Работодавецот има добри причини да чува неколку лични досиеја - некои правни и некои за цели за вработување.
Потребна е документација, со цел работодавачот да има точен преглед на работната историја на вработените. Документацијата ги поддржува одлуките на работодавецот и може да го заштити работодавачот во правилно зачувана судска постапка.
Содржината на персоналот датотека обезбеди историски преглед на важни случувања за време на кариера на вработениот. Тие ги поддржуваат одлуките кои се донесуваат за вработениот и неговата кариера. Тие го демонстрираат образложението на работодавачот за ангажирање, промоции, трансфер, награди и признанија и одлуки за отпуштање.
Различни упатства се поврзани со различни типови на датотеки на персонал
Бидејќи се препорачуваат неколку типови на персонални датотеки, различни правила и насоки се поврзани со секој тип на персонален документ.
- Секој тип на персонален документ има поинаква причина за постоечки и различни содржини, врз основа на таа причина.
- Секој тип на персонален документ е зачуван поинаку.
- Пристапот до персоналниот документ е ограничен на одредени вработени во повеќето организации. Различни типови на типови на датотеки имаат различни упатства за пристап.
- Пристапот на вработените до неговиот или нејзиниот персонал е дозволен, но повеќето работодавци поставуваат упатства за пристап до вработените со политика за пристап до датотеки на персоналот во упатството за вработените. (Различни држави и јурисдикции имаат различни правила, затоа останете ажурирани за вашата локација.)
Повеќето организации не дозволуваат менаџерот на вработениот да пристапи до целокупната датотека на персоналот. Тие очекуваат менаџерите да ја задржат релевантната документација во сопствениот досие на вработениот кој не е официјален досие за персонал.
- Одделот за човечки ресурси поседува и е одговорен за досиејата на вработените.
Препорачани датотеки со персонал
Еве ги типовите на препорачани лични досиеја и што треба да знаете за работа со нив.
Податотека на персоналот на вработените
Ова е главниот досие за персонал кој работодавачот го одржува за секој вработен. Личната датотека ја чува историјата на вработеноста на секој вработен. Ова е она што треба да знаете за датотеката на персоналот на вработените.
Медицински фајл
Службеното медицинско досие има сериозни правни ограничувања кои работодавачот мора да ги знае и да ги следи. Еве што треба да знаете за доверливоста и содржината на медицински досие за вработените.
Даночна датотека
Пристапот на вработените до работната плата на работникот е помалку рестриктивен од пристапот до медицинската или персоналната датотека. Датотеката со плати содржи информации за плата, избор на придонеси , промени во стапката на плати, украси и друга правна документација која влијае врз платата на вработениот. Различни сметководствени и вработени со хумани ресурси пристап до информациите во платниот список.
I-9 Форми датотека за вработените
Бидејќи на правата на пристап на различни владини агенции, вие ги следите најдобрите практики со одржување на посебна датотека за обрасци I-9 вработен . Дознајте повеќе за складирање на формуларите I-9.
Преглед на персонални датотеки
Само сакаш брзи и основни детали за датотеките на персоналот на вработените ? Проверете тука за преглед на датотеки на персоналот на вработените.
Политика за пристап на персонални датотеки за вработените
Сакате да им овозможите на секој вработен да знае што е во неговиот или нејзиниот персонал , но треба да го контролирате интегритетот, комплетноста и темелноста на датотеката. Одржувањето на доверливоста на вработените и работодавачите и ограничениот пристап се обезбедени со политика за пристап до датотеки со персоналот.
Што да не се вметнува во датотеката на персоналот на вработените
Барате упатства за содржината што никогаш не треба да се вклучат во датотеката за персоналот на вработените? Еве ги моите најдобри препораки за содржината што сакате да ја одржите или на одделна, неформална локација или воопшто не задржувате. Задржувањето на непотребна и чисто оценета документација може да ви наштети.
Документација
Дали знаете што е документацијата ? Зборот, документацијата, често расте во светот на вработување и човечки ресурси. Но, значењето на документацијата и зошто можеби ќе сакате да документирате конкретни настани за вработување тука е целосно опфатено.
> Одрекување: Ве молиме имајте предвид дека обезбедените информации, иако авторитативни, не се загарантирани за точноста и законитоста. Ве молиме побарајте правна помош или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашата правна интерпретација и одлуки се точни за вашата локација. Оваа информација е само за упатства.