Прашајте ја помошта за ефикасноста, изложите компетентност и изградете извештај
Ефективната комуникација бара од сите компоненти на комуникацијата да се вклопуваат совршено за "заедничко значење", мојата омилена дефиниција за комуникација. Тоа е од особена важност кога се поставуваат прашања и се одговараат.
Компоненти во комуникацијата
Постојат пет компоненти за секоја комуникација и шеста што е целокупната средина на работното место во кое се одвива комуникацијата. Компонентите на комуникацијата се:
- Поединецот испраќа порака. Испраќачот мора јасно да ја прикаже пораката и со доволно детали, така што примачот ќе споделува значење со испраќачот.
- Контекстот за пораката. Контекстот е како пораката е испратена од испраќачот на пораката. Контекстот вклучува невербална комуникација како што се гестови, јазикот на телото, изразот на лицето и елементите како што се тонот на гласот. Повеќето од контекстот за порака е достапно само кога ресиверот може да го види и да го слушне испраќачот на пораката. На пример, е-мејл и е-мејл пораки за е-пошта се слаба замена, бидејќи испраќачот ги формулира без влез од приемникот.
Друг дел од контекстот е емоциите кои се вклучени во комуникацискиот круг. Дали испраќачот е лут? Дали приемникот е рамнодушен кон содржината на комуникацијата или презир на испраќачот? Нормалните човечки емоции влијаат дали пораката е успешно споделена.
- Лицето кое ја прима пораката. Ресиверот мора внимателно и внимателно да слуша , поставува прашања за јасност и парафразира за да утврди дали примачот има значење што значи со испраќачот. Ако примателот му верува на испраќачот, шансите за ефективна комуникација се зголемуваат.
- Методот на испорака што ќе го одберете. Методот на испорака треба да се избере врз основа на најефективниот медиум за да се пренесе значењето на пораката. Бидејќи комуникациските методи се толку различни од почетокот на компјутерите и мобилните уреди, одлуките за начинот на испорака станаа посложени. Методот на испорака мора да одговара на потребите за комуникација на испраќачот и примачот.
Методите на комуникација вклучуваат вербална комуникација, инстант пораки (IM), е-пошта, писма, знаци, постери, видеа, слики од екранот, телефони, белешки, форми, пишани документи и друго. Овие методи ќе продолжат да се прошируваат, а очекувањата на вработените за моментална комуникација за сè што има врска со нивната работа ќе продолжи да расте.
Личната комуникација е зголемена по важност, особено за организациските информации кои би можеле да повикаат на промена, да обезбедат препознавање на вработените или да дозволат прашања на самото место. Лична комуникација е исто така фаворизирана бидејќи вработените имаат пристап до компонентата, контекст.
- Содржината на пораката. Содржината на пораката треба да биде јасна и презентирана и опишана со доволно детали за да се добие разбирање од приемникот. Ако содржината на пораката резонира и поврзува, на некое ниво, со веќе поставените верувања на приемникот, таа е најефективна.
Како барањата за добри прашања ја подобруваат комуникацијата
Џејмс О. Пајл и Мериан Каринч додаваат следново за да помогнат во ефективната комуникација.
Од човечки ресурси до услуги на клиентите, лошите прашања го загадуваат речиси секое работно место. Лошите прашања честопати поттикнуваат нецелосни или погрешни одговори и може да го поткопаат известувањето. Од друга страна, добрите прашања се важна алатка за ефикасност, компетентност и градење на врски.
Постојат шест видови на добри прашања: директни, контролирани, повторувачки, упорни, резимирани и не-релевантни. За да ги опишете накратко:
- Директно: Вие поставувате едноставно прашање со основен прашалник.
- Контрола: Веќе го знаете одговорот на тоа кога го прашувате. Тоа е начин да дознаете дали личноста е лажна, неинформирана и / или не обрнува внимание.
- Повторете: Вие прашувате две различни прашања кои се по истите информации.
- Постојано: Вие го поставувате истото прашање на различни начини за да ги истражите сите аспекти на посакуваните информации.
- Резиме: Вие поставувате прашање кое има за цел да му овозможи на изворот можност да го преиспита одговорот.
- Не-релевантни: не се однесува на субјектот за кој сакате да знаете, но тоа е оној за кого веројатно нема да лаже; служи за целта на гледање на она што вистина "изгледа" и добивање на лицето да се отвори за вас. Исто така, може да се поврзе со контекстот на размена на испрашувања.
Детали за 6 Видови на добри прашања
Директно
Директните прашања се најдобри: Еден прашалник, еден глагол и една именка или заменка.
