Што треба (и не треба) да ставите во датотека на персоналот на вработените
Во други, пристапот е ограничен на персоналот за човечки ресурси и вработените можат да побараат пристап до нивните записи. Адвокатите исто така можат да ја повикаат содржината на кадровската евиденција за тужби и жалби за Комисијата за еднакви можности за вработување (ЕЕОК) .
Поранешниот вработен, исто така, може да побара копија од неговата или нејзината персонална евиденција.
Со сите овие потенцијални намени и потенцијални гледачи на вашата лична евиденција, работодавачот мора да се грижи за одржување на непристрасна, фактичка документација за историјата на вработување на вработените во вашата лична евиденција. Следствено, применувајте ги овие општи упатства за документацијата што ја задржувате во персоналната евиденција на вашата организација.
Општи упатства за содржината на досиејата на вработените
- Информациите во кадровските евиденции мора да бидат фактички. Мислења на персоналот на супервизор или персонал за човечки ресурси; случаен белешки; озборувања; неосновани гласини; прашања, извештаи или заклучоци од други вработени кои се неистражени; наводите не се спроведуваат, истражуваат и заклучуваат; и сите други не-фактички информации, коментари или белешки треба да бидат исклучени од персонален досие на вработениот.
Еден од најлошите примери на офанзивен коментар што менаџерот на хумани ресурси го нашол поднесено во личен рекорд, вклучувал белешки за интервјуто на менаџерот за вработување. Еден изјавил: "Можеби е премногу дебел за да се качувате по скалите колку што е потребно". Замислете го вработениот, адвокатот, па дури и идните вработени и надзорниците кои ги читаат коментарите како што се овие.
Во друга компанија, менаџерот открил неосновани белешки дека менаџерите и другите ги ставале во досиејата на вработениот, како што е "Марија е лута затоа што не се подигнела. Таа ја смирила работата намерно за да се справи дури и со нејзиниот менаџер". Погледнете го проблемот?
- Евиденцијата на персоналот мора внимателно да се додели на нивните соодветни локации за датотеки. Определи протокол за кадровските евиденции на вашата компанија врз основа на државни и федерални закони , закони за вработување, како што е Законот за преносливост и одговорност за здравствено осигурување од 1996 година (HIPAA) и најдобрите практики на работодавачот.
Потоа држете се со протоколот. Вие не сакате да ги најдете изговорите на случаен лекар втиснати во досието на персоналот кога ќе припаѓаат во медицинска досие. Ниту, пак, дали сакате образложението и оправданоста за промоција на вработениот во датотеката за плати.
Вие исто така не сакате записите за одлука за вработување кои вклучуваат проверка на позадина или белешки од дискусии со поранешни работодавци во досието на персоналот.
- Супервизорите, менаџерите и другите вработени кои ја поставуваат документацијата во евиденција на персонал мора да бидат обучени за соодветно да ја напишат документацијата. Изјавувајќи во опомена на вработениот дека вработениот е целосен прекин на работата, нема да победи вашиот персонал за евиденција на било какви награди, но познато е дека необучени супервизори пишуваат слични изјави.
Уште подобро, ограничете го пристапот до датотеките до вашиот персонал од персоналот за човечки ресурси кој е одговорен за евиденцијата и знае што треба и не треба да се става во персонален документ. - Балансирајте ги информациите што ги ставате во евиденцијата на персоналот за да ги вклучите и позитивните и негативните аспекти на работната историја на вработување. Премногу често, кадровските евиденции ја нагласуваат секоја негативна појава и ги пропуштаат позитивните компоненти.
- Препознајте ја разликата помеѓу личните забелешки на претпоставениот за неговиот или нејзиниот персонал за известување и официјалната евиденција на персоналот на компанијата. Белешките на супервизорот кои се користат за подобрување на перформансите , за следење на проектите и завршувањето на целите, како и за правилно утврдување на планови за развој и за изведба , на пример, спаѓаат во приватна датотека на супервизорот, а не во службената евиденција на компанијата.
Признава, исто така, потребата да се обучуваат супервизори за тоа како да се прават белешки и да се задржи документацијата во нивното управување. Истите критериуми за факти, а не за мислења и конкретни примери, а не за слушање, се однесуваат на приватни белешки.
