Главите нагоре: Сојузните закони и државните закони може да се разликуваат
Еве ги основните упатства за чување на човечки ресурси. Сепак, запомнете дека државните закони може да се разликуваат од овие упатства. Ако државните закони и федералните закони се во конфликт, секогаш води евиденција врз основа на кој и да е услов е подолг.
Подобро е да се задржи нешто премногу долго отколку што не е доволно долго.
Изнајмување на рекорди: 1 година
Треба да ги зачувате сите оние резимеа, белешки за интервјуа, апликации и објави за работа, па дури и евиденција за вашите пребарувања низ системот за следење на апликантот една година по одлуката да се направи понуда за работа. Значи, ако разговарате со апликантот, а целиот процес се одолговлекува за три месеци, тоа не е сé додека не се донесе конечна одлука за вработување часот почнува да чука.
Зошто треба да го направите ова? Ако некој некогаш се сомнева во вашата одлука за вработување, ќе треба да покажете дека нелегално сте ги дискриминирале на било кој начин , форма или форма. Законите, како што се Американците со посебни потреби , Наслов VII и многу други, бараат од вас да покажат дека сте во согласност. Одржувањето на овие записи ви помага да го направите тоа.
Датум Тест рекорди: 1 Година или 5 години за транспорт Работа
Ако ви треба тестирање на дрога за претходно вработување , тоа е дел од записот за вработување и треба да чувате копија од резултатите за една година.
Доколку направите дополнителни тестирања за дрога, било како резултат на инцидент на работа или како дел од случајна проверка, исто така треба да ги задржите овие записи за една година. Меѓутоа, ако сте предмет на прописите за одделот за транспорт, тогаш минималната временска рамка за евиденција на тестови за лекови е пет години.
Payroll / Timecards, Etc .: 3 години минимум, 5 години по прекинувањето Препорачано
Законот бара од вас да ги задржите овие податоци за три години, но неодамнешните тужби значат дека би било попаметно за вас да ги чувате подолго.
Сакате да одржите евиденција за тоа колку вработениот бил платен, и колку часови работеле за целокупниот мандат на вашата компанија. Чувајте ги вашите записи за најмалку пет години откако работникот заминува, без оглед на причината.
За ослободените вработени, се разбира, не треба да се чуваат временските евиденции, бидејќи нивната плата е иста, без оглед на бројот на часови. Меѓутоа, ако некогаш сте погрешиле вработен како изземен кога таа требаше да биде изземена, овие работни часови може да ве известат за плаќање на долг прекувремена работа .
Бидете сигурни дека ќе вклучите како компанијата пресметала плата. На пример, треба да се следи дали е директна плата, плата плус комисија, прекувремена работа, парче работа или директна исплата на час.
Треба да го направите ова не само за прашања за плати и даноци, но многу други одлуки се потпираат на бројот на часови. На пример, подобноста за FMLA зависи од бројот на часови работени во една година. Ако имате работник кој е ослободен со скратено работно време, можеби ќе сакате да размислите дека е потребно снимање на време за да се утврди подобноста на FMLA. Исто така, треба да бидете во можност да докажете дека ги плаќате работниците за сите часови во кои работеле.
Образец I-9: 3 години по изнајмување, 1 година по престанок, без оглед дали е подоцна.
Одржувајте го образецот I-9 вработен, складирано одделно од вашата лична евиденција, три години откако ќе го вработите работникот и една година по завршувањето на работниот однос, кое и да е подоцна.
Информации за здравствени / пензиски надоместоци: 6 години
Треба да ја чувате вашата евиденција за вашите планови за сите ваши бенефиции за најмалку шест години. Судовите тврдат дека ако некој вработен ќе ве тужи, велејќи дека тој или таа заслужува повисока пензија, на пример, работодавачот е обврзан да докаже дека не должи повеќе, а не одговорноста на работникот да докаже дека тие го прават тоа. Чувајте ги сите оние Описи на Скратениот план.
Ако имате поранешни вработени кои ги исполнуваат условите за COBRA , проширувајќи ги нивните здравствени придобивки, исто така, треба да ги чувате овие податоци за шест години само за да бидете безбедни. Законот не го одредува задржувањето, но бидејќи ова може да се примени согласно со Законот за безбедност на пензија за вработените (ERISA), овој закон бара задржување за шест години. За да бидете на безбедна страна, не ги фрлајте овие записи.
FMLA Records: 3 години
Кога еден вработен бара FMLA , треба да ја чувате таа патека за хартија, дури и ако го одбиете отсуството. Бидете сигурни дека ќе ги пратите на отсуство на секој вработен - кога започна и колку време се користи. Ако работникот има повремено FMLA, осигурајте се да го следите секое отсуство и да го документирате бројот на користените часови . Датуми и бројот на часови треба да бидат документирани. Запомнете, наизменичното отсуство може да се користи за неколку часа во текот на денот, или неколку дена во една недела. Документирајте ги и чувајте ги тие записи.
Запомнете, ова не е сеопфатна листа и се однесува само на федералните закони. Може да бидете предмет на дополнителни закони за задржување на евиденцијата, ако, на пример, вие сте Федерален изведувач или вашата држава има различни стандарди. Кога се сомневате, не фрлајте го.
Можете да пристапите до дополнителни ресурси за евиденција и задолжително известување во Здружението за управување со човечки ресурси (SHRM).
Одрекување: Ве молиме имајте предвид дека обезбедените информации, иако авторитативни, не се загарантирани за точноста и законитоста. Веб-страницата ја чита светската публика и законите за вработување и прописите варираат од држава до држава и од земја до земја. Ве молиме побарајте правна помош или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашата правна интерпретација и одлуки се точни за вашата локација. Овие информации се за водство, идеи и помош.