Управување со проекти: дефиниција
"Управување" во условите за управување со проекти се однесува на политиките, процесите, стандардите, процедурите и упатствата кои одлучуваат како проектите се водат, работат и контролираат од вашата организација.
Управувањето може да биде обемно и "тешка" со многу бирократија, или површна и "лесна" (во кој случај веројатно е неефикасна).
Менаџерите треба да се стремат кон вистинското ниво на владеење за нивната околина и култура. Осигурување дека вашите политики за управување се погодни за цел е клучен фактор за да се обезбеди дека тие се ефективни.
Управувањето започнува на врвот. Одборот на компанијата треба да биде посветен на идејата за добро владеење и фактот дека проектите треба да се управуваат соодветно, во рамките на утврдените упатства. Овој став и стандардите што се очекува ќе се насочат кон проектни одбори и лидери на проекти (и програмски тимови, таму каде што постојат).
Зошто проблемот со управувањето со проекти е важен
Вашиот спонзор на проектот и другите клучни засегнати страни сакаат да знаат дека го трошите буџетот на проектот на вистински начин. Тие сакаат да видат дека успешно го следите напредокот на вашиот проект и преземате чекори за управување со проектниот ризик колку што е потребно.
Но, образложението за добро владеење на проекти оди подалеку од тоа.
Управувањето е побарано од клиенти, особено оние во јавниот сектор.
Владите и регулаторите бараат (а во некои случаи и спроведуваат) одредени стандарди за одредени проекти. Управувањето не е само внатрешно прашање: многу компании што работат на регулирани пазари ќе мора да ги следат насоките од надворешното законодавство, како што е Sarbanes-Oxley. Проектното управување сочинува мал дел од тоа што може да докаже дека вашата компанија работи ефикасно и во рамките на наведените упатства и прописи за вашата индустрија.
Проектното управување исто така ви помага:
- Подобрете го вашето враќање на инвестицијата и ефикасно ги следите тие инвестиции
- Стекнат откуп за проекти
- Избегнувајте заеднички причини зошто проектите не успеваат
- Комуницирајте поефикасно
- Воведување стандардизација низ проекти, со што ќе се олесни споредба на перформансите
- Минимизирајте го ризикот
- Развивање и мотивирање на вработените во структурирана средина
Какво управување со проектот изгледа
Па сега знаеме што е управување со проекти, како изгледа проектот? Еве ги видовите активности кои покажуваат управување во проектна средина:
- Постои дисциплиниран животен циклус за управување со проекти, кој вклучува дефинирани точки за одобрување. Ова се точки во кои се дискутира за одржливоста на проектот и се донесува одлука за тоа дали да се продолжи со работата или не.
- Проектите имаат јасен бизнис случај, а деловните случаи имаат доволно информации за да им овозможат на менаџерските тимови да донесат правилни одлуки.
- Тие одлуки се соодветно документирани и доставени.
- Луѓето кои работат на проекти ги дефинираат улогите и одговорностите.
- Постои култура на континуирано учење која им овозможува на проектните тимови континуирано да се подобруваат и да дискутираат за научените лекции во животната средина без обвинение.
- Постојат процеси и процедури кои им овозможуваат на проектните тимови да го разгледаат нивниот проект и да побараат независна поддршка ако е потребно.
- Акционерите се ангажирани и тие му веруваат на процесот.
- Проектните тимови се составени од лица кои се искусни и квалификувани во соодветните улоги.
Управувањето со проекти е поврзано со структурите на управување во организацијата во целина. Ако мислите дека главната цел на управувањето со проекти е да се обезбеди дека проектите се спроведуваат на вистински начин, можете да видите како тие се поврзани со финансиското управување на корпоративно ниво, управување со корпоративниот ризик и многу повеќе.
Проектното управување треба да се вклопи во вашите тековни организациски процеси. Со други зборови, не создавајте сосема нов процес на финансиско управување кога веќе го имате оној кој работи во други области! Користете го она што во моментот постои и ги прилагодувате корпоративните процеси за да ги направат соодветни за употреба во средина на проектот.
5 Области на фокус за управување со проекти
Кога ќе почнете да гледате во него, ќе сфатите дека управувањето со проекти е распространето низ сите елементи на проектниот менаџмент.
Сепак, постојат некои клучни области на фокусирање каде што управувањето е особено релевантно.
- Методологии и процеси: Овие помагаат да ви обезбедите сигурно и одржливо работење.
- Управување со знаењето: Ова е од клучно значење за научените лекции и обезбедување дека организацијата учи од проектното искуство. Управувањето со знаењето е од суштинско значење ако сакате да престанете да ги правите истите грешки повеќе пати.
- Зрелост на управување со проекти: Со зголемувањето на зрелоста на организацискиот проект, така и вашата способност да се испорача успешно.
- Откуп на високо ниво: посветеноста на управување со проекти започнува на врвот. Ако имате поддршка за управување, тоа ќе се качува низ сите нивоа на бизнисот и пристапот кон управување ќе биде поодржлив.
- Поддршка Култура: Култура на поддршка, а не виновна, ќе обезбеди проект менаџери имаат право на животната средина во која да напредува. Поддржувачка култура, предводена од Управата за проектен менаџмент или директорот на проектот, ќе им помогне на проектните менаџери да ги постигнат своите цели и оние на проектот.
Што да сторите ако нема корпоративен стандард
Многу проект менаџери во помали организации се наоѓаат водење на проекти во средина која е поддршка, и каде што има откуп за концептот на управување со проекти, но без формални организациски структури во место од каде да се хранат.
Во таа ситуација - и тоа не е ексклузивно за малите организации - вие ќе го дизајнирате вашиот модел за управување со проекти од нула. Ако не постои пристап за управување со проектот што може да го симнете полицата и да одговара на вашиот проект, ќе мора да изградите своја сопствена.
Тоа не е толку тешко како што може да изгледа!
Започнете со поставување на основите:
- Креирајте документ за улоги и одговорности
- Бидете сигурни дека имате проект спонзор
- Бидете сигурни дека имате проектен одбор или група за управување и организирајте редовни состаноци за кои земате и дистрибуирате минути
- Поставете процес за управување со ризици
- Поставете процес за управување со промени
- Изградете поени во вашиот распоред на проекти каде што проверувате одржливоста на проектот против првичните цели на деловниот случај (крајот на секоја фаза од фазата е природна точка за да ги ставите овие проверки).
На крајот, одговорноста на спонзорот на проектот е да се осигура дека постои соодветно управување, но менаџерите на проектот исто така можат да преземат активна улога во ова.
Управувањето може да биде еден од посушите предмети во управувањето со проекти, но тоа е еден од најважните. Тоа е начинот на кој високите менаџерски тимови знаат дека правиш добра работа и ги уверува дека проектот се одвива како што треба. Исто така, обезбедува проверки и рамнотежи потребни за менаџерите да знаат дека парите се трошат на начини кои се соодветни и усогласени со деловниот случај.