Користете олеснување за да ги одржите состаноците попродуктивни
Главната улога на олеснувачот е да се додаде вредност во групната сесија за планирање или средба со одржување на групата на задача и движење заедно во иста насока.
Олеснувачот, исто така, гарантира дека секој член на групата учествува на состанокот.
Група олеснување
Олеснувањето на групи или тимови е обезбедено од внатрешни вработени или надворешни консултанти, кои се вешти во:
- Презентирање содржини и информации,
- Дизајнирање и формулирање на процес кој му помага на групата да ги постигне своите цели,
- Обезбедување на соодветна структура за средба , обука, сесија за градење на тим или друг настан за работа, така што мисијата на групата ќе се оствари на седницата,
- Промовирање на заедничка одговорност за исходот од состанокот, и
- Извлекувајќи од учесниците одговорите на прашања и решенија за проблемите.
Индивидуално олеснување
Кога поединци учествуваат во процесот, обично е тоа што двајца или повеќе вработени се соочуваат со конфликт , несогласување, треба да постават заеднички цели , или има потреба да се разгледува проект, процес или искуство. А квалификуван олеснувач може да обезбеди структурата, содржината и процесот потребни од страна на поединечни вработени да се постигне заемно задоволување на решение за нивните прашања.
Карактеристики на лицата кои обезбедуваат олеснување
Олеснувањето е научена вештина која најприродно доаѓа до индивидуи кои покажуваат такви карактеристики како што се:
- Силни лидерски вештини во групата,
- Длабоко познавање на групни процеси и структури,
- Познавање на групната и интерперсонална динамика и разбирање на вербалната и невербалната комуникација ,
- Способност за креативно презентирање на обуки и градење на тимска содржина на начин кој го поттикнува учеството од учесниците во сесијата,
- Емпатија за луѓето и нивните ситуации,
- Моќни слушање и комуникациски вештини, и
- Способност за структурирање групни интервенции и настани за да се добијат посакуваните резултати за групата.
Под водство на квалификуван олеснувач, состаноци, сесии за градење на тим и часови за обука може да се постигнат резултати што не се можни без лидер. Тоа е затоа што на учесниците во групата често им недостасуваат вештини, дозволи и поддршка потребни за ефикасно олеснување на сопствените работни процеси.
Избегнување на натпреварувачки разговори во состаноците
Често е тешко да се има ефективни работни односи со луѓето на работа. Ова е местото каде што олеснувањата доаѓаат во корист. Ефективното групно олеснување на состаноците управува со интеракцијата на тешки луѓе кои одржуваат натпреварувачки разговори.
Оф-тематски разговори помеѓу двајца или повеќе членови на состанокот трошат време, го попречуваат напредокот на групата и го ограничуваат придонесот на поединците во тимот како целина. Дополнително, натпреварувачките разговори во неколку мали групи, дури и кога се на темата, им ги одзема членовите на тимот на согледувања кои членовите на тимот разговараат.
Ова на крајот резултира со ограничени идеи произведени на средби.
Без разлика дали сте лидер на состанокот, менаџер или член на групата, можете да ги користите следните идеи за да ја вратите групата заедно кога членовите на групата имаат повеќе од една дискусија одеднаш.
Управување со натпреварувачки конверзации
- Користете невербална комуникација: Погледнете постојано на учесниците за момент. Подигнете ги веѓите додека гледате, или бран на учесниците. Запрете го лицето кое го има подот за една минута додека другите учесници се приклучуваат кон групата. Не плаши се од тоа - тоа е дел од работата на раководителот или тимскиот водач за контрола на состаноците.
- Постави прашање: Повикајте се на една од членовите на групата кои учествуваат во натпреварувачкиот разговор. Со кратко резиме на дискусијата која се случува на состанокот како целина, побарајте негово или нејзино мислење. Побарајте од него или неа да ги споделат своите идеи со останатите луѓе на состанокот .
Велат: "Верувам дека сите би биле заинтересирани за твоите мисли за ова прашање, Кери". Ова може да ви биде малку непријатно, но служи за две цели: го носи страничниот разговор во главниот разговор и им овозможува на сите да знаат дека однесувањето не е дозволено.
- Вербално интервенирање: директно побарајте од членовите на групата што учествуваат во натпреварувачкиот разговор да се приклучат на групната дискусија, без употреба на сарказам или лутина. Кажи: "Се плашам дека недостасуваме добри идеи кога сите зборуваат одеднаш. Знам дека не можам да ги следам сите овие мисли". Општо земено, подобро е да се користи оваа тактика како втор или трет обид да се повлечат луѓето. Тој е директен и многу ефикасен, но може да ги омаловажи членовите на тимот.
- Воспоставување на групен сигнал: Групискиот сигнал ги потсетува учесниците да одржуваат една дискусија одеднаш. Сигнал кој работи ефикасно е да се направи знак за невербално време надвор, проследен со држење на еден показалец за да укаже на еден состанок. Ако има добри односи меѓу членовите на тимот, шегата исто така може да биде ефективна алатка. Пробајте нешто како: "Еј, Џон и Џејн, престанете да се обидувате да го планирате преземањето на вашиот свет и да се вратите на состанокот".
Конечен збор за натпреварувачки разговори во состаноците
Луѓето трошат добар дел од работната недела на деловни состаноци. Ваша одговорност е како менаџер или водач на состаноци за да бидете сигурни дека вработените добро го користат своето време. Ефективното управување со состаноците го задржува своето време и со контролирање на странични разговори може да се осигурате дека средбата останува на темата и произведува квалитетна работа.