Како (и зошто) да ги снимиме записниците за состаноци
Минути обично вклучуваат:
- имињата на учесниците,
- опфатени предмети од агендата ,
- одлуките на учесниците,
- последователните активности посветени на учесниците,
- датуми на достасување за завршување на обврските, и
- сите други настани или дискусии вредни за документирање за иден преглед или историја.
Примените минути на состанокот се фокусираат на одлуките донесени за време на состанокот и обврските што ги дадоа учесниците. Обврските се придружени со датуми на пристигнување и какви било други детали потребни за заедничко разбирање од страна на учесниците на состанокот.
Собирање записници како историски документ
Како историски документ, тие исто така се корисни за документирање на клучните идеи или дискусии што доведоа до донесување одлука. На пример, одговарање на прашања подоцна, кога еден член на тимот вели: "Што мислевме кога размислувавме кога ја одбравме оваа цел".
Ефективните минути за состаноци ги објавија петте алтернативи за кои дискутираа тимот и главната причина зошто е избрано над другите достапни патеки.
Ефективните минути за средби за типичниот деловен состанок не треба да ги евидентираат сите дискусии.
Тие, исто така, не треба да, и не треба да наведат кој рече што. Ниту, пак, треба да го документираат она што секој учесник вели детално. Во дадениот пример, ефикасен записник на белешка ја сумира дискусијата наместо да го запишува секој збор.
(Признајте дека ова правило е различно за други видови на состаноци во такви ситуации како што се правно дејство, судски сослушувања и така натаму.
Овие минути бараат точен запис за разговорот и изјавите.) Но, типичниот состанок на работното место не го прави тоа.
Кога и како да ги споделите состаноците
Идеално, записниците за состаноци се испраќаат до учесниците по електронски пат на крајот од состанокот. Со тоа учесниците веднаш известуваат за своите обврски и рокови. Ако ова не е можно (на пример, корисникот на белешки сака да исчисти грешки), носителот на белешки треба да ги дистрибуира записниците за состанокот во рок од 24 часа од состанокот.
Записникот служи како потсетник за членовите на тимот на обврски направени за време на состанокот. Тие им помагаат на учесниците да ги пренесат обврските за средба на нивните календари и да прават листи. Тие служат како потсетник за секоја ставка што мора да стигнат до учесниците пред следниот состанок.
(Ова може да го елиминира еден од најзначајните проблеми со состаноците, воопшто да ги пренесува информациите на состанокот, така што учесниците ќе го поминат читањето на состанокот наместо да комуницираат.) Впрочем, не е ли интеракцијата точка на состанокот? За ништо друго, имате алатки како е-пошта и Yammer.
Ќе сакате да ги прегледате записите од претходната средба на почетокот на следниот состанок, за да можат луѓето да ги проверат за точноста и следните чекори.
Записите за состаноци се ефективен придонесувач за успешните состаноци кога записниците се навремено напишани и дистрибуирани навремено. Ова е особено точно кога тимот формира силни норми кои го поддржуваат неговиот деловен успех .
Како се справуваат состаноците?
Критичен за успехот на состанокот, носителот на белешки или рекордер ги документира состаноците за учесниците, историјата и вработените кои треба да знаат што се случило на состанокот. Без записни состаноци, изгледите за успех на средбата се намалени.
Работникот кој ги зема записниците од состанокот обично е член на тимот и ги зема белешките додека учествува на состанокот. На состаноците кои имаат правни или владини постапки, последици или барања како што се сослушувања, потребни состаноци на корпоративниот одбор или депонирања, непартиципираното лице го зема службеното записник и често ја евидентира постапката.
Вработениот кој ги запишува записниците мора да има уво за детали за точно да ги евидентираат. Вработениот, исто така, мора ефикасно да извршува повеќе задачи, за да учествува на состанокот додека запишува записник.
На некои состаноци, истиот вработен ги зема записниците на секој состанок. Во други, улогата на записничар поминува од вработен до работник. Како и состанокот на раководството , улогата на примачот на белешки гради лидерство , комуникација и ефективен состанок за лидерски вештини.
Кои се условите на записникот за запишување на записникот?
Барањата за регистратор или бележник вклучуваат:
- Одлучете ги точно одлуките, обврските и главните точки за дискусија на состанокот.
- Запишете ги акциите кои ги исполнуваат членовите кои се обврзани да прават заедно со датумот на достасување што членовите се обврзаа да ги направи. Акционите предмети имаат име поврзано со името, но во општата дискусија не се наведува кој рече дека на неформални состаноци на работното место.
- Прегледајте ги главните одлуки и задачите или доброволните обврски и акциите на крајот на средбата за да учесниците може да ги разгледаат и договорат случувањата и обврските пред да излезат од состанокот.
- Лидерот на состанокот може да побара од примачот на белешки периодично да ја повтори дискусијата за време на состанокот.
- Во тековната серија состаноци, записникот зема минута за да ги прегледа записниците за состанокот на почетокот на следниот состанок. Службениците што присуствуваат можат да додадат или да исправи нешто што не се согласуваат со записникот.
- Дистрибуирањето на копија од записникот од состанокот во рок од 24 часа по состанокот беше стандардна препорака за олеснувачи на состаноците со години. Сега, сепак, рекордерот, најверојатно, ги зеде записите на електронски уред, како што се лаптоп или iPad. Значи, носителот на белешки треба да ги дистрибуира белешките за состанокот по брз преглед на правописот, граматиката и јасноста - често на или во рок од неколку минути од состанокот.
Диктаторот е улога што мора да има состанок за да се осигура дека резултатите од состанокот се соопштуваат и делуваат од страна на учесниците. Без белешките, учесниците мора да се потпрат на сеќавањето на другите учесници. Загарантирана, ова не е добар план.
Добивањето документација за состанокот е неопходно за успехот на состанокот, исто како што документацијата е неопходна за подобрување на перформансите на вработените.