Можете да планирате, да доведат и да управувате со состанок за да ги произведете резултатите
Ако занемарите некоја од овие можности за управување со средбите , вашите состаноци и тимови нема да го носат плодот што го посакувате од времето кога ќе инвестирате. Земете ги овие дванаесет совети за управување со состаноци кои ќе ги водат вашите посетители за да ги постигнат очекуваните, позитивните и конструктивните резултати.
Што да правиме пред состанокот за да обезбедиме ефективни состаноци
Активностите пред состанокот ја утврдуваат темата за остварување на резултатите од состанокот. Можете да ги направите сите потребни следења, но без ефективен план за состанок за да започнете, вашите резултати ќе ве разочараме. Овие совети ќе ви помогнат да планирате и да ги спроведете средбите.
Планирајте го состанок
Ефективните состаноци што произведуваат резултати започнуваат со планирање на состаноците. Прво, утврди дали другите вработени се потребни за да ви помогнат да планирате средба. Потоа, одлучете што се надевате да постигнете со одржување на состанокот. Воспоставување на остварливи цели за состанокот.
Целите што ќе ги поставите ќе ја утврдат рамката за ефективен план за состаноци. Како што вели Стивен Covey во Седум навики на високо ефективни луѓе , "Започнете со крајот на ум." Целта на состанокот ќе го одреди фокусот на состанокот, агендата на состанокот и учесниците на состанокот што треба да ја постигнат целта.
Бидете сигурни дека ви треба средба
Откако ќе го развиете вашиот план за состаноци, осигурајте се дека средбата е соодветно средство за остварување на поставените цели. Да закажете состанок и да одржите состанок е скапо кога ќе го наброите времето на присутните, па направете напори да одредите дека средбата е најдобрата можност за решавање на проблемот, за подобрување на процесот или за тековен план.
Може да најдете дека можете да ги постигнете целите на состанокот со дискусија за е-пошта или преку дистрибуирање и барање на информации преку билтенот на компанијата. Осигурајте се дека средбата е потребна, а не само попогодна за вас - ќе добиете подобри резултати од присутните на состаноците кога сте навистина ги земале во предвид нивните потреби.
Обезбеди соодветно учество на состанокот
Ако средбата е соодветно средство за остварување на вашите цели , проверете кај учесниците кои мора да присуствуваат на состанокот за да успеат. Потребните учесници мора да бидат достапни за да присуствуваат на состанокот.
Надминување на состанокот, наместо одржување состанок без критични членови на персоналот. Доколку делегат присуствува на местото на клучниот донесувач на одлуки, осигурете се дека назначениот член на персоналот има овластување да донесува одлуки или да го одложи состанокот.
Дистрибуирајте и прегледајте пред-работа пред состанокот
Колку состаноци сте присуствувале, кои започнале со олеснувачот на средбата, пренесувајќи ја испитот на материјалите или проекцијата на Microsoft PowerPoint слајд за дискусија? Фрустрирачки? Се обложувате. Средбата станува група за читање, што е едвај продуктивно за остварување на целта.
Кога наведените цели за одржување на состанокот се одлучување и одговарање на прашања, група за читање е срамно губење на времето на луѓето.
Можете да ги направите состаноците најпродуктивни и да обезбедите резултати со обезбедување на потребната претходна работа однапред на вистинскиот состанок. Обезбедување пред-работа, графикони, графикони и материјал за читање 48 часа пред состанокот да влијае врз успехот на состанокот. Колку повеќе време за подготовка имате, тогаш подобро подготвените луѓе ќе бидат за вашиот состанок.
Документацијата која ќе ви помогне да ги постигнете целите за состанокот може да вклучуваат извештаи; податоци, графикони и линкови до конкурентни информации, месечни продажби и планови за производство; Microsoft PowerPoint слајдови кои илустрираат клучни точки за дискусија; и записници за состаноци , забелешки и следење од претходните или сродни состаноци и проекти.
Пред-работа, дури и само врски за следење за да ги прочитате информациите, дистрибуирани навремено, со сериозни очекувања дека присутните ќе ја прочитаат пред-работата пред состанокот, помага да се осигурате дека вашата средба ќе успее.
За време на состанокот за да се обезбедат ефективни состаноци
Ефикасното користење на времето за состаноци го гради ентузијазмот за темата. Таа генерира посветеност и чувство на остварување од учесниците. Луѓето се чувствуваат дел од нешто поголемо од нивните секојдневни предизвици. Затоа, добро олеснетиот, активен состанок кој ја поставува фазата за следење, ќе произведе резултати од состанокот.
Ефикасно средба за олеснување
Лидерот на состанокот поставува позитивен, продуктивен тон за интеракција помеѓу учесниците на состанокот. Ефективното олеснување на состанокот започнува со преглед на целите, или очекуваните резултати и агендата. Фасилитаторот им помага на членовите на групата да останат фокусирани и продуктивни.
Дизајнот на состанокот и агендата ја поставија рамката за средбата. Ефективен фасилитатор, кој ги држи учесниците на вистинскиот пат, обезбедува остварување на очекуваните, посакуваните резултати од средбата.
