тим е важно затоа што понекогаш проектите започнуваат без цел да им се соопшти на сите. Ако луѓето немаат јасно разбирање за тоа на што работат, тогаш тие не се трудат да ја вршат својата најдобра работа.
Проектните тимови се составени од луѓе кои пополнуваат одредени улоги. Овие не се работни места, туку позиции во рамките на проектот со посебни одговорности. Главните улоги на проектниот тим се:
- Спонзор на проектот
- Проект менаџер
- Постар снабдувач (организацијата одговорна за извршување на работата, која може да биде внатрешен тим како ИТ или надворешен изведувач или продавач)
- Клиент (ова може да биде внатрешен клиент, како што е различен раководител на одделот, или, во организација на клиентски услуги, клиентот за кого го доставувате проектот)
- Експертите за предметна тема (луѓето го донесоа тимот или за времетраењето на проектот или дел од неа кои ја користат нивната експертиза за да придонесат за успехот на проектот).
Дознајте повеќе за улогите во проектниот тим .
Работата на БАУ, од друга страна, е управувана од функционални тимови. Тие се експерти по свое право, но групирани заедно како поделба и нормално со помалку вкрстено функционално преклопување на другите одделенија од проектните тимови.
Вообичаено е многу јасно што треба да се работи и целите на тимот. Тие ќе имаат јасни цели и визија за улогата на одделот во компанијата. Еден пример ќе биде тим за услуги на клиентите, кој работи како дел од поголема служба за подигање на услуги за клиентите за разговори и пораки од купувачите за вашиот производ.
Тоа е комплицирано: постои преклопување. На пример, лидерот на тимот во тој клиентски центар за повици е специјалист во својата област. Тие можат да бидат примени во проектниот тим за да управуваат со работен пакет и со ресурсите поврзани со доставување на дел од проектот што се однесува на контакт со клиентот. Но, во нивната проектна работа, ја преземаат улогата на експерт за предметна материја, а не лидер на тимот за услуги на клиентите. Како член на проектниот тим, тие ќе бидат одговорни за нивниот дел од буџетот на проектот и имаат висок степен на дискреција околу тоа како работата се спроведува за да се исполнат крајните цели. Тие можеби не го имаат ова во нивната улога на БАУ.
Конфликтот помеѓу БАУ и проектите
Работата на проектот и работата на БАУ можат да седат убаво заедно едни со други, но почесто отколку што не постои тензија. Тоа се случува бидејќи проектите се обидуваат да го променат статус кво. Статусот кво работи прилично добро, а луѓето не, во најголем дел, како промена, така што секогаш ќе има малку напнатост таму.
Второ, кога барате од луѓето да се придружат на вашиот проект тим, тие можат да страдаат од конфликт на лојалност. Дали нивната прва одговорност е нивната дневна работа или проектот? Јасни цели и силна посветеност на проектот од раководството можат да помогнат овде, како и да се одржуваат линии на комуникација отворени, така што тие знаат што треба да бидат компаниите и тимските приоритети.
Трето, одржувањето на бизнисот секогаш е приоритет. Има импликации за проектните тимови кои би можеле да го видат нивното намалување на финансирањето, клучните ресурси се враќаат на улогите на БАУ и временските рокови задоцнето, бидејќи работата што се прави со одржувањето на секојдневните активности на организацијата оди во фокусот.
Проект менаџери може да се фрустрирани со ова, но тоа секогаш ќе биде така, и треба да биде. Нема смисла да се спроведе фантастичен проект ако компанијата во меѓувреме отиде во биста и нема никој да го користи она што сте го изградиле!
Со овие упатства во умот, треба да биде лесно да се види дали работите на проекти или BAU или и двете.