Еве што треба да знаете за содржините на персоналните датотеки
- Работодавецот сака да има точни информации корисна и организирана кога ви треба пристап до информациите од која било причина. Промените во итните контакти, адресите на вработените, следењето на оценките за успешност , дисциплинските писма , препознавањето на вработените и материјалите за апликација за вработување се примери за видот на информациите кои работодавачот ќе сакаат да имаат брз пристап.
- Работодавачот треба да ја чува документацијата за прашања поврзани со персоналот, како што се избор на вработените, перформанси, историја на работа, образложение за компензација и апликации за внатрешна промоција , за да се именуваат само неколку.
Барањето EEOC , тужба или дури и потребата да се оправда недостатокот на покачување или промоција на вработен бара од работодавецот да го собере и задржи овој тип на документација за вработените. - Некои вработени евиденција се бара од страна на федералните или државните влади за работодавците да ги задржи. Организирањето на информациите за вработените во персоналниот документ има смисла за пристап и законска усогласеност и подготвеност.
Видови на датотеки со персонал
Работодавачот обично одржува неколку типови на досиеја на персоналот, за деловна употреба, за доверливост на вработените, за медицинска приватност и за законска усогласеност. Не сум свесен за кој било закон кој вели колку додадени фајлови работодавачот треба да ги чува.
Сепак, постојат многу закони, и постојат најдобри практики за персоналот за доверливост на вработените, кои ја уредуваат содржината на досиејата на персоналот и кој има пристап до тие информации.
Ова се персонални досиеа што повеќето работодавци во САД ги одржуваат. (Законите и практиките во светот можат да се разликуваат.)
- Фајл на персонал : Ова е главната датотека на вработените која ја содржи историјата на работниот однос.
- Даночна датотека : Сакате да одржите посебна датотека за сите прашања во врска со плата во врска со плата и бенефиции.
- Вработен Медицински фајл : Сојузниот Закон за здравствено осигурување за преносливост и одговорност од 1996 година (HIPAA) бара од работодавачите да ги заштитат медицинските досиеја на вработените како доверливи.
- I-9 Формулари за вработените : Треба да одржите посебна датотека за сите вработени (не по вработен) обрасци I-9, бидејќи не сакате државни службеници, кои се овластени да ги проверуваат овие формулари во различни околности, гледајќи низ вашиот главни, доверливи лични досиеја на вработените.
Пристап до вработените до датотеките на персоналот
На вработените им е дозволен пристап до вработените во досиејата под водство и надзор на персоналот за човечки ресурси. Досиејата за персоналот на вработените се сметаат за сопственост на работодавецот кој има одговорност да ги одржува и заштитува.
Пример политика за датотеки на персоналот
Следниве е политика на примерок на персонален документ за употреба во вашата компанија. Ги разгледува различните датотеки кои се препорачуваат и кои треба да имаат пристап до секоја датотека.
Пример политика
Друштвото одржува три датотеки на вработените за секој вработен.
Документите за персонал се одржуваат за секој вработен (името на компанијата). Овие досиеја за персонал содржат доверливи документи и се управуваат и одржуваат од страна на персоналот за човечки ресурси.
Пристапот до оваа датотека е ограничен на персоналот за човечки ресурси и претпоставува дека менаџерот на секој вработен ја задржува својата или нејзината сопствена датотека со документи релевантни за работата на работникот.
Вообичаените документи во кадровската датотека вклучуваат апликација за вработување, образец за контакт за семејство, документирана дисциплинска акција, резиме, прирачник за вработените и работодавачот на работното место, ги потпишуваат листите, тековните лични податоци и упатствата за работа.
Не сите досиеја на персоналот ги содржат истите документи, но секоја датотека на персоналот има некои документи кои се исти.
Исто така, се чуваат датотеки за плати ; Датотеките за плати содржат историја на работните места на вработениот, одделенија, промени во надоместоците и сл. Пристапот до датотеката со плати е ограничен на соодветните сметководствени и кадровски екипи.
Исто така се одржува медицинска досие за вработените . Содржината на медицинската датотека не е достапна за никого, освен за вработените кои се назначени за човечки ресурси и за вработениот чија евиденција е зачувана во досието. Во името на вашата компанија), медицинските датотеки добиваат највисок степен на безбедно складирање и доверливост.
Вработениот може да ја видат неговата или нејзината персонална датотека контактирајќи со персоналот на персоналот во текот на нормалното работно време. Ниту еден вработен не смее да го смени или отстрани документот од неговиот или нејзиниот персонал, кој мора да се гледа во присуство на лице со хумани ресурси.
Исто така познат како датотеки на вработените, евиденција на вработените, досиеја за човечки ресурси, документација
Одрекување од одговорност - Ве молиме запомнете:
Сузан Хитфилд ги вложува сите напори да понуди точни, заеднички чувствителни, етички совети за управување со човечки ресурси, работодавачи и работници, како на оваа веб-страница, така и поврзани со оваа веб-страница, но таа не е адвокат и содржина на страницата, додека авторитативна, не е загарантирана за точноста и законитоста, и не треба да се толкува како правен совет.
Веб-страницата има светска публика и закони за вработување и прописи за вработување се разликуваат од држава до држава и од земја до земја, така што сајтот не може да биде дефинитивен за сите нив за вашето работно место. Кога се сомневате, секогаш барајте правен советник или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашето правно толкување и одлуки се точни. Информациите на оваа страница се само за упатства, идеи и помош.