Многу пишување за бизнис е невешт, лошо напишано, неорганизирано, оптеретено со жаргон и нецелосно.
Често тоа е или премногу долго или премногу кратко. Сите овие атрибути придонесуваат за неефективно деловно пишување.
Без разлика дали пишувате предлог за продажба, е-пошта до вашиот шеф или упатство за упатство за софтверски пакет, постојат одредени чекори што мора да ги следите за да бидете ефективни. Следете ги овие пет чекори:
- Организирајте го вашиот материјал
- Размислете за вашата публика
- Запиши ги твоите мисли
- Лекторирајте го вашиот материјал
- Уредете го вашиот материјал
Организацијата е клучна
Ако не го организирате вашиот материјал, тоа нема да тече добро и нема да има смисла. Пишувањето може да биде едноставно или комплицирано. Кога пишувате е-пошта најавувајќи состанок на вработените, ова е едноставно како собирање на вашите мисли. Од друга страна, најверојатно ќе треба да развиете сложена претстава пред готовиот материјал ако ги пишувате резултатите од преседан фармацевтски испит. Без оглед на задачата, без соодветно ниво на организација (дури и организирање на вашите мисли), не можете да вклучите сè што ви треба или да не им даде важност на најважните теми.
Пропуштањата или неточниот фокус ќе го направат вашиот бизнис пишување помалку јасно.
Запознајте ја вашата публика
Пред да започнете да пишувате, размислете за вашата публика. На пример, презентација за новата 401 (к) програма на вашата компанија може да има ист преглед кога ќе им биде дадена на вашиот CFO, како и на вработените, но нивото на детали што ќе ги вклучите ќе се разликуваат.
Исто така треба да го разгледате тонот. Брза е-пошта до вашиот тим, потсетувајќи ги на годишната компанија picknick, нема да има ист тон како вашата мисија во врска со годишниот извештај на вашата компанија.
Исто така, запомнете дека поефикасно ќе комуницирате со вашата публика ако се фокусирате на она што сакате да го слушнете, а не на она што ќе го кажете .
Збор за добро пишување
Добрите писатели имаат различни стилови на пишување. Некои претпочитаат да пишуваат сè, а потоа да се вратат и да ги уредуваат. Другите претпочитаат да уредуваат додека одат заедно. Понекогаш нивниот најпосакуван стил варира во зависност од тоа што пишува.
Како што пишувате (или кога уредувате) бидете свесни за должината. Треба да употребите доволно зборови за да го направите вашето значење јасно, но не користете непотребни зборови само за да го направите тоа цветно. Писмото за бизнис треба да биде јасно и концизно, непроверливо и цветно. Запомнете, никој во бизнисот нема време да чита повеќе отколку што е потребно.
Од друга страна, не го направите вашето парче премногу кратко. Мора да напишете доволно за да биде вашето значење да биде јасно и да не биде погрешно разбрано. Замислете ако парче опрема во еден магацин е означен како "користен, но добар". Би било нејасно дали тоа значи дека парчето опрема се користело многу или дека парчето опрема повеќе не е ново, но сепак функционално.
Неколку дополнителни зборови би го направиле значењето да биде јасно. Исто така, избегнувајте да користите жаргон или кратенки, бидејќи тие можат да значат различни работи на различни читатели. Без разлика на вашиот стил на пишување, сите писатели треба да го лекторираат и уредуваат сите напишани материјали, па дури и пораки.
Лекција и Уредување
Без оглед на вашиот стил на пишување, сите писатели треба да го лекторираат и уредуваат целиот пишан материјал, па дури и пораки. Откако ќе завршиш со пишување, ја корегира својата работа. Потоа можеби ќе треба да го уредите. Лекторирањето повторно го чита она што го напишавте за да бидете сигурни дека сите зборови во вашата глава го направија правилно на хартија. Бидејќи нашите мозоци работат побрзо од нашите прсти, може да ги испуштите зборовите, да оставите крај или да користите погрешен хомоним (на пример, "таму" наместо "нивниот"). Лекцијата ги фаќа овие грешки. Очигледно, лекувањето на е-линија е-пошта е лесно и едноставно се прегледува над него како што пишувате може да биде доволно.
Меѓутоа, ако пишувате упатство за упатство, вашето лекторирање ќе биде посложено и подолго.
Откако ќе го исправиш твојот материјал, време е да се уреди. Понекогаш лекувањето и уредувањето може да се направи истовремено, но е поефективно кога се прават последователно.
Причината што ја уредувате е да го поправите или промените она што го напишавте за да го направите материјалниот звук (и да прочитате) подобро. Кога пишувате за бизнис, тоа значи да ги поправите грешките и да го направите текстот што е јасен и концизен колку што е можно.
Не пишувате роман
Кога пишувате за бизнис, не го пишувате следниот "голем американски роман". Вашето пишување треба да биде онолку описно колку што е потребно, но не треба да сликате живописни слики со помош на многу големи зборови и фигури на говор. Ако мислите "стаклени куќи", не пишувајте "стаклести куќи", пишувајте "стаклени куќи".