Изберете го тимот за избор на систем за следење и барања
Овде ќе најдете важни области за да ги испитате, прашањата што треба да ги поставите и одговорите да се анализираат во текот на процесот на евалуација на системи за следење на апликациите. Овие информации ќе ја водат вашата компанија во потрагата по соодветниот систем за следење на барањата за да ги задоволат вашите потреби.
Идентификувајте ги донесувачите на одлуки за систем за следење на аплицирање
Компанијата мора да се организира внатрешно пред да започне процес на евалуација на системи за следење на апликанти. Кога се подготвува да го оцени системот за следење на апликантот, од суштинско значење е да се формира соработка со засегнатите страни и да им се даде на овие донесувачи на одлуки време да донесат одлука за информирана одлука.
Вашата комисија за избор треба да биде подготвена да ги процени силните страни и слабостите на секој продавач на систем за следење на апликациите. Комисијата за избор треба да ги вклучи овие членови.
- Избор Извршен: Ова е обично Постар Потпретседател (СВП) или Потпретседател (ПП) за Човечки Ресурси, кој може да ги поттикне другите членови на комисијата со јасна директива и визија . Лицето, исто така, треба да има способност да ја објасни понудата на продавачот во смисла на поврат на инвестициите (ROI) на неговите / нејзините колеги.
- Менаџер за селекција: Ова лице мора да има целосно разбирање за процесот на вработување и болнички поени на компанијата со цел да се создадат соодветни тактики за пребарување и селекција.
- Член на комисијата: За да се осигура дека гласот на корисниците е застапен и дека ќе се случи успешно усвојување на избраното решение.
- Соработници на комитетот: Овие се членови од други одделенија кои обезбедуваат дополнителен влез во процесот на селекција на системот за следење на апликантот. Оние со финансиска експертиза можат да придонесат за финансиската стабилност на добавувачите или да ги споредат вкупните трошоци на секој систем за следење на апликантите во однос на буџетот на проектот. Соработниците на ИТ можат да ги едуцираат членовите на комисиите за техничките можности на системите за следење на барањата на продавачите и да помогнат во споредувањето на секое решение со вашиот сегашен систем.
Членовите на Комитетот треба да бидат луѓе кои можат да ја препознаат вредноста на технолошките алатки, оптимизација на процесите и услуги на клиентите, бидејќи се однесуваат на вашата корпоративна визија за управување со таленти .
Документирајте го Вашиот тековен процес на вработување
Откако ќе го составите комитетот за избор на систем за следење на апликанти, вашата прва задача е да креирате документ кој го следи процесот на реквизиција на вработените, процесот на вработување и улогата на менаџерот за вработување, агентот и кандидатот за да се заврши изнајмувањето . Тогаш вашиот комитет треба да разговара за тоа зошто е потребен секој чекор и што ќе се случи ако е елиминирано.
Поедноставете го вашиот процес на вработување и бидете сигурни дека секој чекор е навистина додавање на вредност и ви помагаме да произведувате квалитетни вработувања. Ова ќе им овозможи на вашиот комитет да ги споредува потребите на вашиот процес на вработување со можностите на секој систем за следење на апликантите. Оваа евалуација е одлична можност да се запознаат со најдобрите практики во вработувањето и да се разгледа и да се оптимизира вашиот сегашен процес на вработување.
Идентификувајте ги условите за вашиот систем за следење на апликантите
Сега кога јасно сте го идентификувале процесот на вработување на вашата компанија, вашиот комитет е целосно подготвен да ги идентификува барањата на вашата компанија за систем за следење на апликанти. Имајте на ум дека сакате да имате јасен одговор на следниве прашања:
- Зошто го купувате овој систем за следење на апликантите?
- Дали вашиот сегашен процес на вработување е усогласен со целите на вашата компанија?
Одржувањето на овие прашања на ум ќе му помогне на вашиот комитет да направи силен случај за купување на барателот решение за следење. Со цел за системот за следење на апликантот да одлучите да имате силна врска со ROI, вашиот комитет мора да создаде јасни очекувања за она што го сакате во систем за следење на апликанти.
