Објавено 01.08.2015
Шансите се, кога некој ќе биде промовиран во нивната прва улога на управување, тоа ќе биде прв пат да управуваат со одделенски буџет.
Повеќето нови менаџери добиваат малку или никаква формална обука за тоа како да развијат буџетска прогноза, да ги следат нивните трошоци или како да направат приспособувања во средината на годината. Често се предаваат табеларни пресметки или извештаи од нивниот менаџер или одделот за финансии, и се очекува да знаат како да го направат тоа, или да учат со обиди и грешки.
Додека "судењето и грешката" можат да бидат ефективен начин да се научи нова вештина, би било подобро ако новиот менаџер не мора да направи премногу болни грешки.
Еве неколку лекции научени од моето судење и грешка во учењето, за што верувам дека повеќето нови менаџери би можеле да имаат корист од:
Инвестирајте го времето за да дознаете уште од самиот почеток
Нема подобро време да се прашуваат "глупави" прашања отколку кога сте сосема нови за нешто и никогаш не сте го направиле тоа. Подобро да го прашате и да го поминете времето однапред учење, наместо да чекате додека некој мора да ги посочи вашите грешки . Побарајте време од вашиот менаџер (или претходник, ако можете) да ја разгледате основната филозофија, севкупните цели, формат и секоја ставка. Ако вашата организација има финансиско лице, побарајте од тоа лице да помине време и со вас. Повеќето ќе бидат поласкани и подготвени да ја споделат својата експертиза. На крајот на краиштата, ако тие можат да ве обучат како да ги направите работите според нивните спецификации однапред, ќе бидете помалку главоболки за нив подоцна.
Земете курс за финансии и буџетирање за нефинансиски менаџери
Проверете со вашите локални универзитетски бизнис школи, под "Извршно образование." Повеќето бизнис школи нудат еден до три ден, не-кредитни курсеви. За време или по текот, одвојте време за да го разгледате годишниот извештај на вашата компанија и да ги разберете различните финансиски показатели и извештаи.
Управување со вашиот буџет на буџетот како тоа е вашиот сопствен бизнис
Кога работиме за големи организации, ќе завршиме да ги третираме парите на компанијата како што расте на дрва. Тоа не е, и сега е вашата работа како менаџер да земете лична сопственост на ресурсите на вашиот оддел.
Бидете тимски играч
Ако е можно, прегледајте го буџетот на вашиот менаџер. Иако е важно да се земе сопственост на вашиот буџет, вашата единица е дел од поголем ентитет. Побарајте од вашиот менаџер да ви покаже каде вашиот буџет се вклопува и поддржува голема слика, како и меѓузависности со вашите врсници. Можеби има моменти кога на друг оддел им се потребни пари за цели кои се повисок приоритет од твое. Не чекајте да бидете прашани или да ги однесете - бидете проактивни и понуди да им помогнете на вашиот менаџер на врсници. Ќе се гледате како стратешки и соработка .
Не играјте глупави игри
Само затоа што "секој го прави тоа", не значи дека не е глупаво и лошо за компанијата. Пример за типична глупава игра за буџетирање што менаџерите ја играат е "искористете ја или изгубите го трошењето". Тоа е кога ќе се приближите до крајот на годината, а вашиот буџет е под ваша прогноза. Во претходните години, кога ќе се откаже, буџетот за следната година беше поставен врз основа на актуелната годинава.
Значи, за да не си го намалиш буџетот повторно, одите на шопинг треска - купување работи кои не ви се потребни или резервни делови само во случај да ви требаат.
Следете ги трошоците месечно и направете проактивни корекции
Не претпоставувајте дека "некој" ќе ви каже кога сте над буџет. Всушност, можеби ќе треба да побарате месечни извештаи или да ги пратите. Не чекајте до крајот на годината, кога е изненадување (за вас и вашиот шеф). Дотогаш, е премногу доцна за да се испитаат и направат корекции. Бидете одговорни, измерете се и проактивно пријавете го вашиот менаџер.
Бидете транспарентни и вклучете го вашиот тим
Споделете го буџетот со вашиот тим, можеби дури и да ги вклучите во поставувањето на прогнозата. Вклучувањето на вашиот тим и помагајќи им да го разберат процесот на буџетирање создава чувство на заедничка сопственост и ги поттикнува вашите вработени да најдат креативни начини за управување со трошоците.
Бидете стратешки
Немојте само да земате минатогодишни факти и да додадете десет проценти на прогнозата за следната година. Започнете со развивање стратегија и цели, а потоа да ги одредите потребните ресурси за постигнување на тие цели. Ако ви требаат повеќе од минатата година, тогаш подгответе бизнис случај за да го оправдате вашето барање за дополнително финансирање.
Не претерувајте
Додека управувањето со буџетот е важна улога за менаџер, никогаш не губи очите на најважните средства: вашиот народ! Осигурајте се дека трошите најмалку пет пати повеќе време од развојот на вашиот тим што ги скратувате броевите.