Користете ја претходната работа на состанокот
Користете ги или препратете ги пред-работните и другите информации доставени пред состанокот за време на состанокот. Вие ја зајакнувате потребата учесниците да го поминат времето потребно за да ги разгледаат материјалите што се составен дел од остварувањето на саканите резултати.
Вашите учесници ќе се подготват пред да присуствуваат на состаноците и вашите резултати ќе сведочат за солидна подготовка и лидерство . Никој не сака да изгледа неподготвен, незаинтересиран, или да не придонесува во очите на соиграчот.
Вклучете секој учесник во акции
Секоја работна група има различни личности кои се појавуваат за состаноци. Имате тивки соработници и луѓе кои се обидуваат да доминираат на секоја платформа. Без разлика дали ќе го олесните или ќе присуствувате на состанокот, треба да го вклучите секој учесник во остварувањето на целите на состанокот.
Ова осигурува дека секој учесник е инвестиран во темата на состанокот и во следењето. Ќе постигнете повеќе резултати со целиот тим влечење отколку со еден доминантен персонал кој се обидува да ги турка сите други нагоре по ридот.
Креирај план за ефективен состанок
За време на состанокот, направете план за следење со акција предмети. Ефективни планови вклучуваат следново.
- Специфичната акција,
- името на лицето кое се обврзало "да го поседува" остварувањето на акционата ствар,
- датумот на достасување на активната ствар, и
- договор за тоа што претставува завршување на активната ствар.
Разговарајте за вистинските сценарија и бариери за успехот што членовите на тимот можат да го искусат додека се обидуваат да ги постигнат елементите што ќе ги произведат потребните резултати. Поставете време за следниот состанок, доколку е потребно, додека учесниците присуствуваат.
По состанокот за да се обезбедат ефективни состаноци
Активностите и планирањето пред и за време на состанокот играат голема улога во помагањето да постигнете очекувани, позитивни и конструктивни резултати. Вашите постапки по средбата се исто толку важни. Следувањето на следниот закажан состанок никогаш не е доволно за инвестиции за да се обезбедат резултати.
Објави митинзи за состаноци
Започнете со објавување на вашите минути и акциски план во рок од 24 часа. Луѓето најефективно ќе придонесат за резултати доколку веднаш ги започнат акциите. Тие сé уште имаат свежо сеќавање на состанокот, дискусијата и образложението за избраната насока.
Тие остануваат ентузијасти и подготвени да започнат. Доцнењето во дистрибуцијата на минути ќе ги повреди вашите резултати, бидејќи повеќето луѓе чекаат да пристигнат минути пред да почнат да се справат со своите обврски.
Ефективно следење на состаноците
Почитувањето и следењето на роковите и следењето ќе ви помогнат да постигнете резултати од вашите состаноци. Крајниот рок беше утврден за време на состанокот. По состанокот, секое лице со акција треба да направи план за нивно лично остварување на нивната обврска.
Без разлика дали запишуваат чекори во нивниот планер, делегираат задачи на друг персонал или едноставно ја завршуваат задачата, поединецот е одговорен за следење.
Така е и планерот на средбата. Можете да ги подобрите резултатите од состанокот со следење со секое лице кое има акција на среден начин помеѓу состаноците. Вашата цел е да го проверите напредокот и да се осигурате дека работите се во тек. Запомни дека она што го прашуваш за добива постигнато.
Одговорност за следење на следниот состанок
Дали некогаш сте седнале на следен состанок кој се состоеше од секој учесник кој й кажуваше на групата зошто не биле во можност да ја исполнат својата обврска? Резултатот е непристоен. Воспоставувањето на норма или обичај на одговорност за резултатите започнува во почетокот на вашиот циклус на состаноци.
Следењето од страна на олеснувачот средниот ред помеѓу средбите помага, но групата мора да направи неуспех да ги задржи обврските неприфатливи . Извештај за напредокот и исходите на следниот состанок и очекувајте дека сите ќе бидат остварени. Алтернативно, проверете напредокот на следниот состанок и ако постои вистинска пречка за напредок, утврдете како да продолжите.
Повторување на процесот на состанокот за континуирано подобрување
Практиката на разгледување на секој состанок е моќна алатка за постојано подобрување. Учесниците размислуваат за тоа што е ефективно или неефикасно во врска со тековниот процес на состанокот. Тие, исто така, разговараат за напредокот што го сметаат групата на темата за која се одржала средбата.
Со континуирано подобрување на друго ниво, успешните тимови го разгледуваат целиот проект, како и процесот за да утврдат колку ефикасно успеале да создадат резултати. Идните состаноци ја одразуваат евалуацијата. Состаноците се развиваат како уште поефикасна алатка за создавање резултати од организацијата.
Заклучок
Резултатите се остварливи и предвидливи од добро испланирани и спроведени состаноци. Следете ги овие дванаесет препораки за да се осигурате дека посетителите на состанокот ќе постигнат очекувани, позитивни и конструктивни резултати од времето кога ќе инвестираат во состаноците. Вашата организација ќе го награди вашето остварување и вашите соработници ќе ве сакаат кога ќе ги користите овие ефективни совети за средби.