Вашиот систем за следење на апликантите треба да изгради подобар однос помеѓу работодавците и менаџерите за вработување, да го насочат вашето креирање на реквизити и процесот на одобрување и да го подобрат вашиот квалитет на вработување. Системот за следење на апликантите треба да ги насочи напорите за регрутирање на професионалци за човечки ресурси преку автоматизација, создавајќи поефикасен и поекономичен процес на вработување. Ова е совршено време за решавање на заеднички предизвици со хумани ресурси, како што се:
- Голем обем на резимеа без ефективен начин на прифаќање, разгледување и управување.
- Голем обем на можности за работа со незгодна внатрешна комуникација.
- Неможно брзо да пристапат до информациите и да ги пријавуваат сите параметри за регрутирање.
- Губење на квалификувани кандидати поради хаотично складирање на резимеа.
- Дуплирање на напорите за регрутирање помеѓу различни експозитури и поделби на локално ниво или во странство.
- Прекумерни ИТ трошоци за одржување и поддршка со домашна технологија.
- Неефективно следење на податоци за усогласеност со EEO-OFCCP.
- Борејќи се да добие соодветно внимание од ИТ за технолошки надградби и подобрувања.
Исто така, искористете ја оваа прилика да ја разгледате вредноста на подобрувањата од новите процеси и технологии, како што се:
- избегнувајќи користење на различни модули,
- подобрување на комуникацијата, и
- решавање на глобалните проблеми.
За да го задржите овој управлив, треба да идентификувате суштински "мора да има", со цел да се елиминираат неквалификувани добавувачи. На пример, како фундаментален фактор, вашиот комитет може да одлучи дека ќе ги разгледате само продавачите кои обезбедуваат веб-базирано решение, за разлика од инсталираниот систем, бидејќи решението со хостирано решение го елиминира секој товар на вашиот ИТ тим.
Идентификувајте ги условите за вашиот систем за следење на апликантите
Идентификувањето на јасни деловни цели ќе ги поврзе вашите приоритети со вашите барања. Важно е вашиот комитет да остане фокусиран на првичните системски барања. Комитетот мора да избегне да биде расеан од елементите на системот кои не се во линија со приоритетите на вашата компанија. Ги препознавте важните деловни цели и клучни барања што треба да ги разгледате кога ги формирате сопствените цели.
Клучни барања за разгледување во системот за следење на аплицирање
- Процеси ефикасност: централизирање на процесот може да се подобри различни задачи, вклучувајќи, но не се ограничени на, requisitions работа, следење, управување со вработените упатување и трансфер програми.
- Им овозможува на кандидатите брзо и лесно да аплицираат за вашата организација за плата и изнајмување на час, без да поминувате низ повеќе страници на прашања.
- Може да го олесни регрутирањето со висок волумен, а истовремено да биде исплатливо.
- Високо конфигурибилно, скалабилно решение кое може да го конфигурира нашиот уникатен процес за управување со вработувања и е способен да ги задоволи нашите потреби што се развива, како што расте нашата организација или нашите процеси се менуваат.
- Подобрени можности за известување: многу организации се соочат со предизвик со утврдување на нивните вкупни трошоци за добавувачите, извори и споредување на показатели. Координација преку еден извор ќе овозможи точни централизирани известувања.
- Им овозможува на работодавците да ја пребаруваат базата на податоци на сите информации и по специфични параметри.
- Вклучува Центар за известување кој им овозможува на корисниците да водат ad-hoc извештаи и да ги зачуваат критериумите за понатамошна употреба, како и да водат стандардни извештаи за индустријата, вклучувајќи цена-на-изнајмување, време-за-пополнување, ефикасност на изворот и многу повеќе.
Изградба на бренд идентитет и свест
- Креирање на врска помеѓу апликантот и позитивно искуство за вработување ќе го препознаат брендот. Силен бренд може да генерира доверба што ќе го привлече сообраќајот на апликантот и ќе го подобри вашиот талент базен.
- Веб-страниците на брендот за кариера можат да бидат достапни преку веб-страницата на вашата компанија.
- Овозможува регрутери лесно да објавуваат информации за кариера на веб-страницата на компанијата.
- Обезбеди мулти-јазични способности за глобална поддршка.
- EEO / AAP согласност.
- Способноста да се одржи точна мерка на такви информации ќе се задржи во согласност со федералните прописи и да се избегне било какви правни дејства против организацијата. Исто така, ќе помогне да се воспостави квалитет на апликантот.