- Кој си ти?
- Што се случи на забавата?
- Кога пристигнавте во канцеларија?
- Каде се клучевите на автомобилот?
- Зошто си го напуштил составот рано?
- Колку плаќате за iPad?
Контрола
Кога велиш: "Намерно нема да прашам директно прашање?" Кога ја проверуваш вистинитоста или точноста на одговорот, тогаш употребуваш контролно прашање и барај конзистентност.
Контролните прашања се намерни прашања за кои го знаете одговорот, за да не се работи за откривање на информации. Тие се за откривање на однесување, обрасци на говор и ниво на вистинитост или точност. Можеби тоа е нешто со кое разговаравте со личноста.
Ако знаете дека некој од тимот за човечки ресурси отуѓил работник бидејќи вработениот испратил е-маил за да се жали на лицето, би можел да побара контролно прашање како: "Како се одвивало во прегледот на работата со Памела денес?" Веќе сте информациите; вие само сакате да дознаете како вашиот HR човек одговори на прашањето.
Повтори
Сакате да ги најдете истите информации на два различни начини. На пример, ако прашате: "Колку луѓе се на продажната сила?", Лицето со кое зборувате може да одговори: "Има 22 во полето." Подоцна, кога зборувате со него за нешто поинакво - области каде што компанијата има основа, на пример - може да прашате: "Колку продажни региони имате?"
Тој може да одговори "22", што е начин за потврдување на бројот на персонал на продажната сила. Тоа не е апсолутен тест, но дава вредност и доверба на она што го кажал порано. Тие се две различни прашања кои ги проверуваат информациите.
При користењето на повторените прашања, може да откриете и отстапувања. Ако вашиот извор во овој пример одговори дека постојат 28 продажни региони, би сакале да се разјасните. Можеби има совршено добра причина - продажната сила вообичаено има додаток од 28, но во последно време има толку многу промет, дека тие се шест кратки - но одговорот предизвикува сомневање дека има несогласување помеѓу бројот на персоналот и бројот на продажни територии. Тоа несогласување мора да доведе до понатамошно испитување за решавање на ова прашање.
Постојана
Во секоја размена во која може да се даде повеќе од еден одговор на едно прашање, користете постојано сослушување за да добиете комплетен одговор. Како повторување на прашања, упорни прашања се исто така корисни ако се сомневате дека лицето не е вистинито.
"Каде отиде на вашиот одмор во Калифорнија?" Можеби ќе го извлече одговорот "Дизниленд". Иако е можно Дизниленд да е единственото место, логично е да го следиме ова прашање со "Каде на друго место"?
Заобиколувајќи го тоа повторување на прашањето и одејќи директно на прашања во врска со Дизниленд, значи дека ја пропуштате можноста да добиете комплетна слика за патувањето во Вашиот пријател во Калифорнија, освен ако таа информација не дојде до истекување во некое друго време.
Резиме
Сумарни прашања не се однесуваат на утврдување на веродостојноста, колку што се хранат со изворот она што таа го рече, па таа има можност да мисли: "Дали навистина кажав што сакав да кажам?"
Вие продавате автомобили од секаков вид, од hatchbacks со две врати до луксузни модели со целосна големина. Еден млад пар доаѓа во изложбен салон и бара да тестира еден од луксузните модели.
"Што ќе го користите автомобилот поголемиот дел од времето?", Прашувате.
"Комбинирање напред и назад за работа. Ние работиме во истата зграда ", вели таа.
"Што друго ќе го користите автомобилот за?"
"Патувања за време на викендите за да ги видам моите родители. Такви работи. "Таа застанува и додава:" Тие живеат сто милји далеку ".
"Зошто мислите дека луксузниот автомобил е најдобриот избор?"
Тие разменуваат поглед. Тој вели: "Ние го сакаме подобро од другите".
"Која е вашата омилена боја", прашувате, гледајќи директно во неа.
"Црвено".
"Значи, дозволете ми да видам дали го добив ова право. Слушам дека велите дека сакате луксузна класа во црвена боја со големи димензии. Колку добро овој опис одговара на она што го сакате?" (Вашето резиме прашање го имате поставено со релевантни информации во овој случај.)
Тие разменуваат друг поглед. Тој рече: "Ние сметаме дека покорената боја може да биде подобра".
"Што со луксузниот модел ве тера да мислите дека е најдоброто за вас?" (Повторно, ова е начин на сумирање и потврдување на она што сте го слушнале. Сакате да дознаете дали се толку вљубени со изгледот на скапиот автомобил дека тие не сакаат да размислат за нешто друго, или ако првиот одговор маскира важен факт.)
