Совети за познавање кога, зошто, како и што да се документира во ефикасноста на вработените
Документацијата е од суштинско значење за менаџерите и персоналот за човечки ресурси затоа што треба да направите сериозен напор за запишување на сите настани во историјата на вработеноста на вашите вработени - и позитивни и негативни инциденти на перформанси.
Еве зошто менаџерите и персоналот на персоналот ќе сакаат внимателно да ги документираат сите случувања.
Зошто документ?
- Документацијата обезбедува докази дека прашањата за успешност се дискутирале со вработениот навремено и концизно.
- Документацијата нуди историја на подобрување на работникот или неуспех да се подобри ефикасноста со текот на времето. Тоа е хронолошки и прецизен опис на активностите на вработениот, активностите на менаџерот и настаните како што се случуваат.
- Документацијата обезбедува докази кои ги поддржуваат одлуките за управување да преземат неповолни активности како дисциплина или престанок со вработен.
- Документацијата нуди доказ дека еден вработен заслужува достапна промоција или можност во однос на другите вработени кои исто така ги исполнуваат условите.
- Документацијата обезбедува докази за да се оправда зголемувањето на платите , се намалува или зошто работникот не добил покачување.
- Во случај на тужба, комплетната и темелна документација ги штити интересите на работодавачот. Документацијата може да ги поддржи активностите на раководството при раскинување на неуспешен вработен . Исто така, може да докаже дека работникот бил прекинат поради причини кои се легални, наспроти други, како што е нелегалната дискриминација .
Што да се документира
Менаџерите треба да ги документираат перформансите на вработените, и позитивните придонеси и неуспесите во работењето. Тие треба да го документираат токму тоа што го сторил и кажал работникот и што стори менаџерот и одговорил за време на состанокот или разговорот.
Треба да ги документирате сите договори направени за време на разговорот, поставените цели , бараните подобрувања и очекувањата и временската рамка за подобрување.
Документацијата исто така треба да содржи обврски кои менаџерот ги прави за да му помогне на работникот.
Како да се документира
Документацијата треба да биде напишана за време или непосредно по состанокот или разговорот со работникот. Во ниеден момент не треба да пропуштите запишување на разговорот на денот кога тоа всушност се случило. Чекањето додека подоцна влијае на квалитетот на документацијата, бидејќи е базирано на меморија.
Еден од најлошите грешки што ги прават менаџерите е да се верува дека тие можат да реконструираат историја за советување на вработените колку што е потребно. Никој човек со хумани ресурси кој има искуство со пристојна, навремена документација, секогаш е измамен од реконструираниот запис. Менаџерите кои реконструираат од меморија, носат непотребен и неприфатлив ризик за нивната компанија, бидејќи направената историја нема да се задржи во потенцијална тужба.
Потребна е вашата документација да се појави професионално, уредно и организирано. Напиши документација како да зборуваш за историјата на трета страна. Никогаш не знаеш кој може да ја прочита твојата документација еден ден, затоа осигурај се дека го одразува вашиот професионализам. (Назад на коктел салфетка, коверт или леплива белешка не се квалификува како професионална документација.)
Вашата документација треба да му се обрати на новиот менаџер на вработениот ако работникот стекне нова работа - или правите - во вашата организација.
За вашата меморија и да го известите новиот менаџер на вработениот, треба да го ставите името и насловот на вработениот, вашето име и назив и целосниот датум на секој документ.
Напиши документација која е фактичка, фер, правна, објективна, целосна и конзистентна. Избегнувајте мислења (Мајк е незгодно, Алис е мрзлив, Том ми лажеше), име-повик, редакција (Џон е непредвидлив, Марк има проблем со ставот) и етикетирање (Марија е неодговорна, Џорџ не е тим играч.).
Исто така, не се обидувајте да го протолкувате однесувањето на вработениот. (Маша не смее да му се допадне на оваа задача. Помалку се чини дека Паула е над главата.) Спушти ја својата употреба на описни зборови како што се придавки и прилози (полека, ладно, несреќно, мудро, грубо). Наведете го специфичното однесување и активности на вработениот, а не вашето мислење или толкување за тоа.
Во документацијата, она што е потребно е точен запис за разговорот. Држете се со фактите и запишете само она што го кажавте и што рекол работникот. Осигурајте се дека вашата документација е недвосмислена и фактите се исправни. (Во секоја можна правна ситуација, грешките во било кој од документираните настани ја прават целата документација се сомнева.)
Конечно, документирајте ги сите договори, обврски, временски рокови, потребни подобрувања, точки за пријавување и други детали кои би можеле да се лизгаат од меморијата. Бидете сигурни дека ќе поставите датум и време за крајните рокови и роковите за да не дојде до недоразбирање.
Запознајте ја политиката за документација на вашиот сектор за човечки ресурси, која ќе ви каже која документација има потреба од поставување во датотеката за персоналот на вработените Секоја документација за дисциплински постапки сигурно треба да биде вклучена.
Каде да се чува документацијата за вработените
Бидејќи документацијата за вработените е доверлива и приватна за вработениот, треба да се погрижите која било документација да остане доверлива на менаџерот, човечки ресурси и потенцијално следниот менаџер на вработениот. Така, не се препорачува поставување документација на заеднички компјутерски диск. Ракописна документација и печатена документација на менаџерот најдобро се чуваат во заклучено складирање.
Ако ги следите овие упатства, кога одите на HR, за да побарате помош во дисциплинирање, прекинување или пренесување на работник на работно место со подобар потенцијал , HR ќе ви помогне да го решите проблемот или да ја подобрите ситуацијата. Кога човечки ресурси ви кажува да документирате, документирате, документирате или не можат да ви помогнат, ќе ги покриете сите ваши основи.
Одрекување: Ве молиме имајте предвид дека обезбедените информации, иако авторитативни, не се загарантирани за точноста и законитоста. Веб-страницата ја чита светската публика и законите за вработување и прописите варираат од држава до држава и од земја до земја. Ве молиме побарајте правна помош или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашата правна интерпретација и одлуки се точни за вашата локација. Овие информации се за водство, идеи и помош.