Како вработените можат да добијат пристап до преглед на нивната датотека со персонал?
Бидејќи вработените знаат дека овие записи постојат, тие ќе сакаат да ги гледаат од време на време за да видат што содржи датотеката.
Кога одлучувате како да обезбедите вработен (и поранешен вработен пристап) имајте на ум сите закони што важат за вашиот бизнис.
Многу држави имаат закони кои бараат од компанијата да направи конкретни делови од датотеката достапни за сегашните и поранешните вработени. Проверете кај вашиот адвокат за вработување за да се осигурате дека вашата политика е во согласност со сите закони.
Федералниот закон, на пример, бара дека евиденцијата поврзана со Законот за лица со посебни потреби на Американците се чува одделно од евиденцијата на персоналот. Ако вашата компанија е предмет на HIPAA, бидете сигурни дека вашата медицинска евиденција е во согласност со тоа исто така.
Може да имате голема слобода во она што им дозволувате на вработените да гледаат во нивната датотека. Но, имајте на ум дека дури и ако утврдите дека вработениот не може да има пристап до одредени информации, како што се референтни проверки, дека во случај на тужба тие информации можат да се видат.
Затоа, наредувајте го вашиот персонал точно да ги запише работите и да го следите законот во секое време. Евиденцијата на вработените не е место за внатрешни шеги или снајде коментари.
Тие не одат добро на суд.
Како општо правило, имањето на еден придружник на евиденцијата гарантира дека процедурите се следат и се конзистентни. Вие не сакате еден менаџер за човечки ресурси да им дозволи на луѓето да ги внесат своите евиденција назад во нивните клупи, додека друг одбива пристап на сите.
Потребно е секој да оди преку еден извор помага да се одржат работите доследни и законски.
Законите што се однесуваат на евиденцијата, задржувањето и пристапот до евиденција се незгодни. Бидете сигурни дека ќе останете во тек.
Политиката подолу е добар почеток за вашиот бизнис , но имајте на ум дека вашата држава и локалните закони може да варираат.
Примерок Политика за пристап на вработените
Сите вработени, поранешни вработени и претставници на вработените може да ги разгледаат одредени содржини од нивниот персонал со претходно известување до вработените во човечки ресурси. Може да се видат документи кои се однесуваат на квалификациите на вработениот за изнајмување, како што се апликација, промоција , дисциплинска постапка и трансфер. Дополнително, вработениот може да ги преиспита формуларите за запишување на полиси и записи за обука.
Документите кои работникот не ги преиспитува вклучуваат референци или референтни проверки, евиденција за сите истраги преземени од раководството, медицинска евиденција, документи поврзани со судска постапка, кој било документ што би ја нарушил доверливоста на друг вработен и документи што се користат за планирање на вработените.
Постапка
Вработените кои сакаат да ги разгледаат дозволените содржини од персоналниот документ треба да контактираат со Човечки ресурси со 24 часа известување (исклучени се викенди). Поранешните вработени или лица непознати на персоналот за човечки ресурси, мора да презентираат идентификација и / или доказ за дозвола за пристап до досието на персоналот.
Вработените мора да ги разгледаат своите лични досиеја во присуство на персонал од персоналот на човечки ресурси.
Вработените не смеат да отстранат од канцеларијата некој дел од персоналот .
Вработениот може да побара фотокопии од датотеката или од деловите на датотеката. Во рамките на разумот, персоналот на човечки ресурси ќе обезбеди фотокопии. За екстензивно копирање, вработениот ќе треба да плати за фотокопиите.
Ако работникот не е задоволен со документ во неговиот или нејзиниот досиеја за персонал, во присуство на вработениот во персоналот, вработениот може да напише објаснување или појаснување и да го приложи на оспорениот документ. Под никакви околности, персоналот за човечки ресурси или вработениот ќе го сменат вистинскиот документ.
Работникот исто така може да побара да се отстрани документот од досието на персоналот. Доколку персоналот на персоналот на персоналот се согласува, документот може да се отстрани.
Ако персоналот на персоналот на персоналот не се согласува, предметот може да се обжали на начин пропишан во Политиката за отворени врати на компанијата.