Оваа статија нуди идеи за менаџери на сите нивоа за да ги зајакнат нивните вештини за олеснување на средбата во поддршка на подобрување на продуктивноста на состанокот.
Каде што менаџерите погрешно се состануваат со состаноци
Многу менаџери мислат дека знаат како да "работат" на состанок.
Тие ја поставија агендата, ги прават сите разговори и ги донесуваат сите одлуки. Иако ова може да се чувствува лесно и ефикасно за менаџерите, честопати е губење на времето на луѓето и не се потпира на креативниот потенцијал на тимот. Всушност, има спротивен ефект како вработените имаат тенденција да се повлечат, одолевајќи се на менаџерот кој јасно сака да биде задолжен.
Постојат многу причини зошто менаџерите повеќе не ги вклучуваат своите вработени на состаноците, вклучувајќи:
- Страв од пуштање.
- Лажното верување дека, бидејќи тие се одговорни, тие треба да ги обезбедат сите одговори.
- Недостаток на доверба во способностите или решавањето на проблемите на нивните вработени.
- Недостаток на способности за олеснување на средбата.
Додека првите три ставки се однесување на сиромашните менаџери, последните вештини за олеснување можат да се научат и зајакнат со практика.
Зајакнување на вештини за олеснување на состаноците
По дефиниција, олеснување на средствата, " Да се направи полесно или потешко; да помогнете напред . "За да може менаџерот да го олесни состанок (наместо да го работи), тие треба да бидат подготвени да ја напуштат својата моќ и да бидат отворени за различни исходи и пристапи.
Соодветното олеснување на состанокот вклучува да се вклучат сите вклучени во идентификувањето и решавањето на проблемите. Тимовите речиси секогаш ќе развиваат подобро, покреативни решенија одколку секој менаџер би можел и ќе има поголема веројатност да го поддржи спроведувањето на решенијата.
Еве девет вештини потребни за да се олесни состанок, од кои сите можат да се научат и да се подобрат со практиката:
- Планирање на агендата. Колаборативен состанок започнува со планирање на агендата. Изборот на теми кои го покануваат учеството, односно проблемот што треба да се реши, е многу повеќе ангажиран од "информативни" теми. Меѓутоа, доволно време треба да се распредели за да се овозможи учество на група.
- Околина и клима поставување. Логистика е важно! Кога луѓето се чувствуваат непријатно, не можат да се видат еден со друг, не слушаат, или се гладни, резултатите од состаноците ќе страдаат. Научете како да ја користите логистиката како начин за поттикнување на големо учество и отстранување на бариерите.
- Поставување прашања. Големите прашања поттикнуваат одлична дискусија. Статијата " 70 Прекрасно тренирање Прашања Користење на GROW модел ", нуди некои извонредни дискусија прашува.
- Активно слушање. Кога еден менаџер парафразира, проверува за разбирање и бара дополнителни прашања, тој охрабрува повеќе учество и продолжува дискусијата да тече. Во " Како да станам подобар слушател ", ги споделувам идеите за зајакнување на активните вештини за слушање.
- Брејнсторминг. Повеќето луѓе мислат дека веќе знаат како да размислуваат. Сепак, тие обично не. Во премногу поставувања, ефективноста на КОЛЕКТИВНО напад е намалена со лошо управување со процесите, силни социјални или политички притисоци и слаби вештини за олеснување. Многу луѓе никогаш навистина не ја доживеале моќта на добро организирана сесија на идеи. Видете " 15 начини да дожд на сесија за мозочен удар " за она што не треба да се направи - тогаш направете го спротивното!
- Вештини за градење консензус. Консензусот не значи дека сите треба да се согласат со одлука. Тоа значи дека секој имал можност да ги сподели своите перспективи и да предложи идеи. Соодветното олеснување ќе ја насочи групата од размена на идеи до развој на ефективна одлука . Постигнувањето на консензус трае повеќе време, но обично ќе добие посилен влез од групата во целост. Сепак, запомнете дека консензусот не е крајната цел. Најважното прашање е ефективна одлука за проблемот при рака. Погледнете Рамка за донесување одлуки во шест чекори за повеќе информации за тоа како да се води тим преку консензус за донесување одлуки.
- Разрешување на конфликти. Секогаш кога има простор на луѓе вклучени во решавањето на проблемот, конфликтот е неизбежен. Всушност, конфликтот над задачата или прашањето го гледаат тимските истражувачи како дел од процесот за ефикасно донесување одлуки. Менаџер мора да научи како да ја искористи моќта на конфликтот на позитивен начин. Видете: "Решавање на конфликти за мали групи. "
- Невербални комуникациски вештини. Додека истражувачите тврдат дека се точни проценти, повеќето ќе се согласат дека повеќе од 50 проценти од комуникацијата е невербална. Менаџерот треба да биде способен да го чита тонот и јазикот на групата за да го процени нивото на ангажман, искреност и посветеност.
- Снимање. Вештото олеснување на групата вклучува знаење кога да се свртиме кон флипчарт или таблата за да го фатиме она што го велат луѓето. Со тоа луѓето ги чувствуваат како да се слушнат и се ценети нивните идеи и служат како корисен запис за планирање на акција и следење.
Во крајна линија:
Времето е скапоцено богатство во животот и на работа. Се стремиме да управуваме со состаноци за оптимална ефикасност и ефективност. Учење, практикување и примена на девет вештини за олеснување идентификувани погоре е одлично место за почеток.
-
Ажурирано од Арт Пети