Управување вештини за почетници
Основни вештини за управување
Постојат четири основни вештини за управување со кои секој мора да господар да има успех во менаџерската работа .
Овие четири основни вештини се планираат, организираат, насочуваат и контролираат и се разгледуваат одделно во детали подолу.
План
Планирањето е прв и најважен чекор во секоја задача за управување. Исто така е најчесто занемаруван или намерно прескокнат чекор. Додека износот на планирање и потребните детали ќе варираат од задача до задача, да ја прескокнете оваа задача е да поканите сигурна катастрофа, освен со слепа среќа. Тоа е она што ни дава поговорка на 6 П на планирање (или 7 П во зависност од тоа колку сметате).
Иако повеќето луѓе го поврзуваат терминот планирање со општото планирање на бизнисот, постојат и различни нивоа на планирање:
- Стратешко планирање
- Тактичко планирање
- Оперативно планирање
И постојат различни видови на планирање:
- Планирање на катастрофи
- Планирање на успехот
- Планирање на кризи
- Планирање на компензација
Организира
Менаџерот мора да биде способен да организира тимови, задачи и проекти со цел да ја изврши работата на тимот на најефикасен и најефикасен начин.
Како почетен менаџер, може да организирате мал тим за работа или проектниот тим. Истите вештини ќе бидат потребни подоцна во вашата кариера кога ќе треба да организирате сектор или нова поделба на компанијата.
Јасно е дека има многу преклопување помеѓу планирањето и организирањето на работата. Онаму каде што планирањето се фокусира на она што треба да се направи, организацијата е пофункционална и е повеќе фокусирана на тоа како најдобро да се изврши работата.
Кога ја организирате работата, треба да:
- да ги утврди потребните улоги,
- доделува задачи до улогите,
- се утврди најдобриот ресурс (луѓе или опрема) за улогата,
- да ги добие ресурсите и да ги распредели на улогите , и
- доделува ресурси за улогите и делегира авторитет и одговорност кон нив.
Без разлика дали ви е доделен мал тим или проект за управување, почетокот на менаџерите исто така мора да бидат способни да организираат канцеларии и системи за податоци.
Можеби нема да можете физички да ги преместите луѓето за да го составите вашиот тим, но треба да го разгледате. Од друга страна, можеби ќе треба да преместите неколку луѓе во мал простор и ќе треба да ги организирате работите за да може тимот ефикасно да работи во тој простор. Подоцна во вашата кариера можеби ќе треба да организирате канцеларија за сместување на тимови од неколку различни оддели и нивните специфични потреби.
Исто така ќе треба да бидете во можност да ги организирате сите системи кои ќе се справат со податоците што вашиот тим треба да ги собира или дистрибуира. Овие денови, тие се веројатно компјутерски системи. Мора да одлучите дали, на пример, треба да поставите споделени веб-страници на интранет на компанијата или само споделена папка на серверот за датотеки. Како ќе ги организирате системите така што секој кој има потреба од информации има пристап до него (и дека не е достапен за оние кои не треба да го гледаат, како вашите конкуренти)?
Ако вашиот тим има потреба или произведува нешто друго освен информации, мора да се организирате така што вашиот тим ќе го добие она што им треба, кога им е потребно, и може да им излезе на другите она што вашиот тим произведува во вистинско време.
Не заборавајте да се организирате сами. Ние ќе одиме во ова на повисоко ниво во Ниво 3 од пирамидата за управување со вештини , но дури и како почетен менаџер мора да бидете во можност сами да се организирате, вашето време и просторот за да бидете најефективни.
Конечно, запомнете дека ретко е доволно да се организираат работите еднаш. Со постојани промени во ресурсите, целите и надворешните фактори, обично ќе треба да се реорганизирате за да се прилагоди за нив.
Директно
Насочувањето е чекор на акција. Вие ја планиравте и организиравте работата. Сега треба да го насочите вашиот тим да ја заврши работата. Започнете со тоа што ќе бидете сигурни дека целта е јасна за сите во тимот.
Дали сите знаат што е целта? Дали сите знаат каква е нивната улога во добивањето на тимот до целта? Дали имаат сè што им треба (ресурси, авторитет, време, итн.) За да го направат својот дел?
Повлечете, не притиснете
Вие ќе бидете поефикасни во насочувањето на тимот кон вашата цел ако се повлечете (води ги), а не притиснете (седете назад и дајте нарачки ). Сакате да ги мотивирате луѓето од вашиот тим и да им помогнете и да ги инспирирате кон целите на тимот.
Контрола
Некои писатели се обидуваат да ја "омекнат" оваа вештина со тоа што го нарекуваат "координира" или слични термини. Сакам посилен термин, контрола, бидејќи е од суштинско значење менаџерот да може да ги контролира активностите на тимот.
Во чекорите погоре, ја планиравте работата, ги организиравте ресурсите за да го направите најефикасно, и го натера тимот да започне со работа. Во чекорот за контрола, ја следите работата што се прави. Вие го споредувате вистинскиот напредок со планот. Вие потврдувате дека организацијата работи онака како што ја дизајниравте.
Ако сè оди добро, не треба да правите ништо освен да го следите. Сепак, тоа ретко се случува. Некој се разболува, сортирањето на базата на податоци трае подолго од секоја итерација од предвиденото, клучниот конкурент ги намалува цените, огнот ја уништува зградата од соседната врата и треба да се евакуира за неколку дена, или некој друг фактор влијае на вашиот план. Контролниот чекор сега диктира дека треба да преземете акција за да го минимизирате влијанието и да ги вратите работите до посакуваната цел што е можно побрзо.
Често тоа значи враќање во фазата на планирање и приспособување на плановите. Понекогаш може да побара промена во организацијата. и ќе мора повторно да ги насочиш сите кон новите цели и да ги инспирираш. Потоа, се разбира, го контролирате новиот план и прилагодете ако е потребно. Овој циклус продолжува додека не ја завршите задачата.
Менаџерски алатки за контрола
Во чекорот за контрола, поставувате стандарди за перформанси и квалитет, а потоа го следите за да бидете сигурни дека тие се исполнети. Има толку многу алатки што ви се достапни, бидејќи постојат работи што треба да ги следите.
- Алатки за распоредување - голем број на софтверски алатки ви овозможуваат да го внесете распоредот и редовно да го ажурирате напредокот. Програмата ќе ги нагласи промените во распоредот за да можете да ги идентификувате корективните мерки што треба да ги преземете.
- Финансиски контроли - како менаџер, обично ќе имате буџет. Извештаите од Одделот за финансии ќе ве известат како вашето трошење (за луѓето и другите ресурси) одговара на планот.
- Луѓето контролираат - мора да бидете сигурни дека сите луѓе во вашиот тим функционираат според планираното. Ако тие не се, треба да ја пронајдете и да ја поправите причината. Дали не ја разбираат целта? Дали тие немаат некои ресурси или вештини што им се потребни? Дали задачата е голема за нив и треба да биде изменета или доделена на друг ресурс? Вашата работа како менаџер значи да им дадете на членовите на тимот повратни информации за тоа како нивните перформанси го исполнуваат планот. Кога не, треба да преземете корективни мерки.