Приватните белешки на надзорникот можат да бидат поднесени во случај на тужба, па затоа се препорачува внимание дури и за приватни белешки. Не се препорачува праксата на супервизорите да чуваат копии од записите што постојат во официјалниот досие на вработените во нивното управување.
- Вработувањето на документацијата и белешките за интервјуто претставуваат малку загриженост. Најдобро е да одржувате посебна датотека за секоја позиција што ја пополнувате која ја вклучува целата документација поврзана со пополнување на таа позиција од објавувањето на работата до референтните проверки. Продолжувањата на поднесоците на апликантите, прилозите и апликациите припаѓаат во оваа датотека, со исклучок на тоа што треба да ја преместите апликацијата на вработениот вработен во досието на персоналот на вработените.
Оваа датотека има официјални листи за проверка и форми кои се стремат кон непристрасна застапеност на квалификациите на потенцијалните вработени и ја поддржуваат вашата одлука да ангажирате најквалификуван кандидат. Ставовите и забелешките на менаџерот за вработување кои беа земени за време на процесот на вработување не спаѓаат во оваа датотека. Човечките ресурси можат да ги соберат овие белешки за да ја задржат комплетната документација за одлуката за вработување, но тие не спаѓаат во кадровските евиденции.
- Фактичката документација за одлуките за вработување, како што се промоција , трансфер на странична можност и зголемување на платата, спаѓаат во евиденцијата за персоналот. Ставовите на супервизорот или ЧР за вработениот не. Официјалната дисциплинска акциска документација, како што е писмено предупредување, исто така, спаѓа во личниот досие на вработениот.
Посебни примери на документација која не треба да биде во кадровски евиденции
Следните информации не треба да се ставаат во евиденција на персоналот. Документацијата може да бара одделна датотека, може да се класифицира како надзор или управување со белешки, или воопшто не треба да се чува од страна на работодавачот.
- Секоја медицинска информација припаѓа во медицинската датотека .
- Информациите за платен список спаѓаат во датотеката за плата .
- Документите во кои спаѓаат броеви за социјално осигурување на вработените или информации за заштитените класификации на вработените како што се возраста, расата, полот, националното потекло, инвалидитетот, брачниот статус, религиозните убедувања итн. Никогаш не треба да се чуваат во досиејата на персоналот.
- Надзорната документација за целите на раководење со работа на вработениот, поставување цели, обезбедување на повратни информации итн. Треба да се поднесе во приватна, надзорна или во сопственост на папката.
- Материјалот за истраги, вклучувајќи ја жалбата на вработениот, интервјуто на сведоците, интервјуто на вработените, наодите, препораките на адвокатот и резолуцијата, плус следење за да се обезбеди некаква одмазда , треба да престојуваат во истражна датотека која е одделена од персоналните записи.
- Датотеките на вработените I-9 во I-9 датотека или локација , подалеку од евиденција на персоналот на вработените.
- Поставете проверки за позадина, вклучувајќи криминална историја, кредитни извештаи и слично, како и резултатите од тестовите за дрога во посебна датотека што не можат да им пристапат на супервизорите, менаџерите и вработените. SHRM препорачува или оваа посебна датотека или препорачува дека овие информации може да се поднесат и во медицинската датотека на вработениот.
- Евиденцијата за еднакви можности на вработените, како што се формите за самоидентификација и извештаите на владата, не треба да се чуваат во досието за персонал, ниту пак каде што надзорникот има пристап.
Ако ги следите овие упатства, вашата организација ефикасно чува фактичка, поддржана историја на вработување и кадровска евиденција на соодветни локации.
Одрекување: Ве молиме имајте предвид дека обезбедените информации, иако авторитативни, не се загарантирани за точноста и законитоста. Веб-страницата ја чита светската публика и законите за вработување и прописите варираат од држава до држава и од земја до земја. Ве молиме побарајте правна помош или помош од државни, федерални или меѓународни владини ресурси, за да бидете сигурни дека вашата правна интерпретација и одлуки се точни за вашата локација. Овие информации се за водство, идеи и помош.