Овие 10 совети ќе направат вработените да ги ценат вашите состаноци
Луѓето се заинтересирани, но најефикасните состаноци го привлекуваат вниманието со прашања и одговори кои провоцираат размислување, аудио-визуелизација и учество. Овие совети ви донесат успех.
- Започни ги состаноците, презентациите и тренинзите со ледениот прекинувач или активноста за загревање. На голем состанок или на краток состанок, ледениот брег може да биде единствено прашање што ги тера луѓето да размислуваат и да разговараат со својот сосед. Како пример, поставете прашање кое ги тера луѓето да ги кренат рацете. Должината на ледениот прекинувач зависи од должината на состанокот, па планирајте мудро.
- Диверзифицирајте ги презентациските методи. Ако секој говорник разговара со публиката, во форма на предавање, дури и заинтересираните глави наскоро поздравнуваат. Замолете ги луѓето да зборуваат во мали групи.
Користете аудио-визуелни материјали како што се видеа, слајдови и PowerPoint презентации и слики. Ако зборувате за нов процес на сликање, покажете ги вашите вработени пред и по насликани делови. Поминете со позитивни анализи на клиенти и коментари. - Покани ги гостинските говорници за учество на публиката и возбуда. Вашите клиенти имаат многу да кажат на вашата работна сила за нивните потреби и барања за квалитет. Една клиентска организација која партнери со непрофитни, добротворни здруженија располага со гостин-звучници од организациите кои ги добиваат своите донации. Звучници од организациите што ги поддржуваат вашите вработени финансиски се динамит.
- Охрабрете ги прашањата за да добиете дијалог. Замолете ги луѓето да ги запишат своите прашања однапред на состанокот и за време на состанокот. Дозволете време за прашања насочени кон секој звучник додека одите.
Ако не можете да одговорите на прашањето веднаш и правилно, кажете им на луѓето што ќе се вратите со нив кога ќе го имате точниот одговор. Ако прашањата го надминуваат времето, закажете состанок на темата.
- Често игнорирана, но клучна, успешна средба тактика е да се побара од секој говорник да го повтори гласно секое прашање тој или таа е побарано. Лицето кое го поставува прашањето знае дека говорникот го разбрал прашањето. Другите кои присуствуваат на состанокот можат да го слушнат и да го знаат прашањето, не само да го претпостават прашањето - можеби неточно - од одговорот на говорникот.
- Поставете цели за вашиот периодичен состанок. Не можете да го претставите секој аспект на бизнисот на компанијата на едночасовниот состанок. Затоа, одлучувајте за важните, навремени проблеми и поминуваат време за состанокот на нив. Земете ги во предвид и интересите на мнозинството од присутните.
Запомнете, имате други методи за комуникација со информации за компаниите кои вклучуваат програми како што се Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype за бизнис, Flowdock, e-mail и IM. Комуникацијата со стратешките информации на компанијата не мора да се одвива на состанокот. - Формулирајте ја агендата внимателно. Идентификувајте ги потребите и интересите на поголемиот дел од учесниците. Започнете со добрата вест што ќе ги направи учесниците да се чувствуваат добро.
Секој месец го менува редоследот на говорниците на дневен ред. Вие не сакате луѓето да се досадуваат од истото. Дистрибуирајте ги неопходните елементи на агендата за да не го наместите крајот на состанокот или мислам дека конечните ставки се помалку важни. - Една статија во "Волстрит џурнал", пред неколку години, изјави дека американските менаџери ќе заштедат 80 отсто од времето што го губат состаноците ако правилно сторат две работи. Првиот беше секогаш да има агенда. Втората беше да почне на време и да заврши навреме . Јас ќе додадам дека треба да му дозволите на секој говорник колку време е потребно за да ја покрие нивната тема. Држете ги до нивното време - убаво.
- Организирајте ја физичката средина па луѓето внимаваат на содржината на состанокот. Никој не треба да седи зад или на страната на звучниците. Бидете сигурни дека има седишта за сите учесници, и ако е потребно земање белешки, површина за која треба да пишувате. Бидете сигурни дека визуелните ликови се видливи и луѓето можат да слушнат. Можеби ќе треба да користите микрофон. Можете да поминете реквизити или примероци низ собата за гледање.
- Никогаш не ја потценувајте моќта на храна на состанокот. Храната ја опушта атмосферата, им помага на луѓето да се чувствуваат удобно, им помага на луѓето да ги одржуваат позитивните нивоа на енергија и ја градат другарството на тимот. Осигурајте се да ги задоволите различните потреби на вашата група со храната што ја сервирате. Како пример, во прилог на крофни нудат овошје и јогурт. Нудат вегетаријански и кошерски топли кучиња со редовни франки.
Што ви е потребно за успешен состанок:
- Стојалка за звучници или табела
- Микрофон
- Агенда
- Визуелни помагала