"Татко ми вели дека ова е најбезбедниот автомобил на патот".
Одговорот на прашањето за резиме ви кажува дека тие можат, всушност, да се допаѓаат, но не поради тоа што изгледа. Читате помеѓу редовите. Тие се само да започнат во нивниот живот заедно. Нејзиниот татко најверојатно ги испратил во Застапништвото за да купат "најбезбедниот автомобил на патот", кој тој ќе им помогне да го купат. Ќе одлучите да продолжите со продажбата, знаејќи дека апликацијата за исплата и кредитот веројатно ќе ви ја предаде остатокот од приказната.
Некои луѓе можеби нема да бидат задоволни да побараат резиме прашање, како оние што се вградени во оваа средба за продажба, бидејќи тие не сакаат да изгледаат едноставно или невнимателно. Ако го поставувате прашањето токму на ист начин што го поставивте за прв пат, тогаш тие би можеле да имаат валиден заклучок.
Вие исто така не сакате да го поставите истото прашање два пати по ред дури и ако го промените формулирањето. Со ставање на одредено растојание помеѓу првиот пат кога го поставувате прашањето и второто, и малку го преформулирате прашањето, едноставно се среќавате како некој што е навистина заинтересиран за она што го има другото лице.
Неповрзани
Може да забележите дека лицето кое одговара на вашите прашања изгледа дека е под стрес; не-релевантно прашање може да ја ублажи тензијата. Или, можеби ви треба време да мислите или да се однесуваат на вашите белешки, така што го користите прашањето само за да ви купите малку простор и време.
Прашувајќи ги прашањата како што се: "Кој проект го преземавте во минатото, што не успеа?" И "Како се обидевте да го поправите проблемот?" Лесно можете да одите на кандидатот за работа како да бил во средината на испрашување на бојното поле .
Кандидатот би можел да каже: "Се обидов да го решам проблемот со собирање на одделот околу една заедничка цел - начинот на кој го добив малиот тим на мојот син да се фокусира на удирање на топката".
Можеш да му дадеш на кандидатот пауза со прашањето: "Колку долго си тренирал мала лига?", Пред да се вратиш на дискусијата за неговото навртување и како се обиде да го исправи.
Конечно, тука се два начина за да ги уништат прашањата што почнуваат со сите потребни компоненти и завршуваат да не се добро .
- Додавање премногу квалификатори или други зборови и фрази кои го одвлекуваат вниманието од прашањето. На пример, "Што имавте за појадок во ресторанот каде винил контра столицата е распукана и покриена со канал?"
- Не чекање за одговор е исто така честа појава. Вие прашувате: "Кој е твојот омилен оброк?" Личноста мисли на момент, а не веднаш да одговори. Ти звучиш, "Печена говедска?" Тишината е ефикасна алатка за испрашување.
Не губијте откритие, информации, води како резултат на отворање на устата кога треба да ги отворите ушите. Се сеќавате на правилото "две уши, една уста" за да го извлечете максимумот од испрашувањето.
Животна средина и комуникација
Гореспоменатите компоненти на комуникација промовираат заедничко значење кога работат заедно за ефективно да испорачаат порака. Работната средина во која се случуваат овие компоненти исто така влијае врз комуникацијата и дали комуникацијата е примена.
Кога ќе побарате валидни прашања, ќе градите рапорт и ќе ја инспирирате довербата. Прашањата претставуваат уште еден дел од фондацијата за комуникација на работното место што споделува значење
Во работна средина која ја нагласува отворената комуникација, вклученоста на вработените и заедничките цели , комуникацијата е почеста и поефикасна. Но, очекувањата за значителна комуникација ја поставуваат лентата повисоко во овие најдобри работни места. Значи, дури и во високиот морал , работните средини фокусирани на вработените, вработените се жалат дека не знаат што се случува.
Поради сите компоненти и целокупната околина на индивидуалното работно место, комуникацијата останува предизвик. Вековните прашања за тоа кој треба да знае што и кога треба да го знаат, никогаш не е целосно одговорен само за задоволството на секого.
Приговорите на вработените за премногу информации, недоволно информации, па дури и преоптоварување на информации, ќе продолжат да резонираат на работните места. Никогаш нема да го излекувате проблемот со комуникацијата, но, со посветеност и внимателност, можете да ја зголемите ефикасноста на вашата интерперсонална комуникација и комуникација на работното место .
Повеќе поврзани со ефективна комуникација на работното место