- Способни за снимање, следење и пријавување на доброволни податоци за EEO, додека остануваат во согласност со насоките утврдени од EEO / OFCCP.
- Способни за претходна проверка на кандидати со прашања за елиминација со цел да се укаже на оние кои ги исполнуваат основните квалификации за позицијата.
- Подобрени комуникации.
- Воспоставува средина која ефикасно ги информира, ќе ги обедини сите корисници и ќе ги насочи операциите на организацијата.
- Вклучува комуникациски центар за да се олесни комуникацијата меѓу регрутери, ангажирање менаџери и кандидати. Исто така им овозможува на корисниците да закажуваат состаноци, да оставаат белешки и интервјуирани повратни информации, да испраќаат масовни пораки и автоматски да одговорат на апликантите по приемот на продолжението.
Поддршка на корисниците за системот за следење на аплицирање
- Целосното прифаќање на корисникот зависи од нивото на поддршка на корисниците што ја обезбедува продавачот за време и по имплементацијата.
- Лесно достапен тим за поддршка, посветен на управување со прашања за компаниите и корисниците при вработување на најдобри практики во индустријата.
- Највисоко ниво на поддршка на располагање на вашата компанија.
Проценка на добавувачи на системи за следење на аплицирање
Се препорачува да побарате барање за предлогот (RFP) од потенцијалните продавачи кои вашиот комитет одлучи да ги разгледа. Ова е вашата шанса да добиете појаснување за било која тема за да му помогнете на вашиот комитет да утврди дали апликантот за следење на софтвер може да ја изврши потребната работа. Вашиот комитет треба да ги разгледа следниве главни прашања за да изготви ефикасен RFP:
- Дали системот ги поддржува главните грижи на вашиот комитет? Ова е поврзано со претходниот дел од процесот на евалуација; мора целосно да го знаете вашиот процес пред да можете да одредите кои карактеристики ви се потребни. Вашата комисија не може да биде одвлечена од решенија кои можат да понудат функции кои не се ваш главен приоритет. Додека тие можат да изгледаат привлечни, многу светкави функции и функции нема да создадат никаква вредност за вашата организација, ако тие нема да бидат прифатени од вашите корисници.
- Дали продавачот го инсталирал системот во друга организација со слична големина?
- Вашиот комитет треба да има пристап до референци кои можат да ви дадат увид во прашања како што се задоволството на клиентите и следењето, процесот на имплементација и скриените трошоци. Запомнете, карактеристиките немаат вредност без силно прифаќање на корисникот.
- Што подразбира процесот на имплементација? Успешното усвојување започнува со соодветна имплементација. Сакате да бидете сигурни дека одбраниот продавач не ги остави вашите корисници без соодветна обука и континуирана поддршка. Имплементацијата треба да се фокусира на процесот на регрутирање на вашата организација, а не да учат како да се приспособат кон нивниот систем.
Никогаш не треба да имате чувство дека вашата програма за имплементација ќе ве остави чувство на загуба и несигурност во способностите на продавачот. За време на процесот на оценување, вашиот комитет треба да има впечаток дека, врз основа на приоритетите и деловните цели на вашиот оддел, вашата имплементација ќе создаде силна основа за долго партнерство со провајдерот на систем за следење на апликантот. Запомнете дека усвојувањето на високи корисници на системот за следење на апликантот ќе генерира повисока ROI.
Повеќе За оценувачот на системи за следење на аплицирање
- Која е визијата и стратегијата за раст на продавачот? Добавувачот мора да покаже лидерство и предвидливост како лидер на пазарот. Со цел да се претстави сеопфатно решение, продавачот треба да ги земе предвид вашите специфични потреби и да се подготви за промени и раст во иднина.
- Утврдете дали ова решение придонесува за вашиот бизнис план? На крајот, Извршниот Избор, најверојатно, ќе треба да прикаже очекувано рентабилност со цел да даде силен пример за решението.
Изборот Извршниот мора да бара заштеди на такви нешта како регрутирање рекламирање, вработен вредност на употребата на пребарување фирми, како и оптимизација на процесите обезбедени од страна на продавачот. Компанијата, исто така, треба да заштеди на задржување на вработените и квалитетот на кандидатите. Тоа може да биде огромно за да се создаде целосно детален документ за прашања што ќе ги опфатат сите неопходни теми за да се оцени системот за следење на апликантите.
- Надвор од функциите и функциите, вашиот комитет треба да биде сигурен да разговара за способноста на продавачот да служи како долгорочен партнер на вашата организација. Како што вашиот комитет го спроведува процесот на оценување на добавувачот, сакате да бидете сигурни дека ќе ги разгледате факторите како што се:
- Финансиска стабилност: Спроведување на длабинска анализа на финансиските извештаи на сите потенцијални продавачи што се разгледуваат. Ќе најдете дека ова е совршена тема преку која вашиот соработник на финансискиот одбор може да ве води.
- Квалитети на стратешки партнери: За да понудат комплетно решение, некои продавачи ќе соработуваат со други услужни компании со цел да им понудат на своите клиенти посеопфатен пакет на услуги. Вашиот комитет треба да биде свесен за сите партнерства кои се вклучени во конкурентските добавувачи. Информациите можат да обезбедат увид во можното партнерство помеѓу вашата компанија и продавачот.
- Можности за регрутирање: Без разлика на големината на вашата компанија, треба да бидете сигурни дека продавачот има способност да го поддржи целосниот животен циклус на вработените, од следењето на апликантот, од бордот, планирањето на сукцесивноста до исклучување. Ова ќе ја спречи вашата компанија да излезе од своето решение, што најверојатно ќе резултира со влошување, нова евалуација и скапи трошоци за имплементација.
- Идниот развој на производот: Бидете сигурни дека продавачот дава силно разбирање на предизвиците со кои се соочува регрутирањето сега и во иднина. Избраниот продавач мора да биде на пулсот на технолошки и индустриски вести со цел да се приспособи на вашите променливи потреби и да се осигура дека конфигурациите на решението се користат до својот најголем потенцијал.
- Интеграција со HRIS: Иако можеби ќе сакате вашиот доверител на ИТ комитет да даде информации за ова прашање, тој не треба да влијае на вашиот комитет да користи систем за следење на барањата кој нема соодветно да му служи на целиот оддел. Секој продавач што треба да размислува треба да обезбеди способност да ги премести клучните информации од својот систем во вашиот HRIS систем со минимални потешкотии.
Резиме на избор на продавач за системи за следење на аплицирање
Временската линија за процесот на избор на продавач за систем за следење на апликанти може да варира од еден месец до шест или повеќе за да заврши. Следново е предложениот распоред кој ќе му дозволи на вашиот комитет да проектира временска рамка за процесот на избор на продавач за систем за следење на апликанти.
Ве молиме да се советуваме дека ова е предмет на промена врз основа на претпочитаниот датум на имплементација.
Временска рамка за избор на продавач на системи за следење на апликанти
- Формирајте комисија за избор - 1 недела
- Идентификување на потребите на компанијата - 1-2 недели
Објективно оцени продавачи против идентификуваните потреби на компанијата со следниот процес:
- Креирај долга листа на можни продавачи - 1 недела
- Побарајте RFP да обезбедат појаснување за било која тема или загриженост - 4 недели
- Креирајте кратка листа користејќи ги клучните критериуми за оценување - 1-2 недели
- Финализирајте продавач - 3-6 недели
- Покажи разни системи - што е можно поскоро
- Продажни презентации - што е можно поскоро
- Посети на локацијата - колку што е потребно
Имајте на ум дека главната цел на системот за следење на апликанти е да ги поттикне вашите корисници. Членовите на комисијата треба да бидат способни да препознаат и да внесат вредност врз технолошките алатки, оптимизацијата на процесите, визијата на компанијата и поддршката на клиентите, со цел стратешки да ги стеснат продавачите во кратка листа на реални можности.
Многу е веројатно дека вашата кратка листа можеби нема да има многу различни функционални разлики; затоа е важно да се земат предвид помалку материјалните елементи на тој продавач.
Вашиот комитет треба да бара извори на информации, како што се веб-страницата на продавачот, групи за вести, портали за човечки ресурси и трговски маркети. Поврзете се со колегите во други компании кои се слични по големина, потреби и индустрија за да научат од нивните искуства.
Партнерството со сервис-ориентиран продавач кој е најкомпатибилен одговара со визијата и целите на вашата организација за иднината, ќе се покаже непроценливо за сите клучни играчи во евалуацијата, изборот и имплементацијата на системот за следење на апликациите.